۵ مرحله آسان برای بهینه سازی VoIP

در یک مرکز تماس، بهینه­ سازی VoIP اولین کاری است که باید پس از ارتقا سیستم تلفن سیمی خود به سیستم اینترنتی VoIP انجام دهید. بهینه­ سازی خط تلفن ویپ، یک راه عالی برای صرفه­ جویی در هزینه‌­ها و دیجیتالی کردن کسب و کارتان خواهد بود. درست است که VoIP به طور کلی کیفیت تماس بهتری به شما ارائه می­‌دهد، اما از طرفی اگر شبکه VoIP خود را با موفقیت بهینه ­سازی نکنید، ممکن است منجر به بروز اختلال یا قطع شدن تماس شود. چه در حال مهاجرت به سیستم به VoIP باشید و چه از قبل سیستم ویپ را در سازمان خود داشته باشید، با مطالعه این مقاله، هر آنچه درباره روش­‌های بهینه کردن تلفن اینترنتی VoIP و نحوه دستیابی به کیفیت عالی تماس‌­ها نیاز دارید را خواهید آموخت.

چرا بهینه سازی شبکه VoIP مهم است؟

اگر تاکنون با عواقب کیفیت تماس ضعیف در سازمان خود مواجه شده باشید، به‌خوبی می­‌دانید که چرا بهینه سازی سرویس VoIP برای شما مهم است. حتی اگر در حال حاضر، نمی‌دانید که کیفیت تماس‌تان در چه حد است یا هنوز شبکه خود را بهینه نکرده‌اید؛ باز هم آگاهی از مزایای بهینه سازی VoIP برایتان خالی از لطف نیست.

یک شبکه VoIP بهینه­ سازی شده، ناکارآمدی‌­های موجود در مرکز تماس شما را از بین می­‌برد. همه مکالمات ورودی و خروجی کیفیت تماس واضحی خواهند داشت. کارشناسان مرکز تماس زمان کمتری را برای وظایف تکراری و زمان بیشتری را برای خدمت به مشتریان صرف می­‌کنند؛ در نهایت زمان انتظار تماس گیرندگان کاهش یافته و رضایت مشتریان شما به طرز چشمگیری افزایش می‌­یابد.

ارتباطات صوتی با مخاطبان کسب و کار شما نباید برایتان مشکل­ ساز باشد. در صورت بهینه سازی سیستم تلفنی VoIP، بخشی از مهمترین نگرانی­‌های شما در این رابطه، رفع می­‌شود.

سرمایه گذاری مورد نیاز برای بهینه سازی شبکه VoIP

زمان و هزینه مرتبط با بهینه سازی شبکه VoIP بر اساس موقعیت و شرایط مختص به هر کسب و کاری متفاوت است. در بعضی موارد،  اجرای یک تست سریع از عملکرد VoIP یا یک تنظیم جزئی ممکن است کافی باشد. اما موقعیت‌­های دیگر کمی پیچیده‌­تر هستند. در بدترین حالت ناچار هستید ارائه دهنده اینترنت یا VoIP خود را تغییر دهید یا به خرید VoIP دیگری روی بیاورید که بتواند نیازهای شما را تأمین کند.

هزینه‌­ای که کیفیت ضعیف تماس VoIP به کسب و کار شما تحمیل می­‌کند، بسیار بیشتر از سرمایه گذاری مورد نیاز شما برای بهینه سازی شبکه ویپ است.

حال تصور کنید که اگر میانگین زمان تماس در سراسر شرکت به نصف کاهش یابد، چه میزان سرمایه می­‌توانید پس انداز کنید.

در عصری که برقراری ارتباط موثر اولویت اصلی خدمات مشتری هر سازمانی است، شما نمی­‌توانید با یک شبکه VoIP عمومی و بدون بهینه­‌سازی کار خود را پیش ببرید.

