در گذشته، دورکاری اغلب برای شغل های مربوط به خدمات مشتری بود که با حداقل دستمزد در نظر گرفته می شد. اما با گذشت زمان و تکامل روندها، کار از راه دور به یک شغل تمام وقت تبدیل شده است. به لطف پیشرفت تکنولوژی و وجود ابزارهای کاربردی دردورکاری، افراد قادرند کارهای خود را را از هر گوشه‌ای از جهان انجام دهند. افراد در سراسر جهان به طور فعال این پیشرفت‌های فناوری را پذیرفته و خود را با آن سازگار می‌کنند. کسب و کارها نیز سعی می‌کنند با درک اهمیت دورکاری، استعدادهای سراسر جهان را کشف کنند و با حذف موانع فیزیکی، آنها را استخدام کنند.
چگونه تیم دورکار را مدیریت کنیم؟
باتوجه به افزایش فرهنگ دورکاری، مدیریت تیم های دورکار تبدیل به نیاز اساسی در سازمان ها شده است. به عنوان یک مدیر پروژه شما وظیفه دارید که مسیر موفقیت تیم خود را تعیین کنید. مدیریت دورکاری یا کارمندانی با کار ترکیبی ، حفظ انسجام، حفظ روحیه بالا، افزایش هماهنگی و … می تواند کار دشواری باشد. به همین دلیل مدیران صرف نظر از اینکه اینکه کارمندانشان از کجا کار می‌کنند، نیاز به راه‌های نوآورانه برای پیوند تیم‌ها دارند.
دلایل افزایش دورکاری
روند کار از راه دور در سال های اخیر به دلیل پیشرفت تکنولوژی، تغییر فرهنگ کار و تمایل به افزایش انعطاف پذیری و تعادل بین کار و زندگی، شتاب قابل توجهی یافته است. در اینجا دلایل اصلی افزایش روند دورکاری آورده شده است:
- تنظیم برنامه کاری
- راحتی بیشتر در خانه
- فرصت سفر بیشتر
- استرس کمتر
- مدیریت زمان بهتر برای زندگی شخصی
- رضایت بخشی بالاتر
مزایای زیادی برای کار از راه دور وجود دارد، اما لازم است بهترین روش ها را برای مدیریت تیم از راه دور بررسی کنید. در ادامه نگاهی به ابزارهای مفید و کاربردی در دورکاری میندازیم.
ابزار مدیریت پروژه
نرم افزار Trello
یکی از مهم ترین و کاربردی ترین ابزار مدیریت پروژه Trello است. در یک نگاه، Trello به شما می‌گوید چه کارهایی در لیست انجام است، چه کسی روی چه چیزی کار می‌کند و وضعیت انجام هر کار به چه صورت است. از ویژگی های دیگر ترلو می‌توان به تعیین ددلاین، افزودن چک لیست، گزارش عملکرد و دادن امتیاز اشاره کرد.
Basecamp
Basecamp یک انتخاب محبوب در بین مدیران، تیم ها و فریلنسرها به دلیل عملکرد ساده، طراحی تمیز و قابلیت استفاده آسان است. این یک راه حل نرم افزاری مدیریت پروژه و همکاری تیمی است که به شما کمک می کند پروژه ها را مدیریت کنید و به روشی معنادار با مشتریان ارتباط برقرار کنید. این نرم افزار طیف وسیعی از ویژگی‌ها را برای به اشتراک گذاشتن ایده‌ها، سازماندهی مکالمات، و تعیین و تغییر وظایف در یک صفحه در طول پروژه ارائه می‌دهد.
Airtable
Airtable نسخه ای دیگر و گسترده تر از spreadsheet است که بخشی از آن پایگاه داده است. درواقع، Airtable بهترین ویژگی های صفحه گسترده اکسل یا Google Sheets را در یک رابط کاربری ساده و زیبا ارائه می دهد. این برنامه به شما امکان می دهد نماهای سفارشی مختلف، مانند نمای تقویم، حالت گرید، حالت کانبان وگالری ایجاد کنید تا بتوانید با نیازهای تیم خود سازگار شوید.
ابزار مکالمه و چت
Slack
اسلک یک پیام رسان و فضای چت روم برای شرکت هاست. فضای دیجیتالی اسلک (Slack) که به ارتباط بین هم تیمی ها کمک می کند، به آنها اجازه می دهد ایده ها را به اشتراک بگذارند و نظرات خود را در همان لحظه به اشتراک بگذارند تا همه چیز به سرعت حرکت کند.
