امروزه دورکاری به شدت در حال گسترش است. شرکت‌های زیادی به دلایل هزینه‌های بالای دفتر فیزیکی، وجود کارمندان خارج از شهر یا کشور و افزایش کارایی کارکنان، در حال ایجاد تیمهای دورکار هستند. بنابراین بحث مدیریت دورکاری تیم اهمیت زیادی پیدا می‌کند.
با افزایش تدریجی فرهنگ دورکاری یا کار هیبریدی در شرکت‌ها، مدیریت تیم های دورکار به مهارتی حیاتی برای مدیران تبدیل شده است. پیشرفت فناوری به این امر کمک فراوانی کرده است. کارمندان می‌توانند از هرجایی که هستند، با اتصال به اینترنت، با یکدیگر در تعامل باشند. اما فناوری نمی‌تواند رهبری و مدیریت واقعی یک تیم دورکار را تامین کند. این مسئله به شما بستگی دارد. در این مقاله به تفصیل درباره چالش های دورکاری صحبت می‌کنیم.
چالش های مدیریت دورکاری
از آنجایی که تعداد کارمندانی که از راه دور کار می کنند، به طور فزاینده ای رایج شده است، چالش های مربوط به مدیریت تیم دورکار نیز افزایش می یابد. در ادامه به برخی از مهم ترین چالش های مدیریت تیم های راه دور اشاره می‌کنیم:
موانع ارتباطی
هنگامی که اعضای تیم از مکان های مختلف کار می کنند، ارتباط می تواند به یک چالش مهم تبدیل شود. ارتباط نادرست می تواند منجر به سردرگمی و یا تاخیر در انجام کار شود. تیمهای دورکار جهت ارتباط، ناچارند به تماس های تلفنی یا متنی روی آورند که می‌تواند کمتر از ارتباط رو در رو مؤثر باشد. مدیران باید اطمینان حاصل کنند که اعضای تیم به ابزارهای ارتباطی مناسب دسترسی دارند و در مورد نحوه استفاده مؤثر از آنها آموزش دیده اند.
تفاوت منطقه زمانی
هنگامی که اعضای تیم در مناطق زمانی مختلف کار می کنند، برنامه ریزی جهت برگزاری جلسات دشوار میشود. زیرا پیدا کردن زمانی که همه افراد امکان حضور در جلسه را داشته باشند، می تواند چالش برانگیز باشد. مدیران باید ساعات کاری خود را طوری تنظیم کنند که اعضای تیم را در مناطق زمانی مختلف در خود جای دهد یا زمان جلسه را به صورت چرخشی تغییر دهند تا اطمینان حاصل شود که همه اعضا فرصت مشارکت دارند.
عدم تعامل چهره به چهره
تیم های راه دور یا هیبریدی ممکن است مزایای تعامل چهره به چهره، مانند ایجاد روابط و تعاملات طولانی مدت را از دست بدهند. شناخت اعضای تیم هنگام کار از راه دور سخت تر است و برخی از افراد ممکن است احساس جدا افتادگی از تیم کنند. مدیران باید تلاش کنند تا فرصت‌هایی را برای اعضای تیم ایجاد کنند تا آنها به راحتی با یکدیگر تعامل و روابط برقرار کنند.
ایجاد فرهنگ تیمی منسجم
زمانی که اعضای تیم از راه دور کار می کنند، ایجاد یک فرهنگ تیمی منسجم می تواند دشوارتر باشد. اعضای تیم ممکن است سبک های کاری یا ترجیحات ارتباطی متفاوتی داشته باشند، که می تواند ایجاد یک فرهنگ مشترک را چالش برانگیزتر کند. مدیران باید در مورد ایجاد فرهنگ تیمی، مانند ایجاد ارزش‌ها یا اهداف مشترک، و تشویق اعضای تیم به شرکت در فعالیت‌های تیمی، عمدی باشند.
نظارت بر عملکرد
نظارت بر عملکرد تیم دورکار به مراتب سخت تر از فرد یا افرادی است که به صورت دوکار فعالیت میکنند. مدیران ممکن است دید چندانی نسبت به فرآیندهای کاری اعضای تیم خود نداشته باشند. در این صورت ارزیابی عملکرد با مشکل مواجه میشود. مدیران باید انتظارات و اهداف واضحی را برای اعضای تیم ایجاد کنند و به طور منظم آنها بررسی کنند تا به صورت دقیق‌تر درباره وضعیت پیشرفت یا عدم پیشرفت صحبت کنند.
