راه اندازی ویپ: آنچه که باید درباره نصب ویپ و راه اندازی VoIP بدانید!

یکی از اساسی‌ترین موضوعات در سازمان‌هایی که مجهز به فناوری VoIP هستند، مربوط به هزینه راه اندازی و نصب ویپ است. طبیعتا با را‌ه‌ اندازی سیستمی که مرکز تماس را به بهترین نحو ممکن مدیریت کند، می‌توانید گام مهمی در راستای افزایش رضایت مشتریان خود بردارید. مطالعه اصولی یک راهنمای راه‌­اندازی VoIP، بسیاری از سوالات و ابهامات شما در مورد نحوه انتقال به این فناوری و پیش‌­نیازهای آن برطرف می­‌سازد؛ بنابراین می‌­توانید با اطمینان بیشتر و برنامه­‌ریزی دقیق‌­تری در این مسیر گام بردارید. 

در این مقاله می‌خواهیم به این موضوع بپردازیم که چگونه می‌توان یک مرکز تماس را مدیریت کرد. چنانچه علاقه مندید همه آنچه را که برای نصب و راه اندازی VoIP نیاز است را بررسی کنید، تا پایان این مقاله همراه ما باشید.  

سیستم تلفن ویپ چیست و چگونه کار می‌کند؟

VoIP مخفف Voice over Internet Protocol است. این سیستم تماس های تلفنی از طریق اینترنت را برقرار میکند، نه از طریق یک خط ثابت معمولی یا یک شبکه تلفن همراه. یک سیستم VoIP با گرفتن سیگنال های صوتی آنالوگ شما، تبدیل آنها به سیگنال های دیجیتال و سپس ارسال آنها به عنوان داده از طریق خط پهنای باند شما کار می کند.

راه­‌اندازی VoIP در بستر اینترنت، شما را از محدودیت­‌های تلفن سنتی رها می­‌کند؛ به این ترتیب می­توانید هزینه­‌های سنگین سخت­‌افزاری یا نیاز به سیم کشی جدید را حذف کنید و تنها با داشتن یک خط اینترنت پرسرعت، از کیفیت بالای مکالمه و سایر ویژگی­‌های برتر این فناوری مدرن بهره­‌مند شوید.

این یک راه حل بسیار مفید برای برقراری تماس است و بسیار ارزان تر از استفاده از خطوط تلفن معمولی است؛ زیرا شما مجبور نیستید هزینه تماس های تلفنی خود را بر اساس مسافت، کشوری که با آن تماس می گیرید، یا مدت زمانی که برای چت صرف می کنید، پرداخت کنید. در صورتی که تمایل دارید، اطلاعات بیشتری از تعریف و کارکرد VoIP کسب کنید، پیشنهاد می‌کنیم مقاله ویپ (VoIP) چیست و چگونه کار می‌کند را مطالعه کنید.

دلیل راه اندازی مرکز تماس VoIP

امروزه، مراکز تماس عمدتا به خدمات تلفن مبتنی بر شبکه (اینترنت) متکی هستند. این مسئله نه تنها خدمات ارائه شده در مرکز تماس (کال سنتر) را با سرعت بیشتری پیش می‌برد، بلکه کارشناسان را قادر می‌سازد تا با توان بیشتری کارهای لازم را انجام دهند. بدین ترتیب هم در راستای بهبود رضایت مشتریان خود گام خواهید برداشت و هم کار را برای کارشناسان مجموعه خود راحت‌تر خواهید کرد. این موضوع به این شکل انجام می‌شود که مشتری راحت‌تر با شما ارتباط برقرار خواهد کرد و این میان کارشناسان مرکز تماس به دلایل مختلف توان پشتیبانی و ارائه خدمات بیشتری خواهند داشت.  

در حالت کلی، راه‌­اندازی سرور VoIP منجر به افزایش سرعت و بهره­‌وری مرکز تماس شما می­‌شود؛ که رضایت مشتریان شما را در پی دارد. از طرفی یکپارچگی خدمات آن سهولت کار کارکنان را افزایش داده و از فرسودگی آن­ها جلوگیری می­‌کند.