Chatwork
Chatwork یک برنامه چت گروهی است که برای کمک به تیم های دورکار در برقراری ارتباط، همکاری و افزایش بهره وری طراحی شده است. چت ورک راهی ساده، سریع و کاربردی برای ارتباط افراد و تیم ها در هر اندازه است. از جمله قابلیت های آن این است که می‌توانید فایل ها را در فرمت های مختلف مانند اکسل، word و فایل تصویر آپلود کنید. بعلاوه می‌توانید یک کنفرانس ویدیویی با اعضای اتاق گفتگو برگزار کنید. نکته جالبی که در این برنامه وجود دارد، این است که می‌توانید پیام های خوانده نشده را طوری را تنظیم کنید که اگر تا مدت مشخصی خوانده نشدند، برای شما ایمیل ارسال کند.
ابزار تماس صوتی
نرم افزار VoIP
VoIPیک راه حل خوب و مقرون به صرفه برای نیازهای تلفنی و تماس صوتی سازمانی است. با استفاده از اینترنت برای انتقال سیگنال های صوتی، VoIP نیاز به خطوط تلفن سنتی را از بین می برد و به کسب و کارها این امکان را می دهد تا زیرساخت های ارتباطی خود را ساده کنند. با VoIP، شرکت‌ها می‌توانند از طیف گسترده‌ای از ویژگی‌ها و قابلیت‌ها، از جمله مسیریابی تماس، تماس کنفرانسی، پست صوتی و غیره برخوردار شوند. علاوه بر این، سیستم های VoIP با اجازه دادن به کارمندان برای برقراری و دریافت تماس از هر نقطه با اتصال به اینترنت، دورکاری را برای کارمندان تسهیل می‌کند.
واتس اپ در درجه اول به عنوان یک برنامه پیام رسان برای استفاده شخصی شناخته می شود، اما ویژگی هایی دارد که آن را برای ارتباطات تجاری و سازمانی مناسب می کند. اگرچه واتس اپ به صراحت خود را به عنوان یک تلفن سازمانی و ابزار تماس صوتی معرفی نمی‌کند، اما امن و محبوب بودن آن باعث شده که کارمندان از قابلیت تماس صوتی آن نیز بهره مند شوند.
ابزار تماس تصویری
Google Meet
یکی از ویژگی‌های کلیدی Google Meet، امکان میزبانی جلسات آنلاین با حداکثر 100 شرکت‌کننده است. این موضوع آن را به گزینه ای عالی برای مشاغل دورکاری تبدیل می کند که نیاز به برگزاری کنفرانس های ویدئویی بزرگ دارند. همچنین Meet طیف گسترده‌ای از ویژگی‌هایی را دارد که می‌توانید از آنها برای پربارتر کردن جلسات خود استفاده کنید. این ویژگی ها شامل:
- امکان به اشتراک گذاری صفحه نمایش خود با سایر شرکت کنندگان
- ضبط و ذخیر جلسات
- بی‌صدا یا باصدا کردن شرکت‌کنندگان
- چت با سایر شرکت کنندگان در طول جلسه
Skype
اسکایپ یک ابزار تماس تصویری محبوب و پرکاربرد است که برای کار از راه دور بسیار مناسب است. مجموعه ای از ویژگی ها، آن را به یک ابزار ارتباطی مؤثر برای جلسات مجازی، همکاری و تعاملات تیمی از راه دور تبدیل می کند. اسکایپ همچنین امکان ارسال پیام فوری و به اشتراک گذاری فایل را فراهم می کند و ارتباط و همکاری در زمان واقعی را بین اعضای تیم امکان پذیر می کند.
Zoom
Zoom یک پلتفرم ویدئو کنفرانس محبوب است که به شما امکان می دهد جلسات، وبینارها و تماس تصویری را با هر کسی در سراسر جهان ایجاد کنید. این نرم افزار هم برای کسب و کارها و هم برای افرادی که می خواهند به صورت آنلاین در ارتباط باشند موثر است. استفاده از زوم آسان است و ویژگی‌های مختلفی مانند اشتراک فایل، امکان اشتراک‌گذاری صفحه‌نمایش، شماره‌گیری تلفن، ضبط ابری، قابلیت تخته سفید و موارد دیگر را ارائه می‌دهد.
سخن آخر
این روزها، با وجود تکنولوژی پیشرفته، کار از خانه به اندازه گذشته دشوار نیست. برای کارمندان و مدیران ، ابزارها و بستر مناسبی وجود دارد که شما را قادر می‌سازد در کوتاه ترین زمان ممکن با همکاران خود ارتباط برقرار کنید. در مقاله موجود ما برخی از مهم ترین ابزارهای کاربردی در دورکاری به اشتراک گذاشته ایم. مرکز تماس الوویپ برای حل مشکل سازمان‌هایی که با چالش دورکاری مواجه هستند، راهکارها و امکانات مناسبی ارائه داده است.