فرسودگی شغلی
وقتی افراد روزانه به دفتر کار می روند، فضای کاری و زندگی شخصی را به طور کامل از هم تفکیک میکنند. طی یک بازه زمانی مشخص کار میکنند و پس از اتمام ساعت کاری به خانه باز می‌گردند. متاسفانه با کار از راه دور این مرز برداشته می شود، بنابراین بسیاری از افراد در نهایت ساعات طولانی تری کار می کنند، که در نهایت می تواند منجر به فرسودگی شغلی یا کاهش بهره وری شود.
مزایای مدیریت دورکاری
مزایای مدیریت دورکاری تنها به کاهش هزینه‌ها محدود نمی‌شود. بهره‌گیری از ابزارهای خودکار و سیستم‌های مدرن IVR موجب افزایش کارایی و بهره‌وری تیمهای دورکار میشود. این سیستم‌ها می‌توانند خدمات خودکار همه‌جانبه‌ای ارائه دهند، که مشتریان را در طی فرآیند تماس، بدون دخالت کارشناسان انسانی راهنمایی کند. ویژگی‌هایی نظیر یکپارچگی با سایر پلتفرم‌های ارتباطی، حالت چند زبانه و یادگیری ماشینی مدیران را قادر میسازد، تا به طور مؤثرتری تیمهای خود را هدایت کنند و تجربه مشتری را بهبود بخشند.
راهکارهایی برای مدیریت تیم دورکار
مدیریت تیم های راه دور می تواند چالش برانگیز باشد، اما چندین استراتژی وجود دارد که مدیران می توانند برای بهبود ارتباطات، ایجاد اعتماد و اطمینان از اینکه اعضای تیم به طور موثر کار می کنند، استفاده کنند. در اینجا چند نکته برای مدیریت دورکاری آورده شده است:
انتظارات خود را شفاف بیان کنید
انتظارات واضحی را برای اعضای تیم ایجاد کنید، مانند ساعات کاری، ددلاین انجام پروژه و ساعت های حضور در گروه. وقتی اطمینان حاصل کنید که همه اعضا، نقش و مسئولیت های خود را به درستی انجام می‌دهند، فرایند مدیریت و نظارت بر اجرای پروژه های تیم بسیار راحت‌تر میشود.
مرزها را برای افراد تعیین کنید
تیم های از راه دور اغلب مرز بندی مشخصی برای زندگی کاری و شخصی خود دارند. از آنجایی که هم تیمی ها از مناطق زمانی مختلف کار می کنند، هرگونه تماس یا پیام می تواند زمان شخصی زندگی او را مختل کند. به برنامه کاری هر یک از اعضای تیم توجه کنید و طی ساعات کاری با آنها تماس بگیرید. اهمیت دادن به وقت کارمندان به حس ارزشمندی و ایجاد روابط مثبت با آنها کمک می کند
مهارت های ارتباطی آنلاین خود را تقویت کنید
گاهی اوقات اعضای تیم هنگام کار بر روی پروژه‌ها با مشکل ارتباط مواجه می‌شوند. بدون شک برقراری ارتباط با تیم دورکار بدون داشتن مهارت های ارتباطی خوب دشوار خواهد بود، مخصوصا ارتباط آنلاین. بنابراین مهم است که هنگام تعامل با تیم خود از راه دور به اندازهکافی مهارت ارتباطی داشته باشید. دقیق صحبت کنید، خواسته ها یخود را واضح و شفاف مطرح کنید و از ابزارهای مناسب ارتباطی استفاده کنید.
از نرم افزار مدیریت پروژه از راه دور استفاده کنید
فرهنگ کار تیمی از راه دور شما زمانی شکوفا می شود که همه چیز را در یک فضا داشته باشید. و این می تواند زمانی امکان پذیر شود که برای برنامه ریزی وظایف، پروژه ها و حتی افراد از یک نرم افزار مدیریت تیم استفاده کنید. با این نرم افزار می‌توانید از قابلیت های فراوانی بهره مند شوید؛ از جمله:
- با تیم خود از مناطق مختلف ارتباط برقرار کنید
- روند تکامل پروژه را دنبال کنید
- وضعیت کاری کارمندان را پیگیری کنید
- جدول زمانی را مدیریت کنید
- اطلاعات را در هر لحظه به اشتراک بگذارید
- بحث و گفتگو داشته باشید
- وظایف موجود در لیست وظایف هرشخص را یادداشت کنید
به اعضای تیم فرصت دهید تا ایده های خود را بیان کنند
با اینکه در هر تیمی رویه هاو انتظارات مشخصی وجود دارد اما با توجه به اینکه شرایط و عادت کاری هرکس متفاوت است، بهتر است انتخاب شیوه های کاری را به خود تیم واگذار کنید. این کار باعث میشود تا حس اعتماد بین مدیر و کارمند ایجاد شود، بهره وری اعضا افزایش یابد و با طرح ایده های جدید، به پویایی گروه افزوده شود.
