۷ اشتباه رایج در استفاده از VoIP

اشتباهات رایج در VoIP، شامل مواردی هستند که با اندکی توجه قادر به جلوگیری از رخ دادن آن­ها خواهید بود. آیا شما نیز مانند بسیاری از کسب و کارها به دنبال ارتقای سیستم تلفن مرکز تماس خود هستید تا از مزایای VoIP و ارتباطات یکپارچه استفاده کنید؟ خبر خوب این است که اگر بدانید چگونه از سیستم­‌های تلفن اینترنتی استفاده کنید و باورهای غلط درباره VoIP را کنار بگذارید، ارتباطات در کسب و کار شما به میزان قابل توجهی بهبود خواهد یافت. در این مقاله با ما همراه باشید تا  اطلاعات مورد نیاز برای اجتناب از اشتباهات به کارگیری سیستم ویپ را مرور کنیم.

سیستم تلفنی ویپ و کاربرد آن

حتما تاکنون درباره تعریف تلفن VoIP چیز‌هایی شنیده اید. VoIP یک تلفن مبتنی بر سخت افزار یا نرم افزار است که برای ارسال و دریافت پیام صوتی، با فناوری انتقال صدا از طریق پروتکل اینترنت طراحی شده است. شما می­توانید فناوری VoIP را از طریق تلفن­‌های سنتی یا به صورت نرم افزار تلفن مجازی نصب شده روی رایانه یا دستگاه تلفن همراه خود، به کار گیرید.

علاوه بر تماس‌های صوتی، می‌توانید از نرم افزار ویپ (VoIP) برای خدماتی مانند برقراری تماس‌ ویدیویی یا ویدئو کنفرانس، پیام‌رسانی فوری و اشتراک‌گذاری فایل نیز استفاده کنید. بسیاری از برنامه­‌های VoIP به صورت محصولات مستقل یا همراه با مرورگرهای محبوب وب ارائه می­‌شوند.

اشتباهات رایج در استفاده VoIP کدامند؟

ابتدا بهتر است به این نکته، توجه کنید که با راه اندازی و نصب ویپ، می­توانید تا ۷۵٪ در هزینه­‌های عملیاتی خود صرفه­ جویی کنید. این مقدار، عدد قابل توجهی را برای کسب و کار شما پس ­انداز خواهد کرد. پس با بدست آوردن آگاهی بیشتر از فناوری ویپ و اجتناب از اشتباهات رایج در VoIP، با خیال راحت برای ارتقا مرکز تماس خود به این فناوری اقدام کنید. پس از آشنایی با فناوری VoIP، گام بعدی شما باید مطالعه رایج ترین اشتباهات به کارگیری سیستم ویپ، در مرکز تماس باشد.

انتخاب ارائه دهنده VoIP نادرست

یکی از اشتباهات بزرگی که ممکن است مرتکب شوید، این است که بدون بررسی صحیح، ارائه­ دهنده­‌ای را انتخاب کنید که هیچ تجربه­‌ای در زمینه کاری شما نداشته باشد. برای مثال، اگر در صنعت هتلداری کار می‌­کنید، احتمال دارد که ارائه دهنده VoIP، توانایی تآمین گزینه­‌های مورد نیاز سازمان شما را نداشته باشد. در حالی که، ارائه دهندگانی که قبلا با هتل­‌ها سروکار داشته­‌اند، احتمالاً هر آنچه شما نیاز دارید را قبلا در سیستم خود تدارک دیده­‌اند.

در نظر نگرفتن هزینه­‌های اضافی

اشتباه دیگری که منجر به اشتباه می‌شود، کم توجهی شما به هزینه­‌های اضافی است. این هزینه­‌ها به سیستم تلفن اینترنتی و سنتی و شبکه فعلی شما نیز بستگی دارد؛ اما در بیشتر مواقع، این امکان وجود دارد که از وقوع بیشتر این هزینه­‌ها جلوگیری کنید.

فقط در صورتی که نیاز به ارتقاء کل شبکه خود داشته باشید، ممکن است مجبور شوید مقدار پول بیشتری بپردازید. شما می­توانید قبل از اینکه تصمیم­‌های بزرگی در این زمینه بگیرید؛ از ارائه دهنده خدمات ویپ خود مشاوره­های لازم را دریافت کنید.