برای داشتن یک دید کلی از روند بهینه سازی خط تلفن ویپ، بهتر است مراحل زیر را دنبال کنید:

1. شبکه موجود خود را تجزیه و تحلیل کنید
2. ارائه دهنده خدمات VoIP خود را ارزیابی کنید
3. ترافیک خود را ارزیابی کنید
4. یک VLAN را در نظر بگیرید
5. سخت افزارهای جدید را جایگزین موارد قدیمی کنید

مراحل بهینه سازی شبکه VoIP

برای بهینه سازی شبکه VoIP می‌توانید گام‌های زیر را دنبال کنید تا بدون هیچ‌گونه مشکلی بتوانید این فراین را طی کنید.

شبکه موجود خود را تجزیه و تحلیل کنید

قبل از انجام هر کاری، باید مشخص کنید که آیا چیزی نیاز به بهینه شدن دارد؟ اگر جواب شما مثبت است بصورت دقیق آن را تعیین کنید. اگر ندانید که چه چیزی خراب است، نمی‌­توانید آن را تعمیر کنید. چه از قبل سیستم ویپ داشته باشید، چه قصد نصب و راه اندازی ویپ را داشته باشید، باید ابتدا مشکل را ریشه یابی کنید.

یکی از اولین کارهایی که باید انجام دهید تست کیفیت VoIP است. این تست به شما کمک می­‌کند تا مشخص کنید آیا اتصال اینترنت موجود، می تواند الزامات توصیه شده ارائه دهنده خدمات تلفن VoIP را پشتیبانی کند یا خیر.

هنگامی که تست کیفیت را انجام دادید، می‌­توانید از نتایج بدست آمده برای مشخص کردن مشکلات احتمالی موجود استفاده کنید. موارد کلیدی که باید در این مرحله تجزیه و تحلیل کنید، به شرح زیر است:

تأخیر

 معیاری است که وقفه­‌های موجود در انتقال پیام بین تماس گیرنده و کارشناس مرکز تماس را اندازه‌­گیری می­‌کند. یعنی مدت زمانی است که طول می­‌کشد تا صدای گوینده به گوش شنونده برسد. عدد بالا در این معیار (هر چیزی بالاتر از ۱۵۰ میلی‌ثانیه) به معنی تاخیر در تماس است و حتی می‌تواند اینطور به نظر برسد که افراد بصورت همزمان صحبت می‌کنند.

لرزش صدا

لرزش صدا ارتباط مستقیمی با کیفیت تماس دارد. این مورد می­‌تواند باعث قطع صدا، صداهای نامفهوم، تاخیر و ایستایی در تماس شود. در برخی موارد، ممکن است باعث شود که تماس به طور کلی قطع شود. بهتر است لرزش خط تلفن شما در محدوده ۱۵-۲۵ میلی ثانیه باشد – هر قدر کمتر باشد، بهتر است!

Packet Loss

تماس های VoIP بصورت بسته­‌های فشرده منتقل می­‌شوند. برای داشتن تماس‌ باکیفیت، این بسته‌ها باید به‌موقع و به ترتیب به مقصد برسند. هنگامی که یک شبکه نزدیک به حداکثر ظرفیت خود کار می‌­کند، مجبور می‌­شود بخشی از پهنای باند را خالی کند که در نهایت منجر به از دست رفتن بعضی بسته­‌ها می­شود. از دست دادن بسته معمولاً منجر به متزلزل شدن صدا و گاهی نا مفهوم شدن آن در تماس­های تلفنی می‌­شود.

اکنون که تست­‌های مورد نیاز را در مورد شبکه خود انجام دادید، فرصت لازم برای رفع مشکلات را خواهید داشت.

ارائه دهنده خدمات VoIP خود را ارزیابی کنید

همه سیستم‌های تلفن VoIP به طور مشابه طراحی نشده­‌اند، و کیفیت یکسانی ندارند. مانند سایر محصولات موجود در بازار امروز، برخی از ارائه دهندگان ویپ، بی شک بهتر از رقبای خود هستند.