اهمیت VoIP در مراکز تماس

در گذشته، مدیریت یک مرکز تماس تا حدودی برای سازمان‌ها هزینه‌بر بود. موارد مختلف فنی و سخت افزاری گرفته تا نرم افزاری و موقعیت مکانی، همه و همه برای شرکت هزینه‌ساز بود. اما از زمانی که مسئله راه اندازی تلفن ویپ مطرح شده است، مراکز تماس از همه لحاظ دچار تحولات مثبتی شده‌اند. یکی از این موارد همین مسئله هزینه‌هاست. به ویژه زمانی که از سرویس میزبانی شده این فناوری استفاده می‌­کنید، و نیازی به نصب سرور VoIP در سازمان خود ندارید؛ هزینه‌­های حفظ و نگه­داری سرورها را نیز نخواهید داشت و در حالت کلی شاهد افزایش بهره‌­وری و کاهش هزینه­‌های مرکز تماس خود خواهید بود.

با نصب و راه اندازی سیستم VoIP می‌توانید استراتژی‌ها، طرح‌ها و سیستم‌های متفاوتی را متناسب با نیازهای سازمان خود طراحی کنید. به همین دلیل است که می‌توان گفت راه اندازی ویپ دریچه متفاوتی از مدیریت مرکز تماس را به سوی شما خواهد گشود. 

چرا کسب و کارها نیاز به راه اندازی ویپ دارند؟

امروزه، راه­اندازی تلفن VoIP ، به یک ضرورت برای کسب و کارها تبدیل شده است. امکاناتی که ویپ  در اختیار سازمان­‌ها قرار می­دهد، به آن­ها کمک می­‌کند تا در بازار رقابتی به رشد و توسعه خود ادامه دهند.

تکنولوژی‌هایی که در تجهیز مرکز تماس نقش دارند، با سرعت قابل توجهی در حال رشد هستند. این موضوع نشان‌دهنده این است که توجه به مرکز تماس روزبه‌روز بیش‌تر از قبل می‌شود. هر کسب و کاری اعم از کوچک، متوسط ​​یا بزرگ، برای ارائه خدمات به مشتریان و جلب رضایت آن‌ها نیاز به یک مرکز تماس دارد. بنابراین مدیریت مرکز تماس در شرکت شما بسیار نقش مهمی خواهد داشت. این موضوع تنها با راه اندازی یک سیستم پیشرفته برای مرکز تماس محقق خواهد شد. اگر مشتریان فعلی از خدمات شما راضی هستند، خدمات پشتیبانی شما می‌تواند این مشتریان را به بهترین تبلیغ‌کنندگان شما تبدیل سازد. در ضمن ارائه خدمات مناسب یک مشتری بالقوه را به یک مشتری بالفعل تبدیل می‌کند.

همه این مسائل از طریق مدیریت مرکز تماس و راه اندازی VoIP امکان‌پذیر است. البته که با توجه به شرایط امروز و نیاز جامعه به ارتباطات غیرحضوری بهتر است بگوییم، راه اندازی مرکز تماس بسیار ضروری خواهد بود. کارشناسان و نمایندگان شما می‌توانند حتی بدون محدودیت مکانی مستقیماً از طریق رایانه یا تلفن خود اهداف شرکت شما محقق سازند. به طور کلی با راه اندازی ویپ که بهترین وسیله برای مدیریت مرکز تماس است، این اطمینان خواهید داشت که تماس‌های ورودی و خروجی به بهترین شکل ممکن به مجموعه شما کمک خواهد کرد. 

انواع روش ‌های راه اندازی VoIP 

راه ­اندازی این فناوری مبتنی بر اینترنت بسیار ساده ­تر از نمونه­ های سانترال قدیمی است؛ زیرا نیاز به زیرساخت سخت ­افزاری مشخصی ندارد و با توجه به امکانات و تجهیزات موجود در سازمان خود می­‌توانید مناسب­‌ترین نحوه نصب VoIP را انتخاب کنید. اگر تجهیزات تلفن سانترال را دارید می­‌توانید آن­ها را برای استفاده از تکنولوژی ویپ بهینه کنید و در صورتی که زیرساخت سخت‌­افزاری ندارید، می­‌توانید به برروی سیستم­‌های کامپیوتر شرکت یا حتی تبلت و تلفن همراه شخصی خود این نرم‌­افزار را داشته باشید و به راحتی آن را بکار گیرید.

