۷ مزیت سیستم تلفن ویپ در دورکاری

امروزه به لطف وجود سیستم ویپ در دورکاری، محیط‌های اداری و تجاری تمایل زیادی به انجام امور به صورت دورکاری دارند. دلایل مختلف اجتماعی و اقتصادی برای این امر وجود دارد. همچنین مسائلی در خصوص رفت‌وآمد پرسنل، هزینه انرژی، اجاره دفتر و غیره، همه باعث شده است که بسیاری از شرکت‌های کوچک و بزرگ به سمت دورکاری حرکت کنند.

مرکز تماس یک سازمان هم از این قاعده مستثنی نیست و شرکت‌ها نیاز دارند تا از پرسنل بخش مرکز تماس خود به صورت دورکار بهره‌مند شوند. در کنار مسئله کار از راه دور و توجه به اهمیت مرکز تماس در یک مجموعه، مدیران نیاز به استفاده حداکثری از توان کارکنان مجموعه خود دارند. پس باید برای مدیریت مرکز تماس به صورت دورکار چاره‌ای اندیشید و چالش‌های آن را برطرف کرد. ما در این مقاله می‌خواهیم همین مسئله را بررسی کنیم که چگونه می‌توان از سیستم ویپ برای انجام کارها از راه دور استفاده کرد. با ما همراه باشید.

اهمیت دورکاری برای سازمان‌ها

طبق یکی از آخرین مقالات و گزارش‌های گروه بین‌المللی محل کار (IWG)، حدود ۷۰ درصد از کارکنان حداقل یک روز در هفته از راه دورکار می‌کنند و نتایج مثبتی هم در این خصوص وجود دارد. این مسئله در کشور ما هم صادق است و بسیاری از شرکت‌ها با شرایط کاری گوناگون به دورکاری روی آورده‌اند. کار از راه دور باعث انعطاف‌پذیری بیشتر مجموعه خواهد شد و کمک می‌کند تا تعادل بهتری بین کار و زندگی افراد ایجاد شود.

بیشتر بخوانید: VoIP چیست؟

البته باید توجه داشت که بستر دورکاری باید به گونه‌ای فراهم شود که باعث افت کیفیت مجموعه نشود. از بخش‌هایی که در صورت کار از راه دور ممکن است کیفیت مجموعه تحت تاثیر قرار گیرد، می‌توان به واحد مرکز تماس اشاره کرد. بنابراین باید به دنبال راهکاری بود که دورکاری باعث افت کیفیت مجموعه نشود.

با در نظر گرفتن تمامی این موارد، بسیاری از سازمان‌های اداری و تجاری سرتاسر دنیا از جمله کشور خودمان برای این مسئله راه‌حلی یافته‌اند. راهکار آن‌ها برای این امر، استفاده از نرم افزار ویپ (VoIP) بوده است. این شرکت‌ها متوجه شده‌اند که سیستم تلفنی ویپ به دلیل برخوردار بودن از ساختارهای مدرن ارتباطی، می‌تواند یک بستر مناسب برای کار از راه دور فراهم آورد. اما آیا سیستم ویپ می‌‌تواند مشکلات ناشی از دورکار بودن پرسنل را برطرف سازد و راهکاری را پیش روی ما قرار دهد؟ در ادامه به طور دقیق‌تر به این سوال پاسخ می‌دهیم.

دورکاری به کمک سیستم ویپ

همان‌طور که می‌دانید، سامانه ویپ نقش موثری در مدیریت یک سازمان و در نتیجه رونق بخشیدن به آن را دارد. از کسب و کارهای کوچک و بزرگ گرفته تا استارت‌آپ‌ها و حتی سازمان‌های و ادارات بزرگ دولتی، همه برای بهبود فرآیند مدیریتی خود نیاز به سامانه‌های مدیریت مرکز تماس دارند. ویپ ویژگی‌های منحصر به فردی در اختیار مجموعه شما قرار می‌دهد که باعث سهولت کارکرد پرسنل می‌شود. در ضمن مدیریت عملکرد آن‌ها را هم برای مدیران امکان‌پذیر می‌سازد. این موضوع خصوصا در زمان تعطیلات و شرایط خاص بیشتر موردتوجه قرار می‌گیرد، چرا که سامانه ویپ امکان مدیریت مجموعه به صورت دورکار را در اختیار شما قرار می‌دهد.

اکنون با توجه به اهمیت این سامانه، برخی چالش‌های دورکاری که توسط سیستم ویپ برطرف می‌شود را بررسی خواهیم کرد. با این کار متوجه خواهیم شد که چرا بسیاری از سازمان‌ها به سمت استفاده از ویپ روی آورده‌اند.