انتخاب ارائه دهنده بدون برنامه پشتیبانی

اگر سرپرست کسب و کار خودتان هستید، احتمالاً یکی از بزرگترین کابوس­‌های شما، از کار افتادن سیستم کال سنتر، برای مدت طولانی است. به همین دلیل مهم است که برای مثال، در صورت قطع غیرمنتظره برق یا مشکلات دیگر، ارائه دهنده‌­ای با یک برنامه پشتیبان قوی برای خدمات VoIP  خود انتخاب کرده باشید.

نداشتن تیم مناسب برای مدیریت سرویس ویپ

از این واقعیت غافل نشوید که مهاجرت به تکنولوژی VoIP، چیزی بیش از یک پروژه فناوری اطلاعات یا یک سیستم تلفن است. در واقع، این فناوری عناصری از هر دو این­‌ها را در بر می­‌گیرد. بنابراین، باید مسئولیت سیستم ویپ را به عضوی از تیم بدهیم که هم دانش فنی و هم اختیار تصمیم گیری را داشته باشد. بدترین حالت این سناریو این است که بعضی از سازمان‌ها در دام درک VoIP  به‌صورت یک پروژه صرفاً تلفنی گرفتار می­‌شوند؛ بنابراین برای استقرار و تعمیر و نگهداری آن، هیچ مسئولیتی تعریف نمی‌کنند.

بهتر است، اطمینان حاصل کنید که در ابتدای کار، فرد (یا تیم) مناسب با مجموعه مهارت­‌های مورد نیاز برای مدیریت پروژه تعیین شده است. اگر این مهارت خاص را درون سازمان خود ندارید، می‌توانید به برون سپاری خدمات مرکز تماس خود فکر کنید. شرکت ثالث می‌تواند پروژه شما را از مراحل برنامه ریزی تا اجرا و تعمیر و نگهداری، مدیریت کند.

راه اندازی بدون برنامه ­ریزی

یکی دیگر از اشتباهات رایج VoIP، اجرای سیستم VoIP در سازمان، بدون برنامه استقرار دقیق و سنجیده است. صرف نظر از اینکه کسب و کار شما با ۵ کاربر یا خیلی بزرگ‌تر و دارای حدود ۱۵۰ کاربر است، کار با یک برنامه مناسب و پایبندی به آن کمک می­‌کند تا تأخیر در پاسخ گویی و همچنین هزینه­‌های اضافی غیر منتظره خود را کاهش دهید، زمان خرابی و همه مواردی که تاثیر منفی بر فعالیت­‌های اصلی کسب و کار شما داشته باشند را بهبود بخشید.

انتخاب نوع سرویس اشتباه

شکایات یا دغدغه­‌های رایج در مورد VoIP که اغلب شرکت‌ها را از ارتقا به این سیستم باز می­‌دارد، شامل کیفیت پایین، نرخ قطع تماس بالاتر و زمان‌های قطعی بیش از حد است. یک راه ساده و موثر برای حل این مشکلات اجتناب از ارائه­ دهندگان خدمات پهنای باند کم ارزش است. استفاده از خدمات یک ارائه دهنده معتبر، توام با انتخاب طرحی با پهنای باند متناسب با نیاز مرکز تماس خود، دیگر دغدغه‌­ای در این زمینه نخواهید داشت.

نباید فراموش کنیم که پس از انتقال سیستم مرکز تماس شما به VoIP، همه تماس‌های شما از طریق شبکه و خدمات پهنای باند آن، منتقل خواهد شد؛ یعنی بنابراین سرویس‌هایی که قبلاً برای نیازهای اینترنت روزانه شما کافی بودند، ممکن است دیگر برای سیستم VoIP شما که احتمال دارد ۵۰ تماس ­گیرنده به طور هم­زمان از آن استفاده کنند، کافی نباشند. با ارائه‌دهنده خدمات VoIP خود، در این زمینه مشورت کنید، و مطمئن شوید برنامه‌ای را انتخاب می‌کنید که نیازهای حال حاضر و آینده نزدیک سازمان شما را تأمین خواهد کرد.