از سوی دیگر در صورت تمایل و داشتن تیم فنی قوی و آشنا به فناوری ­های تلفنی، می­توانید سرور ویپ را در محل شرکت خود نصب کنید. اما در صورتی که ساده ­ترین و به صرفه ­ترین حالت را مد نظر دارید می­‌توانید از سرویس ویپ میزبانی شده استفاده کنید.

تجهیزات لازم برای نصب و راه اندازی تلفن ویپ (VoIP)

در بخش زیر به معرفی چند مورد از تجهیزات ضروری و اختیاری که برای راه اندازی ویپ به آنها نیاز دارید، معرفی می کنیم.

مودم و روتر

روتر و مودم از تجهیزات ضروری سخت افزاری VoIP هستند. مودم همان چیزی است که شما را به ارائه دهنده خدمات اینترنت (ISP) متصل می کند و به شما امکان دسترسی به شبکه جهانی وب را می دهد. یک مودم سیگنال های دیجیتال را در قالب آنالوگ ارسال و دریافت می کند، که سپس می تواند از طریق خط تلفن یا سیگنال رادیویی (در مورد مودم های بی سیم) ارسال کند. از طرف دیگر، روتر به چندین دستگاه اجازه می دهد تا به یک شبکه متصل شوند و بسته های داده را به مکان مناسب در یک شبکه هدایت کنند. این تجهیزات گیرندگان را بر اساس آدرس پروتکل اینترنت آنها شناسایی می کند.

گیت وی

راه ­اندازی شبکه VoIP به زیرساخت سخت­افزاری خاصی نیاز ندارد؛ اما نهایتا باید با استفاده از یک سیستم کامپیوتری یا تلفن ­همراه و تبلت این نرم ­افزار را بکار بگیرید؛ برای اینکه بتوانید از دستگاه­ های تلفن سانترال سنتی خود در این روند استفاده کنید نیاز به گیت وی دارید.

گیت وی دستگاهی است که سیگنال های سیستم تلفن آنالوگ را به بسته های قابل درک VoIP تبدیل می کند. این می تواند ده ها تماس (حتی صدها) را به طور همزمان انجام دهد، بنابراین می توانید زیرساخت سیستم تلفن قدیمی خود را حفظ کنید و در عین حال از مزایای VoIP بهره مند شوید. همچنین گیت وی امکان ارتباط همه کاره بین اینترنت و شبکه عمومی تلفن سوئیچ شده (PSTN) را فراهم می کند. به عبارت دیگر، شما می توانید از رایانه خود برای برقراری تماس از طریق گیتوی VoIP استفاده کنید. مزیت اصلی یک این سیستم، اتصال آن است که فراتر از یک سیستم تلفن معمولی می تواند به سیستم های برون مرزی با هزینه پایین تر متصل شود.

تلفن های رومیزی VoIP

یک تلفن رومیزی VoIP مانند یک تلفن سنتی به نظر می رسد، با این تفاوت که می تواند به کاربرانی که با فناوری VoIP آشنایی ندارند، کمک کند تا با ویژگی هایی مانند صفحه نمایش داخلی برای شناسایی تماس گیرنده و شماره گیری سریع احساس راحتی بیشتری داشته باشند.

یک هدست VoIP، با هدفون و میکروفون، به شما امکان می دهد که از فاصله ۲۵ تا ۱۰۰ متری با اتصال بلوتوث تماس برقرار کنید. با وجود چنین دستگاه‌هایی دیگر دردسرهای یک جا نشستن طولانی، در دست نگه داشتن تلفن، صدا و نویز اضافی را نخواهید داشت.

مراحل نصب و راه اندازی ویپ (VoIP)

نحوه راه­ اندازی تلفن VoIP و سهولت این فرآیند سبب شده که سازمان­ ها بدون نیاز به ایجاد زیرساخت سخت ­افزاری، از این تکنولوژی بهره­ مند شوند. با انتخاب یک ارائه­ دهنده معتبر در این زمینه و اطمینان از داشتن پهنای باند اینترنت کافی می­‌توانید کار خود را شروع کنید.