مزایای سیستم تلفن ویپ در دورکاری

معمولا وقتی اسم دورکاری به میان می‌آید، چالش‌های مختلفی برای شرکت‌ها و مدیران آن‌ها مطرح می‌شود. این چالش‌ها هم از جانب مدیران مطرح می‌شود و هم دغدغه پرسنل مجموعه خواهد بود. در این قسمت می‌خواهیم به برخی از مهم‌ترین این چالش‌ها اشاره کنیم و راهکارهای سیستم ویپ برای آن‎ها بررسی خواهیم کرد.

افزایش بهره‌وری با استفاده از سیستم ویپ

نخستین چالشی که شرکت‌ها با تیم‌های دورکار به آن برمی‌خورند، بحث کاهش کارایی افراد است. ممکن است به دلایل دور بودن از محیط کار، پرسنل توانایی لازم برای انجام وظایف خود را نداشته باشند. اما سیستم VoIP برای حل این مشکل راه‌حل مناسبی دارد. امکاناتی که این سیستم در اختیار شما قرار می‌دهد، به پرسنل این توانایی را می‌دهد که بدون هیچ وسیله خاصی تنها با استفاده از رایانه شخصی خود کارها را پیش ببرند.

در ضمن وجود سرویس‌های مختلف VoIP از جمله پارکینگ تماس و یکپارچه‌سازی سیستم ویپ با نرم‌افزار CRM، علاوه بر افزایش توان افراد، مانع اتلاف وقت پرسنل می‌شود. به عنوان مثال زمانی که برای بررسی اطلاعات پرونده مشتری صرف می‌شود، به دلیل یکپارچه‌سازی سیستم VoIP با CRM کاهش می‌یابد.

بنابراین فردی که از راه دورکار می‌کند، دیگر نگران دسترسی به امکانات موجود در شرکت نیست و زمانی برای آن از دست نمی‌دهد. به طور کلی با کمک این سامانه در زمان و وقت تیم‌های دورکار صرفه‌جویی می‌کند و به تبع آن باعث افزایش بهره‌وری تیم‌های دورکار می‌شود.

پیشنهاد می‌شود: راهکارهایی برای مدیریت تیم در دورکاری

برخورداری از امکان مدیریت تماس پیشرفته

امکانات مدیریت تماس پیشرفته ویپ برای دورکاری شامل ویژگی‌های متعددی است که ارتباطات سازمانی را بهبود می‌بخشند. اتاق کنفرانس امکان برگزاری جلسات مجازی با کیفیت بالا را فراهم می‌کند. پارکینگ تماس به کاربران امکان می‌دهد تماس‌ها را به راحتی مدیریت و انتقال دهند. یکپارچه‌سازی با سیستم‌های CRM، دسترسی سریع به اطلاعات مشتریان را میسر می‌سازد. همچنین، توزیع خودکار تماس‌ها (ACD) تماس‌ها را به مناسب‌ترین کارشناس هدایت می‌کند و ضبط تماس امکان بازبینی و تحلیل تماس‌ها را برای بهبود کیفیت خدمات فراهم می­ نماید.

کاهش هزینه‌های سخت افزاری و جانبی تیم دورکار

دورکاری ممکن است هزینه‌هایی برای پرسنل شما داشته باشد که این قضیه منجر به نارضایتی آن‌ها خواهد شد. به عنوان مثال، کارکنان مجموعه برای انجام امور روزمره اداری نیاز به برقراری تماس از طریق تلفن و اینترنت با مشتری دارند و این موضوع برای فرد هزینه‌های شخصی در بر دارد. هرچند شرکت‌ها برای این منظور راه‌حل‌های مختلفی ارائه داده‌اند، اما هر یک از این راهکارها مشکلات و محدودیت‌های خاص خود را دارند.

راهکار الوویپ برای مدیریت هزینه‌ها، کاهش تجهیزات و سخت افزارهای مربوط به کار است. تجهیزات لازم برای تیم دورکار تنها همان لوازم اولیه کار مانند لپ‌تاپ، هدست و اینترنت است و افراد برای انجام امور نیازی به سخت افزار بیشتری ندارند. این موضوع باعث کاهش هزینه‌های شما در بخش زیرساخت‌ها و مسائل سخت افزاری می‌شود.

ارتباط موثر با مشتری

ممکن است در نگاه اول، دورکاری ارتباط کارشناسان شما را با مشتریان تحت تاثیر قرار دهد. صد‌البته که چنین نگرانی برای تیم دورکاری یک نگرانی بجا و کاملا منطقی است. اما راهکاری که سیستم VoIP برای برطرف کردن این مشکل ارائه می‌دهد می‌تواند تا حد قابل قبولی این نگرانی را برطرف کند. ویژگی‌های مختلف سیستم مدیریت مرکز تماس مانند امکان ایجاد اتاق کنفرانس، یکپارچه‌سازی ویپ با CRM، پارکینگ تماس و…، همه باعث می‌شوند که جنس ارتباط شما با مشتری کیفیت بالایی داشته باشد.

