آیا امکان ضبط مکالمات VoIP وجود دارد؟

ضبط-مکالمات-تلفنی

امروزه قابلیت ضبط مکالمات، به دلیل تأثیری که در حل و فصل اختلافات، اعتبار بخشیدن به توافقات شفاهی و کمک به مدیریت ارتباطات در مرکز تماس دارد، بسیار محبوب است. ضبط تماس های ویپ به معنی ذخیره کردن محتوای تماس­‌های تلفنی انجام شده از طریق سیستم­‌های تلفن VoIP است.

با استفاده از این ابزار می­‌توانید، صدای تماس‌­های ورودی و خروجی کال سنتر را به صورت فایل­‌های دیجیتال ضبط کنید و در صورت نیاز فایل‌­های ذخیره‌شده را جستجو و مجددا پخش کنید. این فرآیند یک روش سودمند برای بهبود کارایی مرکز تماس و افزایش رضایت مشتریان محسوب می­‌شود.

برای آشنایی بیشتر با نحوه ضبط تماس‌­های تلفنی ویپ، و مزایایی که برای مرکز تماس دارد؛ تا پایان این مطلب با ما همراه باشید.

ضبط تماس‌های ویپ به چه شکلی انجام می‌­شود؟

سیستم VoIP به جای خطوط تلفن PSTN، تماس­‌های تلفنی را از طریق اتصال اینترنت برقرار می­‌سازد. این تماس­‌ها شامل بسته‌­های داده صوتی دیجیتالی هستند، که از طریق اینترنت ارسال می­‌شوند.

نرم افزار ضبط تماس، مستقیما این بسته­‌های صوتی دیجیتال را در شبکه VoIP ضبط می­‌کند. این نرم افزار فقط داده‌­های صوتی را از ترافیک شبکه استخراج کرده و داده‌­های غیر صوتی را حذف می­‌کند. فایل صوتی مکالمات با فرمت دیجیتالی مانند MP3 یا WAV در سیستم تعیین شده برای این کار ذخیره‌­سازی می­‌شود.

ضبط-مکالمات-تلفنی

نرم افزار ضبط تماس ویپ، شامل رابط­ه‌ای مدیریتی برای جستجو، پخش، دانلود و اشتراک­‌گذاری تماس­‌های ضبط شده است. به این ترتیب، کاربران می‌توانند در زمان دلخواه از طریق رایانه شخصی، دستگاه­‌های تلفن همراه یا رابط نرم‌­افزاری به مکالمات ضبط شده دسترسی داشته باشند.

مزایای ضبط مکالمات VoIP چیست؟

ضبط تماس­‌های تجاری، برای پیش­برد اهداف خدمات مشتریان مزایایی دارد، که هر شرکت مدرنی به آن­ها نیاز پیدا می­‌کند. این ابزار در موارد زیر می­‌تواند کمک‌دهنده باشد:

آموزش و بررسی عملکرد کارکنان

در زمینه آموزش، به‌ویژه برای افرادی که در بخش فروش و پشتیبانی مشتریان کار می‌­کنند، ابزار ضبط مکالمات تلفنی بسیار ضروری است. به این ترتیب دسترسی به داده‌­ها و روند مکالمات بدون نیاز به حضور در حین مکالمه برای مدیران میسر خواهد بود. همچنین فرصت مناسبی برای تجزیه و تحلیل مهارت‌های مدیریت تماس‌­ها و ردیابی عملکرد اپراتورها برای بررسی‌های منسجم‌تر ایجاد می­‌شود.

تضمین کیفیت تعاملات مشتری

کیفیت و ثبات تعاملات شما با مشتریان در مرکز تماس از اهمیت بالایی برخوردار است. برای افزایش رضایت تماس‌­گیرندگان، باید بدون توجه به روز هفته، موضوع مورد نظر یا اپراتور مسئول، تحقق یک تجربه یکسان را برای آن‌ها تضمین کنید. با کمک قابلیت ضبط تماس در ویپ، نظارت و ارزیابی نزدیک مکالمات مرکز تماس میسر شده است.

حفاظت حقوق اپراتورها

ضبط مکالمات VoIP همچنین برای افزایش مسئولیت­‌پذیری در روابط مشتریان و اپراتورها موثر است. هر سازمانی می‌­تواند از این فایل­‌ها برای محافظت از هرگونه توافق شفاهی در حین مکالمات مرکز تماس استفاده کند. ثبت دقیق اطلاعات به رفع هرگونه سوء­تفاهم احتمالی کمک می­‌کند.

