سیستم تلفنی ویپ چگونه باعث افزایش رضایت مشتریان شما می‌شود؟

سیستم تلفنی ویپ چه نقشی در فرآیند مشتری مداری ایفا می‌کند؟ یکی از راه‌های موفقیت کسب و کار‌ها ارتباط مناسب و اصولی است. با توجه به پیشرفت‌هایی که در فضای که در جامعه به وجود آمده است، بیشتر صاحبان کسب و کار‌ها بهترین راه ارتباط با مشتریان را راه‌های غیرحضوری می‌دانند. بنابراین اگر به دنبال افزایش فروش یا ارائه خدمات بیشتر هستید، هرگز نباید این راهکار را از دست بدهید. این جا دقیقا جایی است که یک سیستم تلفنی ویپ می‌تواند نقش مهمی در این مسیر داشته باشد.

اما سیستم تلفنی ویپ VoIP چگونه می‌تواند در این زمینه به کسب و کار شما کمک کند؟ از آنجایی که ویپ یک سیستم تلفنی پیشرفته است و برای نصب آن نیازی به تجهیزات خاصی وجود ندارد، به راحتی می‌توانید از این سیستم با مشتریان زیادی در تماس باشید. نکته قابل توجه این است که بدون توجه به جایی که قرار دارید و با هزینه بسیار کم می‌توانید مکالمات خود را با مشتریان برقرار کنید. شرایطی را برای شما فراهم می‌کند تا به طور فعال بتوانید با مشتریان در طول شبانه روز تعامل داشته باشید و آن‌ها را نسبت به خدمات و محصولات خود علاقمند و راضی نگه دارید. در عین حال برای پرداخت قبض تلفن صرفه‌جویی خواهید کرد. در ادامه مزیت‌های این سیستم تلفنی را بیشتر توضیح خواهیم داد.

معرفی سیستم تلفنی ویپ

VoIP مخفف عبارت Voice over IP یا Voice over internet protocol است. به طور گسترده‌تر، ممکن است «تلفن ابری» را شنیده باشید، که نام دیگر این سیستم تلفنی است. استفاده از این شکل از فناوری صوتی به مشاغل اجازه می‌دهد تا با تبدیل سیگنال‌های صوتی آنالوگ به داده‌هایی که می‌توانند به صورت دیجیتال از طریق اینترنت منتقل شوند، بدون تلفن ثابت، تماس‌های تلفنی با مشتریان خود برقرار کنند. به طور خلاصه می‌توان گفت، تا زمانی که تیم پاسخگویی به اینترنت دسترسی داشته باشد، می‌تواند با هر دستگاهی تماس تلفنی برقرار و خدمات خود را به مشتریان ارائه دهد. صرفه‌جویی در هزینه، سرعت عمل بالا از مهم‌ترین ویژگی‌های این سیستم است. با خداحافظی تلفن‌های قدیمی، سرمایه‌گذاری خود را در بخش سیستم ویپ اجرایی کنید.

مزیت استفاده از سیستم ویپ برای رضایت مشتریان

تجربه مشتری می‌تواند به افزایش یا کاهش فروش شما مرتبط باشد. تجربه بد مشتری یا زمان انتظار طولانی مدت باعث می‌شود که مشتریان به همکاران شما مراجعه کنند. با پاسخ به موقع به تماس‌ها، پاسخگویی مؤثر به سؤالات مشتریان، آن‌ها را برای همیشه حفظ کنید. با اتصال سیستم ویپ، این فناوری صوتی به CRM، پاسخ‌دهندگان می‌توانند تعاملات بهتر و شخصی‌تری را با مشتری داشته باشند. سیستم تلفنی ویپ VoIP از طرق مختلف توانسته است افزایش رضایت مشتریان را در پی داشته باشد.

