نرم افزار ویپ اصولا باید این توانایی را داشته باشد تا مراکز تماس را به بهترین شکل ممکن مدیریت کند. اما این امر ملزم به آن است که نرم افزار ویپ ویژگی‌ها و امکانات خاصی داشته باشد. یکی از ضروری‌ترین این ویژگی‌ها، سرویس ضبط تماس در نرم افزار ویپ است. ضبط باکیفیت تماس‌ها در یک مرکز تماس از ضرورت زیادی برخوردار است. اما دلیل این موضوع چیست؟ چرا در مدیریت مرکز تماس نیازمند این ویژگی هستیم. در این یادداشت می‌خواهیم به این موضوع بپردازیم تا با اهمیت و ضرورت سرویس ضبط تماس آشنایی لازم را پیدا کنیم. همچنین در مورد مزایای آن و بسترهایی که این ویژگی برای کسب و کار شما ایجاد می‌کند صحبت خواهیم کرد.
سرویس ضبط تماس در نرم افزار ویپ
به طور کلی ضبط تماس‌ها به عنوان بخشی جدایی‌ناپذیر از سیستم مدیریتی مرکز تماس به شمار می‌آید. این مسئله فارغ از این است که کسب و کار شما به چه حوزه‌ای مربوط می‌شود. هرچند در برخی از مشاغل اهمیت ضبط تماس بیشتر از سایر مشاغل است، اما به جرات می‌توان گفت یکی از اساسی‌ترین ارکان مدیریتی مراکز تماس، وابسته به ضبط تماس‌هاست. به همین علت حتما باید به این مسئله توجه کرد که نرم افزار ویپ امکان پیشرفته و هوشمندی در ضبط تماس‌ها داشته باشد. حال برای اینکه با اهمیت ضبط تماس توسط نرم افزار ویپ بیشتر آشنا شوید، به بررسی مزایای آن می‌پردازیم.
مزایای سرویس ضبط تماس‌ها
راهکاری مختلفی برای درک نیاز و رضایت‌مندی مشتریان وجود دارد و مشاغل معمولا روش‌های مختلفی برای این مسئله دارند. اما یکی از ابزارهایی که امروزه نقش تعیین‌کننده‌ای در افزایش بهبود فرآیند کسب و کارها دارد، تحلیل اطلاعات مرکز تماس است. در همین راستا ضبط تماس می‌تواند به شما کمک شایان توجهی کند تا شناخت درست و صحیحی از نحوه عملکرد خود داشته باشید. بنابراین باید گفت که ضبط تماس توسط نرم افزار ویپ مزایای اثرگذاری بر مدیریت مرکز تماس خواهد داشت. از تجزیه و تحلیل کیفیت ارائه خدمات به مشتریان گرفته تا به دست آوردن شناخت کافی نسبت به عملکرد پرسنل، همه بخشی از مزایای نرم افزار ویپ و ضبط تماس توسط آن به حساب می‌آیند. این مزایا امکانات زیادی را در اختیار ما قرار می‌دهد تا بتوانیم به بهترین شکل ممکن مرکز تماس خود را مدیریت کنیم.
استفاده بهینه از سرویس ضبط شده
همان‌طور که گفته شد تماس‌های ضبط شده توسط نرم افزار ویپ مزایای منحصر به فردی دارد اما مسئله اصلی این است که ما باید از این بستر استفاده مناسبی کنیم. یعنی اکنون که نرم افزار ویپ قابلیت پیشرفته‌ای در ضبط تماس‌ها دارد، باید بتوانیم استفاده و بهره لازم را ببریم. اما این کار چگونه انجام می‌شود. البته که اهداف هر شرکت نقش تعیین‌کننده در این مورد دارند، اما می‌توان به مواردی اشاره کرد که در هر صورت باید به آن‌ها توجه کرد. در ادامه ما به بررسی این مطالب خواهیم پرداخت.
بررسی رضایت مشتری با نرم افزار ویپ
در مدیریت مرکز تماس باید به این نکته توجه کرد که هر تماس با مشتری یک فرصت تجاری بالقوه به شمار می‌آید. به این صورت که اگر بتوانید رضایت افراد را به دست آورید تبدیل به یک مشتری بالفعل می‌شوند. همچنین می‌توانید رضایت مشتریان قدیمی خود را به بهترین شکل ممکن کسب کنید آن‌ها را به تبلیغ‌کنندگان خود تبدیل سازید. به همین دلیل باید به تمام جنبه‌های یک تماس توجه کافی داشت. سرویس ضبط تماس نرم افزار ویپ دقیقا این ابزار را در اختیار شما قرار می‌دهد تا با مانیتورینگ تماس‌ها از میزان رضایت مشتریان باخبر شوید. بر این اساس به کمک نرم افزار ویپ و قابلیت ضبط تماس، میزان اثرگذاری محصولات خود را بررسی و تجزیه و تحلیل خواهید کرد.