اگر هنوز به طور کامل به سیستم تلفن VoIP منتقل نشده‌­اید، این مرحله برای شما بسیار مهم است. فرض کنید در اولین مرحله از این راهنما، تست کیفیت VoIP خود را با امتیاز قابل قبولی گذرانده‌اید. در این حالت، اگر همچنان با ضعف در کیفیت تماس خود مواجه هستید.، ممکن است مشکل از ارائه دهنده خدمات باشد، نه شبکه اینترنت یا سخت افزار شما.

یک ارائه دهنده مطمئن در زمینه نرم افزار ویپ، در اغلب موارد مجموعه ارتباطی کاملی را به کسب و کارها ارائه می‌دهد؛ مواردی همچون صدا، ویدیو، چت و همکاری تیمی را در یک بسته واحد جمع‌آوری می‌کند. در نهایت یک راه حل ایده آل برای مراکز تماس و تیم‌­های دورکار عرضه می­‌کند. زمانی که از ارائه دهنده خدمات VoIP خود مطمئن باشید، با خیال راحت می­‌توانید به بهینه­ سازی شبکه خود بپردازید و نگرانی از  کیفیت تماس پس از بهینه سازی را کنار بگذارید.

ترافیک خود را ارزیابی کنید

عواملی مانند حجم تماس، نوع تماس و تعداد تماس‌های همزمان قطعاً در کیفیت تماس شبکه VoIP شما نقش دارند. برای مثال، اگر کاربر شما تنها یک تماس صوتی در یک شبکه ویپ برقرار می­‌کند، ترافیک شما تفاوت بسیاری دارد با این­که ۱۰ یا ۲۰ کاربر به طور همزمان از سرویس VoIP شما برای کنفرانس ویدیویی استفاده کنند. مورد دوم به طور قطع، فشار بیشتری بر پهنای باند شبکه شما وارد خواهد کرد. بنابراین باید تست­‌های کیفیت و سرعت خود را بررسی کنید و به سرعت آپلود و دانلودتان توجه داشته باشید.

پس از پایان ارزیابی ترافیک شبکه، با فرض اینکه پهنای باند شما برای ترافیک مورد نیازتان کافی نباشد، می‌­توانید موارد زیر را در دستور کار خود قرار دهید:

• پهنای باند خود را افزایش دهید
• استفاده از پهنای باند را کاهش دهید
• RAM دستگاه‌­های خود را افزایش دهید

یک VLAN را در نظر بگیرید

برای سازمان‌هایی که ترافیک شبکه زیادی دارند، یک VLAN (شبکه محلی مجازی) می­‌تواند راه‌حل مناسبی باشد. به غیر از تماس‌های تلفنی VoIP، موارد دیگری نیز در کسب و کار شما به کار می‌­رود که ترافیک شبکه شما را به خود اختصاص می‌­دهند. از صفحات وب گرفته تا پایگاه‌های داده، CRM و سایر نرم‌افزارهای تجاری از جمله این موارد هستند.

شاید ارسال یک ایمیل نیم ثانیه بیشتر طول بکشد. یا تأخیر در باز شدن یک تب CRM تأثیر بالایی در روند کاری شما نداشته باشد . اما در مورد صدای VoIP، این تاخیرهای جزئی می تواند مشکلات جدی برای کیفیت تماس شما ایجاد کند.

VLAN به ایجاد یک شبکه مجازی در داخل شبکه موجود شما کمک می­‌کند. بنابراین می توانید تمام ترافیک شبکه VoIP خود را به فضای اختصاصی خود هدایت کنید. با این اقدام، زمانی که شخص دیگری در دفتر کار شما، اقدام به پشتیبان‌گیری از پایگاه داده یا دانلود یک فایل حجیم کند، تماس‎‌­های ویپ قطع نمی‌شود.

