۶ مهارت کارشناس مرکز تماس برای ارائه خدمات عالی

کارشناسان مرکز تماس به عنوان خط مقدم ارتباط با سازمان شما، نقش پررنگ و مهمی در ارتباط با برندتان را دارند و مهارت‌های قوی و متناسب با نیازهای مشتریان از آن‌ها انتظار می‌رود. تاثیر کارشناسان مراکز تماس به حدی زیاد است که عملکرد آنها تعیین کننده وفاداری یا ترک شرکت توسط مشتریان است. از این رو در این مقاله، به بررسی ۵ مهارت کارشناس مرکز تماس می پردازیم که مهم ترین این مهارت ها عبارتند از:

1. مهارت های ارتباطی
2. مهارت حل مسئله
3. مهارت آشنایی به چند زبان
4. مهارت مدیریت زمان
5. مهارت کار تیمی

که  در ادامه به شرح مفصل هر یک خواهیم پرداخت.

مهارت های کارشناس مرکز تماس

مدیران مرکز تماس باید کارشناسانی را استخدام کنند که دارای مهارت های ویژه ای باشند. زیرا در صورت عدم برخورداری از این مهارت ها ممکن است مشتری ناراضی و عصبانی شود. پیسش تر در مقاله ای درباره وظایف کارشناس مرکز تماس صحبت کردیم. در این مقاله به معرفی مهارت های کارشناسان می‌پردازیم.

مهارت شنیدن دقیق

این مهارت به کارشناسان مرکز تماس کمک می‌کند تا مسائل و مشکلات مشتریان را سریع‌تر و با دقت بیشتری حل کنند. همچنین، موجب می‌شود که اپراتورها بتوانند با تحلیل صحیح اطلاعات دریافتی از مشتری، راه‌حل‌های مناسب و مؤثری ارائه دهند. به این ترتیب، مهارت شنیدن دقیق نقش مهمی در ارائه خدمات با کیفیت و بهبود عملکرد مرکز تماس شما ایفا می‌کند.

 مهارت ارتباطی قوی

کارشناسان مرکز تماس باید دارای مهارت‌های ارتباطی بسیار قوی باشند. آن‌ها باید بتوانند به درستی گوش دهند، سؤالات مشتریان را درک کنند و به طور فعال با آن‌ها ارتباط برقرار کنند. همچنین، دانش بالا و توانایی ارائه اطلاعات به زبان ساده و قابل فهم برای مشتریان نیز از جنبه‌های مهم این مهارت است.

 مهارت حل مسئله

کارشناسان مرکز تماس باید توانایی حل مسئله را داشته باشند. آن‌ها باید قادر باشند با تحلیل دقیق و سریع مسائل و سؤالات مشتریان را برطرف کنند و راه حل مناسب را ارائه دهند. همچنین، در مواقع دشوار و خشنودی، باید به شکل حرفه‌ای و آرام با مشتریان برخورد کنند.

 مهارت چندزبانگی

در صورتی که شرکت شما فعالیت بین‌المللی داشته باشد، مهارت چندزبانگی برای کارشناسان مرکز تماس بسیار حائز اهمیت است. آن‌ها باید توانایی ارتباط با مشتریان در زبان‌های مختلف را داشته باشند و بتوانند به صورت فعال و مؤثر در این زبان‌ها ارتباط برقرار کنند.

 مهارت مدیریت زمان

مهارت مدیریت زمان برای کارشناسان مرکز تماس بسیار ضروری است. آن‌ها باید توانایی برنامه‌ریزی مناسب را داشته باشند و بتوانند در زمان کمتر، کار بیشتری را انجام دهند. همچنین، توانایی اولویت‌بندی و اداره وظایف مختلف در زمان محدود نیز از جنبه‌های مهم این مهارت است.

 مهارت همکاری در تیم

کارشناسان مرکز تماس باید توانایی همکاری و هماهنگی با تیم را داشته باشند. آن‌ها باید قادر باشند با دیگر اعضای تیم در تعامل باشند و به صورت هماهنگ و همکارانه با آن‌ها همکاری کنند. همچنین، به اشتراک گذاری اطلاعات و تجربیات با تیم دورکار نیز به بهبود عملکرد کلی مرکز تماس کمک می‌کند. برای اطلاع از این موضوع می توانید مقاله راهکارهای مدیریت تیم در دورکاری را مطالعه کنید.