به عبارتی سامانه ویپ به گونه‌ای طراحی شده است که همان امکانات برای تیم دورکاری هم وجود داشته باشند و در نتیجه کارشناسان شما، همانند شرایط موجود در محل کار می‌توانند با مشتریان ارتباط برقرار کنند. به عنوان مثال وجود سرویس اتاق کنفرانس شما را قادر می‌سازد تا همانند آنچه که در محل کار رخ می‌دهد، به همراه کارشناس دورکار خود به طور هم‌زمان با مشتری گفت‌و‌گو کنید.

بهبود کیفیت همکاری بین اعضای سازمان

استفاده از سیستم ویپ در شرایط دورکاری به روش های زیر می‌تواند بهبود کیفیت همکاری بین اعضای سازمان را تسهیل نموده و ارتقا دهد:

• ارتباط بصری و صوتی فعال: با کمک قابلیت تماس‌های صوتی و تصویری با کیفیت بالا از طریق سیستم ویپ، اعضای تیم قادرند به راحتی و بدون هیچ محدودیتی با یکدیگر در ارتباط باشند. این ارتباطات راحت­تر از روش‌های مکالمه متنی، امکان بهبود درک متقابل و تبادل ایده‌ها را فراهم می­سازند.
• هماهنگی بهتر در پروژه‌ها: با استفاده از چت گروهی، تماس‌های گروهی و امکان به اشتراک گذاری فایل‌ها و سند‌ها در سیستم ویپ، اعضای تیم می‌توانند، همکاری بهتری داشته باشند.

بهبود انجام ماموریت‌های برون‌سازمانی

چالش دیگری که معمولا برای سازمان‌ها مطرح می‌شود، مدیریت کار از راه دور پرسنل مامور است. افرادی که دائم در حال ماموریت و کار در خارج از سازمان می‌باشند در این دسته قرار می‌گیرند. برای چنین مشکلاتی، هم راه‌حلی از جانب سیستم ویپ ارائه خواهد شد. به همین دلیل این برای کارمندانی که اغلب در ماموریت کاری هستند، یک گزینه بسیار مناسب خواهد بود. هم پرسنل مامور شما راحت‌تر و صحیح‌تر کار را انجام خواهند داد و هم مدیران می‌توانید عملکرد کارشناسان مامور خود را بهتر ارزیابی کنند. به همین دلیل می‌توانید برای پرسنلی که دائما در حال دورکاری یا ماموریت هستند از سامانه ویپ استفاده کنید. مدیران و کارشناسان فروش از جمله افرادی هستند که نیاز به چنین سیستمی خواهند داشت.

مدیریت و نظارت دقیق بر عملکرد شرکت

اساسا یکی از چالش‌ برانگیزترین اهداف مدیریتی مسئول هر شرکتی، نظارت بر عملکرد مرکز تماس است. این مسئله برای مدیران نسبت به تیم دورکاری بیشتر حائز اهمیت است. یک مدیر ممکن است بخواهد عملکرد مجموعه دورکار خود را ارزیابی کند تا متناسب با نتایج آن اهداف شرکت را تعیین کند. در این حالت بهینه‌ترین راهکار استفاده از سیستم ویپ است. علاوه بر آن چنین سیستمی سوابق عملکرد پرسنل را به راحتی در اختیار شما قرار می‌دهد تا بتوانید روند رشد یا افت مجموعه را بررسی کنید. بنابراین سامانه ویپ داده‌های مربوط به تیم دورکاری را ثبت و ضبط می‌کند تا شما بتوانید همانند شرایط حضور فیزیکی افراد در سازمان، بر عملکرد آن‌ها نظارت داشته باشید.

سامانه‌ ویپ، بهترین سیستم‌ دورکاری

با نگاهی به شرایط امروز جامعه، طبیعی است که دورکاری به یک امر غیر قابل اجتناب تبدیل شود. به نوعی می‌توان گفت انجام کارها از راه دور به نوعی نیاز برای ما تبدیل شده است. بنابراین با توجه به اهمیت این موضوع باید به دنبال راه‌حلی برای مدیریت امور مربوط به دورکاری بود که البته به گفته بسیاری از متخصصین یکی از بهترین سیستم‌های دورکاری سامانه‌های ویپ هستند.

سامانه الوویپ برای پاسخگویی به همین نیاز پیاده‌سازی و تهیه شده است. این سامانه با هدف مدیریت مراکز تماس، روند مدیریتی پرسنلی که از راه دورکار مشغول به کار هستند را دچار تغییر و تحول می‌کند. به عبارتی دیگر نرم افزار مرکز تماس الوویپ به دلیل برخوردار بودن از امکانات مدرن، توان مدیریتی شما در تمام بخش‌ها، خصوصا مدیریت تیم دورکاری افزایش می‌دهد. این موضوع باعث می‌شود نه تنها راندمان و کارایی مجموعه کاهش پیدا نکند، بلکه با این کار راحتی و رضایت پرسنل شما هم را تضمین شود.