سخت افزارهای جدید را جایگزین قدیمی کنید

اگر از سخت افزارهای قدیمی برای نرم افزار VoIP خود استفاده می­‌کنید، ممکن است منجر به پایین آمدن کیفیت تماس‌­های شما شود.

با تجزیه و تحلیل روتر خود شروع کنید. بسیاری از سازمان­‌ها زمانی که خدمات مرکز تماس خود را به فناوری VoIP منتقل می­‌کنند؛ همچنان از روترهای سابق خود استفاده می­‌کند. البته این مورد همیشه مشکل­ ساز نیست؛ مگر اینکه روتر شما برای تماس­‌های VoIP بهینه پیکربندی نشده باشد. بهتر است بجز روتر، مشکلات مربوط به سیم کشی، هدست، گوشی، میکروفون، دوربین و غیره را نیز ارزیابی کنید.

در بعضی موارد، ارائه دهنده VoIP شما ممکن است سخت افزارهای مورد نیازتان را نیز تأمین کند. معمولاً به نفع شماست که به جای تکیه بر محصولی که از یک تأمین کننده غیر مرتبط تهیه می­‌کنید؛ سخت افزار را نیز مستقیماً از ارائه دهنده ویپ خود دریافت کنید.

بهینه سازی VoIP، کلید ارتباطات اینترنتی موفق

برای دستیابی به ارتباطات اینترنتی موفق، بهتر است همواره بهینه ­سازی VoIP را درکنار نظارت بر عملکرد شبکه، سرعت و کیفیت تماس‌­های خود در نظر داشته باشید. همچنین با هر تغییری که در سازمان خود می­‌دهید؛ مثل اضافه یا کم کردن تعداد کارمندان، افزایش حجم تماس‌ها یا جلسات ویدئو کنفرانس مکرر، نیازهای شبکه شما تغییر می­‌کند؛ و باید موارد بهینه­ سازی شبکه ویپ را مجددا بررسی کنید.

مفیدترین نوع خدمات تلفن VoIP به شکلی است که بتواند با رشد شرکت شما تطبیق پیدا کند. الوویپ با ارائه بهترین تلفن VoIP تجاری و ابزارهای لازم برای گزارش­گیری و سایر اطلاعات مفید، در تمام مراحل این راه، در کنار شماست.

سوالات متداول:

• منظور از بهینه ­سازی شبکه ویپ چیست؟

بهینه سازی خط تلفن ویپ، فرآیندی است که پس از ارتقا به فناوری ویپ، برای افزایش کیفیت و امنیت شبکه خود، همچنین کاهش هزینه­‌ها، به صورت دوره­‌ای انجام می­‌شود.

• چرا بهینه­ سازی شبکه VoIP مهم است؟

برای افزایش بهره‌­وری سازمان و رضایت مشتری، و جلوگیری از مشکلات ضعف پاسخگویی به مشتریان، بهتر است قبل از هر اقدامی چک لیست سنجش بهره‌­وری سیستم ویپ را در نظر بگیریم.

• چه مواردی را در بهینه سازی تلفن ویپ مد نظر قرار می­‌دهیم؟

پهنای باند اینترنت و ترافیک سازمان، سخت­ افزارهای مورد استفاده، وجود شبکه VLAN همچنین دریافت خدمات ویپ از ارائه دهنده معتبر، از موارد مهمی هستند که باید مورد توجه قرار گیرند.

• در صورت سهل انگاری در بهینه­ سازی با چه مشکلاتی مواجه می­‌شویم؟

سهل انگاری در بهینه سازی باعث می‌شود تا لرزش صدا، تماس‌های از دست رفته و قطعی مکالمات افزایش یابد.

• هزینه بهینه سازی تلفن ویپ چقدر است؟

این هزینه نسبت به اندازه، امکانات و نیاز هر سازمان متغییر است؛ اما مبلغ آن همواره از زیان مالی ناشی از بهینه نبودن شبکه ویپ شما کمتر خواهد بود.