• دسترسی حداکثری

ممکن است برای سفر کاری از شهر یا کشور خود خارج شوید یا برای شرکت در یک جلسه یا همایش دفتر کار خود را ترک کنید. تجهیزات ویپ در اینجا به کمک شما آمده و این امکان را به شما می‌دهند تا مشتریان به راحتی به شما دسترسی پیدا کنند. به این معنا که بدون توجه به اینکه به کجا می‌روید، شماره تلفن خود را نیز با خود همراه می‌برید. می‌توانید سیستم تلفن ویپ VoIP را به گونه‌ای تنظیم کنید که تماس ورودی به شماره تلفن همراه، تلفن ثابت یا حتی پست صوتی شما منتقل شود. از این طریق در دسترس بودن شما برای مشتریان می‌تواند در افزایش رضایتمندی آن‌ها مؤثر باشد.

در واقع مشتریان می‌توانند بدون اینکه بدانند شما در کجای جهان هستید، به شما دسترسی پیدا کنند. به راحتی اگر شما بیرون از محل کار خود و در هر کجا که باشید، تماس‌ها به دستگاه تلفن همراه شما هدایت می‌شوند. موفقیت و برنده شدن در بسیاری از کسب و کار‌ها به دسترس بودن شما بستگی دارد و می‌تواند شما را نسبت به رقبا متمایز کند. در واقع یک برد آسان را از طریق تجهیزات ویپ به دست می‌آورید. اکثر خریداران تمایل دارند با اولین تماس خدمات خود را دریافت کنند، اما اگر با عدم پاسخ مواجه شوند بلافاصله به همکاران شما مراجعه می‌کنند.

• ارتباط مستقیم با کارمند

اگر کسب و کار شما در یک ساختمان بزرگ با کارمندان بسیار است، تجهیزات ویپ می‌تواند کار را برای شما آسان‌تر کند. از طریق تجهیزات ویپ هر کارمند می‌تواند با شماره داخلی خود به طور مستقیم با مشتری در ارتباط باشد. در واقع این این فرآیند کمک می‌کند تا کارمند رابطه خود را با مشتری حفظ کرده و برای حفظ این رابطه تلاش کند. مزیت این کار این است که مشتریان از گفتن داستان خود از یک فرد به فرد دیگر ر‌هایی پیدا می‌کنند و به طور مستقیم با فردی که می‌تواند کار آن‌ها را انجام دهد، صحبت می‌کنند. مزیت دیگر این است که تفاوتی نمی‌کند کارمند در محل کارش حضور دارد یا خارج از محل کار است. شماره تلفن می‌تواند به شماره تلفن همراه کارمند منتقل شود. نکته‌ای که وجود دارد این است که شماره تلفنی که بر روی تلفن مشتری نمایش داده می‌شود، شماره محل کار کارمند خواهد بود. در واقع حتی با تغییر مکان کسب و کار و مستقر شدن در جای دیگر، شماره‌ها تغییر پیدا نمی‌کنند و مشتریان قدیمی نیز می‌توانند به راحتی از طریق همان شماره‌های قدیمی ارتباط خود را برقرار کنند.

• ذخیره‌سازی تماس

ممکن است با یکی از مشتریان تماس مهم داشته باشید که جزئیات تماس برای شما اهمیت زیادی دارد. نیازی نیست در حین گفتگو نکات مهم را یادداشت کنید، از مهمترین ویژگی‌های سیستم تلفنی ویپ VoIP این است که پس از اتمام مکالمه می‌توانید از مکالمه ضبط شده استفاده کنید. این موضوع می‌تواند به تجزیه و تحلیل هر تماسی کمک بزرگی کند.