مدیر یا مسئول مربوطه می‌توانند با توجه به نیازهایی که مجموعه دارد، مرکز تماس خود را به بهترین شکل ممکن تجهیز کند. برای مشاهده عملکرد، ضبط تماس‌ها، رضایت مشتری و نیازهایی از این دست، راه اندازی ویپ می‌تواند گام موثری در راستای مدیریت مرکز تماس باشد. شما می‌توانید با کمک کارشناسان و متخصصان در زمینه نسبت به راه اندازی مرکز تماس در مجموعه خود اقدام کنید. برای این منظور به هفت قدم اساسی راه‌اندازی ویپ توجه کنید:

1. شناسایی نیازهای کسب و کار
2. بررسی اتصال اینترنت
3. شناسایی انواع VoIP
4. تعیین بودجه
5. انتخاب ارائه دهنده VoIP مناسب
6. دریافت شماره تلفن
7. نصب سیستم ویپ جدید

مزایای راه اندازی ویپ

همان‌طور که اشاره شد، راه اندازی مرکز تماس یک گام موثر در مدیریت بهینه و هوشمند مرکز تماس است. مرکز تماسVoIP امکانات مختلفی در اختیار شما قرار می‌دهد که می‌توانید مرکز تماس خود را مدیریت کنید. شما با انتخاب بهترین VoIP برای مجموعه خود باعث تحولات مهمی در ساختار مدیریتی خود می‌شوید. 

راه ­اندازی مرکز تلفن VoIP، خروجی تیم خدمات و سطح رضایت مشتریان شما را چندین پله بالاتر می­برد. مزایایی که این سیستم برای کسب و کار شما به ارمغان می ­آورد بسیار بالاتر از توقعی است که از سیستم سانترال قدیمی خود داشتید. برخی از مهم­ترین این ویژگی­های برتر شامل موارد زیر هستند:

کاهش هزینه‌ها 

راه اندازی ویپ هزینه‌های مربوط به نیروی انسانی عوامل و زیرساخت‌های مرکز تماس را کاهش می‌دهد. همچنین هزینه‌های سربار و اضافی را نیز تا حد قابل قبولی کاهش می‌دهد. به عنوان مثال برای تهیه ماژول‌های مختلف نیاز به صرف هزینه‌های بیشتر نیست. 

با توجه به این­که با راه ­اندازی سرویس VoIP، فرآیندهای کلی سازمان شما از جمله دورکاری کارکنان تسهیل می­شود، افزایش سرعت و دقت انجام کارها، بهره­ وری سازمان را افزایش می­دهد. بنابراین با تعداد نیروی کار و ساعت کاری مشخص، خروجی بیشتر و با کیفیت­ تری بدست می­ آورید. نهایتا علاوه بر صرفه­ جویی کلی، پس از مدت کوتاهی هزینه نصب و راه ­اندازی VoIP  نیز به سازمان شما برمی­‌گردد. در ادامه استفاده از ویپ هزینه‌­های ماهانه سازمان شما را نیز کاهش خواهد داد.

صرفه‌جویی در زمان

ابزار و خدمات ویپ به شما این امکان را می‌دهد که در وقت و منابع خود صرفه‌جویی کنید. این مسئله نه تنها در کاهش هزینه‌های جاری شرکت تاثیرگذار خواهد بود، بلکه در ارائه خدمات به مشتریان هم مفید است. مشتری امروزی نمی‌خواهد وقتش به دلایل مختلف در مسیر ارتباط با شرکت شما تلف شود. بنابراین وجود بستری که این کار را تسهیل سازد، بسیار ضروری است. در این راستا شما با راه اندازی سیستم ویپ در باعث صرفه‌جویی در وقت مشتریان و کارشناسان خود خواهید شد.

بهبود کیفیت تماس

با راه اندازی سیستم VoIP می‌توانید کیفیت تماس‌های خود را افزایش دهید. همان‌طور که می‌دانید مرکز تماس نقش مهمی در مدیریت در جذب مشتریان دارد، در نتیجه این بهبود تماس منجر به بهبود رضایت مشتری نیز می‌شود. بنابراین نقش سیستم تلفنی ویپ در افزایش رضایت مشتریان را جدی بگیرید! البته این موضوع در گرو وجود کارشناسان خبره و آموزش‌دیده نیز هست. 