بازاریابی و درک بینش مشتری

نحوه تعامل با مشتریان، نقش کلیدی برای تصمیم‌­گیری در مورد استراتژی­‌های بازاریابی یا حتی ترسیم گام­‌های بعدی در توسعه محصول و خدمات شما دارد. به‌این‌ترتیب می‌­توانید اطلاعات بیشتری در مورد نیازها و خواسته­‌های مشتریان و همچنین نحوه تعامل و احساس ایشان در ارتباط با محصولات خود کسب کنید. ضبط صدا به شما اطمینان می­‌دهد که هیچ جزئیاتی از تعاملات مرکز تماس از بین نمی‌­رود و می­‌توانید برای بهبود برنامه‌­های پشتیبانی مشتریان از آن­‌ها بهره ببرید. به‌علاوه، می‌­توانید مکالمات ضبط شده را بسته به اهداف یک بخش خاص در سازمان، تغییر کاربری دهید.

چگونه می­‌توانید مکالمات VoIP را ضبط کنید

برای ضبط تماس­‌های ویپ از روش‌­های سخت‌افزاری، نرم‌­افزاری و راه‌­حل‌­های ابری مختلفی می­‌توانید استفاده کنید؛ رایج‌­ترین این شیوه‌­ها شامل موارد زیر هستند:

ضبط سخت‌افزاری

این گزینه از طریق یک دستگاه سخت‌­افزاری که مستقیماً به شبکه مرکز تماس متصل شده، فعال می­‌شود. اما مشابه هر سخت‌­افزار دیگری این دستگاه نیز ممکن است با اشکالات رایج در این سیستم‌­ها مواجه شود: هزینه نصب بالا، مقیاس‌­پذیری دشوار و پیچیدگی پیکربندی از جمله این ایرادات هستند. درصورتی که از این روش برای ضبط مکالمات در مرکز تماس خود استفاده می­‌کنید؛ مطمئن شوید که این دستگاه با سایر سخت‌افزارهای موجود در کال سنتر شما سازگار باشد. همچنین به کیفیت انجام کار توجه کنید، تا در هنگام تماس مشتری با صداهای پس زمینه مزاحم مواجه نشوید.

ضبط میزبانی شده

این سرویس به طور معمول به عنوان یک قابلیت مستقل یا بخشی از فناوری خریداری شده توسط ارائه­‌دهنده VoIP شما در اختیارتان قرار می­‌گیرد، ضبط میزبانی شده کمک می­‌کند تا از تمام مشکلات احتمالی راه‌­حل‌­های سخت­‌افزاری آسوده شوید. تجهیزات و سرورها در این شیوه، به طور کامل توسط ارائه‌­دهنده خدمات مدیریت می­‌شوند. به‌علاوه، با توجه به نیاز مرکز تماس شما، مقدار مشخصی از فضای ضبط در دسترس خواهد بود؛ و نیازی به شلوغ کردن حافظه داخلی و جستجوی ذخیره‌­سازی داده‌­های جایگزین وجود ندارد. برای استفاده از این روش معمولاً به تهیه اشتراک ماهانه یا سالانه نیاز دارید، مگر به شیوه­ای متفاوت با ارائه‌­دهنده خود به توافق برسید.

ضبط مبتنی‌بر نرم­‌افزار

در صورت دلخواه می­‌توانید به سادگی نرم‌افزاری را برای ضبط تماس‌های VoIP در رایانه، سرور یا حتی تلفن همراه خود تنظیم کنید. این نرم‌­افزارها به گونه‌ای طراحی شده‌اند که با هر بودجه­‌ای متناسب باشند؛ بسیاری از این برنامه‌ها به صورت رایگان نیز در دسترس هستند، هرچند برای بهره­‌گیری از ویژگی‌های پیشرفته، نیاز به پرداخت هزینه خواهید داشت.

ضبط-مکالمات-تلفنی

در حالت کلی، فرآیند پیکربندی نرم‌­افزارها به میزان قابل توجهی ساده‌­تر از انتخاب گزینه­‌های سخت‌­افزاری است­؛ برای به حداکثر رساندن کارایی تنظیمات ضبط تماس‌­های ویپ، می‌­توانید ویژگی­‌های زیر را مد نظر داشته باشید:

  • تنظیمات دستی یا خودکار
  • ویرایش بازه­‌های غیرفعال
  • حذف خودکار فایل­‌های ضبط شده قدیمی
  • بهره‌­گیری از پشتیبانی خودکار
  • ایجاد گزینه‌­ای برای شروع ضبط در میانه مکالمه