• کاهش زمان انتظار

سیستم تلفن ویپ VoIP می‌تواند این امکان را در اختیار شما قرار دهد تا ظرفیت تماس را از طریق پرتابل افزایش دهید. با افزایش تعداد خطوط تلفن، زمان انتظار کاهش پیدا می‌کند، اما اگر میزان مشتریان شما بیش از اندازه است، برای انتظار می‌توانید از پیام‌های ضبط شده یا پیشنهادات ویژه به صورت پیام‌های صوتی استفاده کنید. اگر به صورت ۲۴ ساعته فعالیت نمی‌کنید، می‌توانید اطلاعاتی همچون آدرس و ساعات فعالیت خود را به صورت پیامک ضبط شده بر روی سیستم قرار دهید. کاهش زمان انتظار، از میزان مشتریانی که منصرف می‌شوند، جلوگیری می‌کند.

• شخصی‌سازی

یکی از مزایای سیستم تلفن ویپ VoIP زمانی که با CRM و نرم‌افزار خدمات ادغام می‌شود، جمع‌آوری سوابق مشتری است. این اجازه را به شما می‌دهد تا کل مکالمات را ضبط و در سوابق مشتری ثبت کنید. در واقع مهمترین ویژگی در جدیدترین سیستم‌های تلفنی ویپ امکان شخصی‌سازی است. از طریق نرم‌افزار اطلاعات جامع و کاملی از مشتری خواهید داشت و با داشتن یک نمایه کامل و قوی از مشتری می‌توانید اطلاعات او را در خصوص بازاریابی، فروش یا خدمات مشتری به روز کنید، تا زمانی که مشتری با شماره تلفن شما تماس می‌گیرد تا برای اپراتور تمام اطلاعات مربوط به مشتری از جمله تاریخچه خرید، آدرس و سایر اطلاعات که به صورت یکپارچه تنظیم شده‌اند، نمایش داده شود. کارمند می‌تواند اطلاعات مهم مشتری را در یک نگاه روی یک صفحه مشاهده و زمان معطل کردن مشتری را کاهش دهد.

• تبدیل صدا به ایمیل

نمی‌توان هرگز پست‌های صوتی را به طور کامل حذف کرد. برخلاف سیستم‌های تلفن‌های قدیمی که یک کارمند باید پیام‌های صوتی را دریافت و آن‌ها را بررسی می‌کرد، سیستم تلفنی ویپ شرایطی را فراهم می‌کند که این پیام‌ها از طریق ایمیل برای شما ارسال شوند. در نتیجه، مدت پاسخگویی شما به مشتری بسیار کوتاه خواهد شد.

• ارتباط مستقیم مشتری با پاسخگو

در دنیای پر سرعت این روز‌ها، مردم نیز ترجیح می‌دهند به اطلاعات و خدمات مورد نیاز خود در زمان کوتاهی دسترسی پیدا کنند. آن‌ها دوست ندارند برای دریافت اطلاعات از شخصی به شخص دیگر منتقل شوند و یا دقایق زیادی را برای ارتباط با پاسخگو به یک موسیقی خسته‌کننده گوش دهند.

در اینجا تجهیزات ویپ که بسیاری از ویژگی‌های پیشرفته ارتباطات را ارائه می‌دهد، رضایت مشتریان را به طور صد در صدی فراهم می‌کند. در این تجهیزات از طریق مدیریت صف مشتریان شما بدون تأخیر با شخص پاسخگوی هدف ارتباط برقرار کرده و اطلاعات مورد نیاز خود را به دست می‌آورند.

• پیگیری تبلیغات

همانطور که گفته شد می‌توان شماره تلفن‌های مختلفی را برای تجهیزات ویپ در نظر بگیرید. این کار نه تنها به شما کمک می‌کند تا دامنه فعالیت خود را گسترش دهید و در مناطق مختلف به کسب و کار خود ادامه دهید، بلکه می‌تواند برای گسترش تبلیغات برند شما نیز مفید باشد. تنها با یک بررسی ساده تماس‌های ورودی، پی خواهید برد که از کدام مناطق بیشترین و کمترین تماس‌ها انجام شده است. این موضوع کمک می‌کند تا تبلیغات خود را در مناطقی که تماس‌ها کمتر بوده است، افزایش دهید.