چالش های پیش روی کارکنان مرکز تماس

کارکنان مرکز تماس در کار خود با چالش های متعددی روبرو هستند. در اینجا برخی از چالش های رایجی که ممکن است با آن مواجه شوند آورده شده است:

حجم تماس بالا

مراکز تماس اغلب با حجم تماس زیادی مواجه می شوند که می تواند برای کارمندان خسته کننده باشد. پاسخ به تعداد زیادی تماس در طول روز می تواند منجر به افزایش استرس و خستگی شود. در چنین شرایطی بسیار مهم است که کارشناسان مرکز تماس قادر باشند با حفظ آرامش، در برابر حجم بالای تماس‌ها و فشار کاری کیفیت عملکرد خود را بالاتر ببرند.

برخورد با مشتریان عصبانی یا ناراضی

کارمندان مرکز تماس اغلب با مشتریانی که ناراضی، عصبانی یا ناراحت هستند تعامل دارند. مقابله با این احساسات و حل و فصل شکایات مشتریان می تواند از نظر احساسی چالش برانگیز باشد و به مهارت های خدمات مشتری قوی نیاز دارد.

ماهیت تکراری کار

کار مرکز تماس می تواند بسیار تکراری باشد، به طوری که کارکنان به طور مکرر تماس ها و سوالات مشابهی را دارند. این یکنواختی می تواند به مرور زمان منجر به خستگی و کاهش رضایت شغلی  کارشناسان شود.

محدودیت‌های زمانی و اهداف:

کارکنان مرکز تماس اغلب تحت فشار هستند تا تماس‌ها را در محدوده‌های زمانی مشخص انجام دهند یا به اهداف عملکردی خاصی دست یابند. این عمل در صورتی که فقط به بازه زمانی توجه شود، می تواند در کارمندان استرس ایجاد کند و بر کیفیت تعامل با مشتری تأثیر بگذارد.

نوبت کاری و ساعات نامنظم:

بسیاری از مراکز تماس۲۴ ساعته فعالیت می کنند و کارمندان خود را ملزم به کار در عصرها، آخر هفته ها و تعطیلات می کنند. این می تواند تعادل کار و زندگی آنها را مختل کند و منجر به چالش هایی در زندگی شخصی شود.

فقدان فرصت های پیشرفت شغلی:

مشاغل مرکز تماس اغلب به عنوان موقعیت های ابتدایی با فرصت های محدود برای رشد شغلی دیده می شوند. این می تواند منجر به کمبود انگیزه و افزایش نرخ تغییر شغلی در بین کارکنان شود. پرداختن به این چالش ها مستلزم آموزش جامع به کارمندان مرکز تماس، سیستم های پشتیبانی موثر و محیط کاری مثبتی است که به رفاه کارکنان اهمیت می دهد.

لزوم یادگیری مهارت‌های کارشناس مرکز تماس

با توجه به مطالبی که بیان شد، واضح است که کارشناسان مرکز تماس باید مهارت‌های تلفنی قوی داشته باشند تا بتوانند به درستی به مشتریان گوش دهند، سوالات آن‌ها را درک کنند و پاسخ‌های موثری ارائه دهند. این مهارت‌ها به کارشناسان کمک می‌کنند تا با مشتریان به صورت فعال و مؤثر ارتباط برقرار کنند و اطلاعات را به زبان ساده و قابل فهم بیان نمایند.

الوویپ، ارائه دهنده راهکار مرکز تماس

مهارت‌های کلیدی کارشناسان مرکز تماس شامل مهارت ارتباطی قوی، حل مسئله، چندزبانگی، مدیریت زمان و همکاری در تیم است. نقش کارشناسان در بهبود تجربه مشتری در مرکز تماس  بسیار حیاتی است. تسلط به این مهارت‌ها، به کارشناسان مرکز تماس کمک می‌کند تا خدمات عالی و با کیفیتی را به مشتریان ارائه دهند و نقش مهمی در رضایت و وفاداری مشتریان به شرکت خود داشته باشند.

کارشناسان مرکز تماس الوویپ با گذراندن آموزش های لازم، خدمات حرفه ای و صحیح برای رفع نیاز کاربران  را ارائه می‌دهند. همچنین آنها می توانند در سیستم تلفنی اداری الوویپ با ضبط مکالمات، گروه‌بندی تماس‌ها و نظرسنجی اپراتور نیاز مشتریان را شناسایی کرده و مدت زمان حل مشکل آنها را تا حد زیادی کاهش دهند.