آیا ضبط مکالمات VoIP قانونی است؟

ضبط تماس­‌های تلفنی، از جمله مکالمات VoIP، موضوعی است که در سیستم قضایی هر کشوری می‌­تواند متفاوت باشد. به طور معمول برای این­کار، کسب رضایت طرفین مورد نیاز است. به همین دلیل است که اغلب در ابتدای برقراری تماس‌­ها پیام هشداری می­‌شنویم؛ و در مورد ضبط شدن مکالمه پیش­رو مخاطب را آگاه می­‌سازد. بااین‌حال، قبل از اجرای این ویژگی، باید قوانین منطقه فعالیت خود را به دقت بررسی کنید.

ضبط مکالمات VoIP برای چه سازمان­‌هایی مورد نیاز است؟

داده‌­های به‌دست آمده از ضبط مکالمات ویپ (VoIP)، این پتانسیل را دارند که استراتژی­‌های کسب‌وکار شما را تقویت کنند؛ هرچند ممکن است پردازش و تجزیه و تحلیل این داده‌ها زمان­بر باشد، اما دستاوردهای ارزشمندی در راستای پیش­برد اهداف تجاری و پشتیبانی از مشتریان شما خواهد داشت.

ضبط تماس‌­های تلفنی ویپ، برای سازمان­‌ها در ابعاد مختلف یا صنایع متنوع، مفید و راهگشا خواهد بود. این فرآیند نه‌تنها به بهبود عملکرد کارکنان و تضمین کیفیت تعاملات با تماس­گیرندگان کمک می‌کند؛ بلکه موجب حفاظت از حقوق اپراتورها و درک بهتر از نیازها و خواسته‌های مشتریان نیز می­شود.

برای دریافت اطلاعات بیشتر در مورد تکنولوژی مرکز تماس نوین، و قابلیت­های آن حتما با کارشناسان ما در الوویپ تماس بگیرید.

 

 

 

سوالات متداول

  • آیا ضبط تماس­‌های VoIP قانونی است؟

قانونی بودن این موارد بستگی به قوانین هر کشوری دارد؛ اگر قبل از مکالمه، ضبط‌شدن مکالمات را به طرفین اعلام کنید، از بروز مشکلات قانونی جلوگیری خواهید نمود.

  • آیا ضبط مکالمات VoIP به سخت‌افزار خاصی نیاز دارد؟

در اغلب موارد به سخت‌­افزار خاصی فراتر از آنچه نرم‌­افزاز VoIP شما به آن مجهز است، نیاز ندارید.

  • آیا امکان ضبط تماس‌­های ورودی و خروجی وجود دارد؟

بله، می‌­توانید هر دونوع این تماس‌­ها را ضبط کنید یا حتی انتخاب نمایید که کدام تماس خاص ضبط شود.

  • مکالمات ضبط‌شده در کجا ذخیره می‌شوند؟

محتوای تماس‌­ها معمولاً در سرور یا در یک حساب ابری ذخیره می‌شوند.

  • آیا می­‌توان ضبط تماس را با سیستم­‌های CRM و ابزارهای مشابه ادغام کرد؟

بسیاری از پلتفرم‌های ضبط تماس قابلیت ادغام با سیستم‌هایی مثل CRM را دارند. این قابلیت کمک می‌­کند تا جزئیات تماس و داده‌­ها را به‌صورت کامل ذخیره کنید.

همین حالا برای اطلاع از راهکارهای مدیریت مرکز تماس، مشاوره رایگان بگیرید.

فرم زیر را تکمیل کنید تا کارشناسان ما جهت مشاوره با شما تماس گیرند.

اشتراک گذاری

مقالات مرتبط

انتقال-شمار-ثابت-به-ویپ
سیستم تلفنی ویپ

۶ گام در انتقال شماره ثابت به ویپ

قابلیت انتقال شماره ویپ، یکی از مهم‌ترین چالش‌­های کسب‌وکارها برای ارتقا به تکنولوژی نوین مرکز تماس را رفع

ابزار-بهینه‌سازی-مرکز-تماس
مدیریت مرکز تماس

۵ استراتژی برای بهینه‌سازی مرکز تماس

استفاده از استراتژی‌های بهینه‌­سازی مرکز تماس نقش زیادی در بهبود کیفیت و کارایی سازمان، و درنتیجه افزایش رضایت

دیدگاه‌ خود را بنویسید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *

پیمایش به بالا

جهت دریافت دمو رایگان اطلاعات خود را وارد نمایید