• تجزیه و تحلیل مشتریان

یکی از مواردی که کمک می‌کند کسب و کار شما دلایل شکست خود را بهتر متوجه شود، تجزیه و تحلیل تماس‌ها هستند. از این طریق می‌توانید خلا‌هایی که در کسب و کار شما وجود دارند را به راحتی پیدا کنید. از طریق بخش‌هایی که وجود دارند، به تیم‌های پاسخگو اجازه داده می‌شود تا به راحتی میانگین اتصال زمان و مدت زمان بررسی شود. حتی می‌توان برای اهداف تضمین کیفیت، صدا‌ها ضبط و شنیده شوند. ضبط صدا فرصت خطای انسانی ناشی از یادداشت‌برداری را کاهش می‌دهد. سیستم تلفنی زمانی که با نرم‌افزار CRM یکپارچه می‌شود، به خوبی مشخص می‌شود که مشتریان شما چه کسانی هستند و در مورد چه موضوعاتی تماس می‌گیرند.

• فعالیت کارآمدتر و مؤثرتر

ارائه خدمات بهتر به معنای خدمات سریع است. با یکپارچه‌سازی VoIP با CRM، یک مسیر خدماتی مؤثر ایجاد می‌شود. فرآیند‌های داخلی را سرعت می‌بخشد، خطا‌ها کمتر می‌شوند، جستجوی اطلاعات در زمان کوتاه صورت می‌گیرد، انتقال تماس انجام می‌شود، بهترین استراتژی‌ها برای رسیدگی به مسائل انتخاب می‌شوند. این ادغام کمک می‌کند تا وظایف ساده‌تر و پاسخگویی‌ها سریع‌تر انجام شود.

• کیفیت صدای بالا

یک سیستم تلفنی مبتنی بر ابر همچون ویپ، این امکان را به شرکت‌های کوچک می‌دهد تا یک ارتباط شفاف با مشتریان در سراسر جهان برقرار کنند. کیفیت تماس برای مشتریان اهمیت بسیاری دارد، مهم نیست خدمات شما از کجا ارائه می‌شود، برخورداری از صدای عالی، با کیفیت و واضح برای جلب رضایت مشتریان الزامی است.

• هیچ تماسی بی‌پاسخ نمی‌ماند

اگر قصد دارید تمام تلفن‌های دریافتی را پاسخ دهید، سیستم تلفن ویپ VoIP می‌تواند شما را در این امر کمک کند. گاهی ممکن است نماینده یا فرد اپراتور حضور ندارد، می‌توان این سیستم را به گونه‌ای تنظیم کرد تا پاسخ مشتری توسط فرد دیگری داده شود. هرگز نباید مشتری بیشتر از ۲۰ تا ۳۰ ثانیه منتظر بماند، با ارسال تماس‌ها به سایر کارمندان، مشتری می‌تواند به سرعت خدمات پشتیبانی دریافت کند.

سخن پایانی

اینک زمان آن فرا رسیده است تا با خرید این نوع سیستم‌ها سرمایه‌گذاری لازم را انجام دهید و از رقبای خود پیشی بگیرید. با تهیه سیستم تلفن ویپ و بهره‌برداری مناسب از آن می‌توانید بر مشکلات غلبه کرده و کسب و کار خود را رونق دهید. در مقایسه با زیرساخت‌های تلفن ثابت، یک سیستم تلفن ویپ مزایای زیادی را برای کسب و کار‌های کوچک و بزرگ ارائه می‌دهد تا بدون صرف هزینه‌های گزاف، بهره وری را افزایش دهند. اگر خدمات مشتری، بازاریابی یا پشتیبانی را از راه دور ارائه می‌دهید، باید برای بهبود ارتباطات و ارائه خدمات به مشتری، به سمت خدمات VoIP بروید.