افزایش توان کارشناسان مرکز تماس

یکی دیگر از مزایای راه اندازی ویپ، ارائه راهکارهای مناسب برای افزایش توان کارشناسان مرکز تماس است. نرم افزار مدیریت مرکز تماس به دلیل برخورداری از ابزارهای تخصصی و مناسب، اختیار و آزادی عمل بالایی را در اختیار کارشناسان قرار می‌دهد. خدمات ویپ و ویژگی‌های منحصر به فرد آن باعث می‌شود پرسنل مرکز تماس بهترین خدمات را به مشتریان جدید و قدیمی ارائه دهند. از جمله مهم‌ترین خدمات ویپ می‌توان به پارکینگ تماس، اتاق کنفرانس مجازی و ضبط هوشمند تماس اشاره کرد.

یکپارچه‌سازی سیستم مدیریت مرکز تماس

راه ­اندازی تلفن داخلی VoIP، به شما کمک می­ کند سیستم تلفن خود را با سایر پلتفرم ­های مورد استفاده در سازمان ادغام کنید؛ این فرآیند بهره ­وری و کیفیت خروجی مرکز تماس شما را به میزان قابل توجهی افزایش خواهد داد.

یکپارچه‌سازی سیستم مدیریت مرکز تماس یکی از راه‌حل‌های مناسب برای ارائه خدمات به مشتریان است. برای آنکه بتوان خدمات بهینه و مناسبی به مشتریان ارائه داد، یکی از بهترین راه‌حل‌ها یکپارچه‌سازی سیستم مرکز تماس با سایر نرم ‌افزارها از جمله سامانه CRM است. با راه اندازی و نصب ویپ و اتصال آن با سایر سیستم‌های مدیریتی، به کارشناسان خود اجازه می‌دهید تا در یک داشبورد به اطلاعات مهم مشتری دسترسی پیدا کنند و پاسخگویی مناسبی داشته باشند.

افزایش رضایت مصرف‌کننده 

کیفیت برقراری ارتباط، کوتاه بودن انتظار و بسیاری مسائل دیگر که با راه اندازی سیستم مدیریتی ایجاد می‌شود، همه باعث افزایش رضایت مصرف‌کننده خواهد شد. به همین دلیل به راحتی می‌توان گفت که با راه اندازی ویپ شما می‌توانید از بابت رضایت مشتری خاطرجمع باشید.

بهترین ارائه دهنده VoIP کدام است؟

نصب و راه اندازی ویپ، اولین گام بعد از خرید آن است. ما در این مقاله درباره ویپ و اینکه چگونه ویپ را راه اندازی کنیم، صحبت کردیم. هدف از این مطلب، ارائه یک دیدگاه کلی برای آشنایی با صفر تا صد راه ­اندازی VoIP است. با آگاهی از این روند، دیگر نگران هزینه­ های کلان انتقال سیستم قدیمی خود به فناوری ویپ نخواهید بود. همچنین با توجه به این­که فرآیند انتقال با سرعت عمل بالایی انجام می­شود، اختلالی در روندهای کاری شما ایجاد نخواهد کرد.

شما صاحب هر کسب و کاری که باشید، می‌توانید با خرید سیستم VoIP ارتباطات خود را تقویت کنید. برای خرید، نصب و راه اندازی ویپ (VoIP) شما باید دنبال بهترین شرکت ارائه هنده ویپ باشید. سامانه الوویپ با سال‌ها سابقه درخشان در زمینه خدمات تلفن اینترنتی، مرکز تلفنی VoIP، ماژول تلفن گویا و … بهترین گزینه برای شرکت ها است.  در صورت استفاده از خدمات الوویپ یا طرح هرگونه انتقاد و پیشنهاد با ما تماس بگیرید و یا سوالات خود را در قسمت کامنت برایمان مطرح کنید! کارشناسان الوویپ در هر ساعتی آماده خدمت رسانی به مشتریان عزیز هستند.

سوالات متداول

منبع:

• https://fitsmallbusiness.com/how-to-set-up-voip-system/