روی خروجی تمرکز کنید، نه مدت زمان فعالیت
در محیط کار سنتی، تا زمانی که شخصی وارد دفتر میشود، پشت میزش می‌نشیند و پس از مدت زمان مشخص آنجا را ترک می‌کند، معمولاً یک روز کاری خود را کامل شده می‌داند.
اما در زمینه کار از راه دور، محل کار و خانه دیگر به راحتی از هم جدا نمی شوند. بنابراین، بهتر است که به جای مدت زمانی که فرد پشت میز می نشیند، بر آنچه ارائه می‌کند تمرکز کنید.
همه اعضا را درگیر بحث کنید
همیشه تلاش کنید تا هر یک از اعضای تیم، مطلبی در هر جلسه ارائه دهند. لزومی ندارد این مسئله با کار مرتبط باشد. می تواند چیزی به سادگی تعریف یک خاطره یا تجربه خوب یا بد باشد. با درگیر شدن همه افراد، زمینه برای تعاملات و ایده پردازی های بیشتر باز شده و بهره وری گروه افزایش می‌یابد.
ارائه آموزش‌های لازم برای کار از راه دور
با افزایش کارمندانی که از راه دور کار میکنند، احساس نیاز به آموزش کارمندان برای استفاده از نرم افزارهای دورکاری (مانند نرم افزار مرکز تماس در دورکاری)، نحوه تعامل از راه دور و … پررنگ میشود. آموزش از راه دور به ویژه هنگامی که همه چیز در حال تغییر است مهم است زیرا کارکنان باید مهارت های جدیدی را در مورد کار از راه دور بیاموزند.
با مدیریت صحیح دورکاری تیم خود را هدایت کنید
مدیریت دورکاری به طور فزاینده ای در دنیای تجارت امروز رایج شده است، زیرا به شرکت ها اجازه می دهد تا از استعدادهای جهانی بهره ببرند و انعطاف پذیری عملیاتی خود را افزایش دهند. با این حال، مدیریت موثر تیم های راه دور نیز نیازمند تمرکز شدید بر پشتیبانی مشتری است. ساسمانه مرکز تماس الوویپ با خدمات پشتیبانی مشتری، روابط قوی با مشتریان خود ایجاد کرده و در هر زمان پاسخگوی نیازهای آنها می‌باشد.
سوالات متداول:
- مدیریت دورکاری چیست؟
مدیریت دورکاری به فرآیند هماهنگسازی و هدایت تیمهایی اشاره دارد که از راه دور و بدون حضور فیزیکی در مکانی مشخص، از طریق ابزارهای آنلاین کار میکنند.
- آینده مدیریت دورکاری چیست؟
آینده مدیریت دورکاری شامل افزایش استفاده از فناوریهای پیشرفته و بهبود مهارتهای ارتباطی برای هماهنگی بهتر تیمهای دورکار خواهد بود.
- مهمترین ابزار مدیریت دورکاری کدام است؟
نرم افزارهای مدیریت پروژه، مهمترین ابزارهای مورد استفاده در مدیریت دورکاری هستند و امکان برنامه‌ریزی، پیگیری وضعیت کارمندان و تسهیل ارتباطات تیمی را فراهم می‌سازند.
- چه موردی بیشترین تأثیر را در سیاست ها و رویه های مدیریت دورکاری دارد؟
بیشترین تأثیر در سیاستها و رویههای مدیریت دورکاری، از طریق بیان شفاف انتظارات و تعیین مرزهای کاری و شخصی برای اعضای تیم ایجاد میشود.
2 دیدگاه دربارهٔ «راهکارهایی برای مدیریت دورکاری تیم»
نرم افزار مدیریت پروژه در حالت کلی خیلی کمک دهنده ست، اما در مورد تیم های دورکار واقعا یک ضرورت هست! چالش های درستی رو بیان کردین، معمولا بیشتر از مزایای دورکاری برای کارمندان گفته میشه، در حالی که سختی های خاص خودش رو داره و طول میکشه این روند کار به شکل درست جا بیافته.
بله همونطور که دورکاری مزایای زیادی رو داره اما مشکلات زیادی هم برای خودش داره و مدیریت کردن تیم دورکار و هماهنگی با تیم دورکار سختی‌های زیادی داره