خدمات VoIP ویژه هتل‌ها و مراکز اقامتی

مانند بسیاری از صنایع مشتری مدار، هتل ها باید به طور موثر با مشتریان ارتباط برقرار کنند تا رشد کنند. آنها همچنین برای عملکرد مؤثر و رسیدگی دقیق و منظم به مهمانان، به ارتباطات داخلی قوی نیاز دارند. هتل ها از طریق سیستم های تلفن قوی هتل به این هدف دست می یابند. با این حال، سیستم تلفن هتل های زیادی در بازار وجود دارد و انتخاب یکی از آنها می تواند چالش برانگیز باشد. به همین دلیل قصد داریم درباره کاربرد VOIP برای هتل ها و مراکز اقامتی صحبت کنیم.

فرقی نمی‎‌کند صاحب یک هتل ۵ ستاره یا اقامتگاه اقتصادی باشید؛ با این حال سیستم تلفن اولین راه ارتباطی مهمانان با کارکنان شما جهت اعلام نیازمندی ها، درخواست رزرو اتاق و صدور قبض است.

سیستم تلفن هتل چیست؟

سیستم تلفن هتل یک شبکه ارتباطی است که ارتباط یکپارچه بین مهمانان و کارکنان یک هتل را تسهیل می کند. مهمانان و کارکنان در طول فعالیت روزانه هتل، تعاملات متعددی را انجام می دهند. مهمانان ممکن است نیاز به رزرو اتاق، رزرو رستوران یا تاکسی یا درخواست نظافت اتاق را داشته باشند. از طرفی کارکنان ممکن است نیاز به تماس با مهمانان برای اطلاع رسانی یا یادآوری داشته باشند. آنها همچنین باید بدانند که مهمان از کدام اتاق تماس می گیرد تا به طور موثر به آنها خدمات ارائه دهند.

به‌نوعی سیستم تلفنی هتل می‌تواند علاوه‌بر مدیریت فعالیت‌های روزانه در هتل، سیستم درخواست سرویس‌های مختلف در هتل را نیز به شما ارائه دهد تا روند انجام فعالیت‌ها و دریافت سرویس توسط مشتریان سریع‌تر پیش برود.

قبل از فرایند نصب و راه اندازی VOIP باید در نظر بگیرید که ویپ برای هتل‌ها باید با برنامه های خدماتی موجود برای بهبود بهره وری کارکنان و افزایش رضایت مشتریان یکپارچه شود. حصول اطمینان از اینکه مهمانان دارای تعاملات مثبت از طریق تلفن گویا هستند، نقش مهمی در تبدیل شدن یا نشدن آنها به مشتریان وفادار دارد.

سیستم تلفن هتل چه تفاوتی با سیستم تلفن سنتی دارد؟

سیستم‌های تلفن مدرن هتل، اغلب سیستم‌های PBX هستند. سیستم های PBX هتل عملکردهایی فراتر از سیستم های تلفن سنتی ارائه می دهند. آنها ویژگی های تجاری بیشتری از تماس صوتی و اتصالات ساده تلفن های سنتی دارند. برای استفاده از فناوری VoIP نیز، سیم‌کشی تلفن در هتل‌ها نیازی به تغییر ندارد و شما می‌توانید با سیم‌کشی‌های سابق و به‌صورت شبکه داخلی از فناوری VoIP استفاده کنید. در اینجا چند تفاوت بین دو نوع سیستم تلفن هتل و تلفن سنتی را بررسی می‌کنیم:

1. پاسخگوی خودکار

یکی از ویژگی های اصلی تلفن های PBX هتل، این است که دارای سرویس خودکار یا تلفن گویا هستند. این به مهمانان کمک می کند تا راحت تر خدمات مورد نظر خود را درخواست کنند. آن‌ها می‌توانند از تلفن گویا برای درخواست نوشیدنی، تنظیم تماس بیدارباش، سفارش سرویس اتاق یا درخواست آژانس استفاده کنند.
همچنین مشتریان شما می‌توانند پیش از حضور در هتل و رزرو اتاق، از سرویس رزرواسیون هتل با VoIP استفاده کنند  و اتاق مدنظر خود را رزرو کنند. این قابلیت به هتل ها این امکان را داده که بدون اتکا به کارکنان، به طور موثرتر به مهمانان خدمات ارائه دهند؛ زیرا مهمانان مجبور نیستند درخواست خود را با شخص خاصی مطرح کنند.

2. انعطاف پذیری

برخلاف سیستم‌های تلفن سنتی، تلفن‌های مبتنی بر IP می‌توان با سایر ابزارها و برنامه ها ادغام کرد. از این طریق هتل ها می توانند در فصول پرفشار و شلوغ، خطوطی را اضافه کنند تا از قطع ارتباط ویا کاهش کیفیت خدمت رسانی جلوگیری کنند. همچین در طول فصول کم فشار، می توانند با اتصال خطوط کمتر، در هزینه ها صرفه جویی کنند.

3. مقرون به صرفه بودن

از آنجایی که سیستم های تلفن هتل VoIP نسبت به سیستم های سنتی نیاز به سرمایه گذاری کمتری در سخت افزار و زیرساخت دارند، بسیار مقرون به صرفه هستند. سرمایه گذاری کمتر در سیستم های ارتباطی، به معنای درآمد بیشتر برای هتل است. این ویژگی به هتل های کوچکتر که سرمایه زیادی ندارند، یک فرصت ویژه محسوب می‌شود. مدیران از  پول ذخیره شده در سیستم تلفنی می‌توانند برای ارائه خدمات دیگری به  مهمانان استفاده کنند.