اطلاع نداشتن از حجم ترافیک مصرفی

آخرین اشتباهی که می­توانید مرتکب شوید، این است که از میزان ترافیک مورد نیاز کسب و کار خود آگاه نباشید. اهمیت ترافیک شما از این جهت است که این مورد دقیقاً مشخص می­‌کند که چه نوع تجهیزات شبکه­‌ای را باید خریداری کنید.

روال کلی بر این است که نگاهی به تحلیل ترافیک خود از روزهای شلوغ سال­‌های گذشته بیندازید. سپس، شبکه شرکت خود را به نحوی ارتقا دهید که ظرفیت ترافیک بالاتری نسبت به گذشته باشد. در مرحله بعد، با ارائه دهنده خود صحبت کنید تا شما را در تصمیم‌گیری برای خرید VoIP یاری کند.

برخورداری از  اطلاعات دقیق، از ملزومات استفاده از سرویس ویپ

همانطور که قبلاً اشاره شد، تغییر به تکنولوژی VoIP ترکیبی از هر دو فناوری IT و ارتباطات تلفنی است. با برخورداری از دانش کافی و اطلاعات دقیق در مورد تلفن­‌های اینترنتی، در نظر گرفتن اشتباهات رایج در VoIP و آموزش صحیح VoIP به راحتی می­‌توانید باورهای غلط درباره VoIP را کنار بگذارید. همچنین اطمینان حاصل کنید که دغدغه­‌های شما قبل از تبدیل شدن به مشکل، بصورت کامل حل شوند. در نتیجه بدون نگرانی سیستم قدیمی خود را به فناوری ویپ ارتقا دهید.

در صورتی که قصد تغییر خدمات تلفنی خود به VoIP را دارید؛ یا اطلاعات بیشتری در مورد تکنولوژی ویپ در مرکز تماس نیاز دارید، با کارشناسان الوویپ، تماس بگیرید. با مشاوره و آموزش صحیح در ابتدای راه‌اندازی این نرم افزار، اشتباهات به کارگیری سیستم ویپ در سازمان شما، نزدیک به صفر خواهد بود.

سوالات متداول

• چه اشتباهاتی در به کارگیری سیستم VoIP رایج است؟

اشتباهات رایج در به کارگیری VoIP شامل انتخاب ارائه دهنده VoIP نادرست و بدون پشتیبانی، در نظر نگرفتن هزینه‌ها، نداشتن تیم مناسب، استقرار بدون برنامه‌ریزی و اطلاع نداشتن از حجم ترافیک مصرفی است.

• چگونه می‌توان امنیت در سیستم VoIP را تضمین کرد؟

برای تضمین امنیت در VoIP، باید از پروتکل‌های امنیتی مانند TLS و SRTP استفاده کنید و تنظیمات امنیتی مناسبی اعمال کنید. همچنین، به روزرسانی دائمی نرم‌افزارها و دستگاه‌ها نیز اهمیت دارد.

• چگونه می‌توان تیم مناسب برای مدیریت و پشتیبانی VoIP ایجاد کرد؟

برای ایجاد تیم مناسب، باید افراد با تخصص و آگاهی کافی را استخدام کرده و آن‌ها را به آموزش‌های مناسب در زمینه VoIP مجهز کنید.

• چگونه می‌توان از راه‌اندازی بدون برنامه‌ریزی در پیاده‌سازی VoIP جلوگیری کرد؟

برای جلوگیری از راه اندازی بدون برنامه‌ریزی، باید یک برنامه پیش‌روی دقیق برای مهاجرت به VoIP تدوین کرده و همه مراحل اجرای آن را مطابق با برنامه انجام دهید.

• چگونه می‌توان از عدم آگاهی از حجم ترافیک مصرفی جلوگیری کرد؟

با هدف جلوگیری از عدم آگاهی از حجم ترافیک مصرفی، باید ابزارهای مانیتورینگ را در نظر گرفته و ترافیک خود را به دقت نظارت کنید تا مصرف منابع و پهنای باند را بهینه کنید.