تجزیه و تحلیل دقیق تماس‌ها
تجزیه و تحلیل مرکز تماس و تماس‌های ضبط‌شده مشتریان به شما کمک می‌کند تا در مورد آن‌ها اطلاعات بیشتری کسب کنید و از این رو خدمات بهتری به مشتریان خود ارائه دهید. حتما نحوه و لحن گفت‌وگو، مدت زمان تماس و سابقه تماس را بررسی کنید تا درک بهتری از مشتری به دست آورید. سرویس ضبط تماس توسط نرم افزار ویپ این اطمینان را به شما می‌دهد تا هیچ یک از جزئیات مهم مکالمات خود با مشتریان را از دست ندهید.
بهبود عملکرد کارکنان
مسئله دیگری که در مورد ضبط تماس‌های نرم افزار ویپ، باید به آن توجه کنید، تحلیل رفتار کارکنان شرکت است. نرم افزار ویپ با ضبط تماس‌ها این امکان را در اختیار شما قرار می‌دهد تا با گوش فرادادن به تماس‌ها و بررسی دقیق آن‌ها تحلیل مناسبی از رفتار پرسنل خود داشته باشید. اما اهمیت این موضوع در چیست؟ اکنون با توجه به تجزیه و تحلیل کارشناسانه، شما باید نسبت به بهبود عملکرد کارکنان خود اقدام کنید. متناسب با اهداف شرکت دوره‌های آموزشی می‌تواند گزینه مناسبی برای بهبود عملکرد کارکنان شرکت شما باشد.
ارزیابی بازار با نرم افزار ویپ
موارد ضبط شده توسط نرم افزار ویپ باید از جنبه بازاریابی و مارکتینگ هم مورد بررسی قرار گیرد. گوش دادن به تماس‌های ضبط شده نرم افزار ویپ، به شما نشان می‌دهد که آیا محصولات یا کمپین‌های تبلیغاتی چگونه پیش رفته‌اند. بنابراین با بررسی نتایج به دست آمده می‌توانید استراتژی‌های متفاوتی را ارائه دهید تا مشتریان هرچه بیشتر به سوی خود جذب کنید. در این راستا استراتژی مرکز تماس خود را در نظر بگیرید تا متناسب با آن‌ها برنامه‌های بازاریابی خود را تنظیم کنید. همچنین در نظر داشته باشید که محصولات و خدمات خود را با توجه به نتایجی که از تحلیل بازاریابی خود به دست آورده‌اید به بازار عرضه کنید.
توجه به امنیت مکالمات ضبط شده
یکی از مواردی که حتما باید به آن توجه کنید، امنیت مکالمات ضبط شده است. این مسئله به چه معناست؟ نرم افزار ویپ برای اهداف از پیش تعیین شده اقدام به ضبط مکالمات می‌کند. همان‌طور که اشاره شد این مسئله نکته مثبتی برای کسب و کار شما به حساب می‌آید. اما در این راستا حتما به این مسئله توجه کنید که مکالمات ضبط شده حاوی اطلاعاتی است که در صورت درز می‌تواند به اطلاعات شرکت شما را فاش کند. این مسئله با توجه به بازار رقابتی موجود در کسب و کارها ممکن است بسیار آسیب‌زا باشد. بنابراین حتما توجه کنید که نرم افزار ویپ و سرویس ضبط تماس مد نظر امنیت مکالمات ضبط شده را تامین کند.
سخن پایانی: الوویپ و سرویس ضبط تماس
اگر به دنبال آن هستید تا از حداکثر ظرفیت مجموعه خود استفاده کنید، وجود یک نرم افزار ویپ برای تلفن‌های سازمان شما یک امر ضروری است. اما سوالی که ممکن است مطرح شود این است که برای این کار چه باید کرد؟ الوویپ نرم‌افزاری که صدا را در بستر شبکه، به صورت دیجیتال منتقل می‌کند. با این نرم‌افزار شما می‌توانید سیستم تلفن سازمان خود به صورت هوشمندی مدیریت کنید تا از حداکثر توان شرکت خود استفاده کنید. سرویس ضبط تماس نرم افزار ویپ و گزارش‌گیری از تماس‌ها یکی از موارد مهمی است که نقش مهمی در مدیریت مرکز تماس دارد. شما با داشتن این داده‌ها و تحلیل‌های کارشناسانه روی آن‌ها می‌توانید در مدیریت سازمان خود گام موثری بردارید. بنابراین اگر می‌خواهید مرکز تماس خود را به صورت هوشمندانه و هدفمند توسعه دهید، امکان ضبط تماس و تحلیل آن همان کلید حل این مسئله است.