4. سیستم یکپارچه هتل داری

یک سیستم تلفنی مبتنی بر ابر می‌تواند اطمینان حاصل کند که همه شعبه‌ها یا بخش‌های هتل، اطلاعات یکسانی در مورد مهمانان دارند. این می‌تواند پیش‌بینی و برآورده کردن نیازهای مشتریان را به طور مؤثرتر، حتی در سراسر جغرافیایی آسان‌تر کند. خدمات بهتر می‌تواند منجر به وفادارسازی مشتریان و شهرت بالاتر شود. با این حال سیستم های تلفن سنتی نمی توانند این قابلیت را ارائه دهند.

چگونه سیستم تلفن هتل مناسبی را انتخاب کنیم؟

برای انتخاب سیستم VOIP مناسب برای هتل ها ، چندین ویژگی برای فرآیند تصمیم گیری بسیار مهم است. این ویژگی ها به شما کمک می‌کند تا تشخیص دهید آیا سیستم تلفن انتخابی مناسب است یاخیر. برخی از این ویژگی ها عبارتند از:

• هنگام رزرو یا ثبت سفارش صدا به قدری واضح باشد که هیچ گونه اختلالی در ارتباط وجود نداشته باشد
• قابلیت انتخاب گزینه های منو با استفاده از صفحه کلید گوشی
• تنظیم گزینه های پاسخگوی خودکار به طوری واضح باشد که مهمانان بدون نیاز به ارتباط با کارکنان، درخواست خود را مطرح کنند
• راحتی مشتریان برای مواقعی که باید در حین رزرو یا بررسی اطلاعات منتظر بمانند
• ویژگی های تجاری مانند انتقال تماس، ضبط تماس و ارتباطات یکپارچه

۴ مزیت اصلی سیستم های VoIP برای هتل ها

داشتن یک سیستم تلفن یکپارچه می تواند رونق قابل توجهی به کسب و کار هتل بدهد.  نرم افزار VoIP یکی از بهترین گزینه ها برای سیستم های تلفن هتل هستند. مزایای سیستم VoIP برای هتل ها عبارتند از:

1. بهبود خدمات مشتری

با خرید VoIP شما این امکان را دارید تا تماس های داخلی مهمانان و تماس های خارجی مشتریان بالقوه را به طور یکپارچه مدیریت کنید. شما می توانید با مدیریت چند تماس به طور همزمان یا از طریق تماس‌گیر خودکار در هتل به همه مشتریان خود خدمات عالی ارائه دهید. علاوه‌بر این با نظارت بر مکالمات پذیرش هتل با مهمان‌ها می‌توانید نقاط قوت و ضعف پذیرش و کارکنان خود را متوجه شوید و آن‌ها را اصلاح کنید.

2. ارتباطات کارآمد

سیستم های VoIP دارای ویژگی هایی مانند کنفرانس تماس، ضبط مکالمه پرسنل با مسافران و غیره هستند. همه سیستم های ارتباطی به صورت یکپارچه هم متصل هستند و از اشتباهات و سردرگمی جلوگیری می شود. بنابراین هر زمان مشتری با هر بخش هتل تماس بگیرد، کارکنان با داشتن اطلاعات قبلی از مشتری، می‌توانند بهتر و موثرتر به او خدمت رسانی کنند.

3. مزیت رقابتی

یک سیستم تلفنی که به مشتریان کمک می‌کند به راحتی خدمات مورد نظر  خود را درخواست  کنند یا به صورت خودکار خدمات خود را انجام دهند، نشان‌دهنده‌ی سطح بالایی از حرفه‌ای بودن کسب و کار شما است. اگر مشتریان اقامت راحت و بدون مشکلی داشته باشند، می‌توانند به مشتریان وفادار شما تبدیل شوند.

4. کاهش هزینه ها

سیستم های تلفن  VoIP برای هتل ها، هزینه ارتباطی، هزینه نیروی کار و وظایف اضافی کارکنان را کاهش می دهد. شما می توانید در هزینه و زمان صرفه جویی کنید و کسب و کار خود را با ساختاری بهتر و حاشیه سود بیشتر اداره کنید.

الوویپ، ارائه دهنده خدمات VoIP

ارتباطات و خدمات جزئی جدایی ناپذیر و حیاتی در صنعت هتل داری است. سامانه مرکز تماس الوویپ با ایجاد یک سیستم تلفنی هوشمندانه، توانسته بخش مهمی از چالش‌های خدمات مشتریان در صنعت هتداری را حل کند.

همچنین ادغام VoIP با نرم‌افزارهای هتل‌داری می‌تواند در استفاده از همان نرم‌افزارهای هتل‌داری نیز به شما کمک کند. ما در این مقاله در مورد ویژگی ها و مزایای VOIP برای هتل ها و مراکز اقامتی بحث کرده ایم. حالا انتخاب با شماست. می‌توانید بر اساس نیازهای خاص هتل خود، سیستم VoIP مناسب را انتخاب کنید.