نرم افزار ویپ فارسی چگونه می‌تواند ما را در مدیریت یک مرکز تلفن یاری کند؟ بهترین نرم افزار ویپ فارسی کدام است؟ اساسا چرا ما نیاز به راه‌اندازی یک سامانه ویپ برای مرکز تماس خود داریم؟ این سوالات برخی از مهم‌ترین پرسش‌هایی است که شرکت‌ها و صاحبان کسب‌و‌کار هنگام راه‌اندازی یک مرکز تماس با آن مواجه می‌شوند.
اصولا نرم‌افزار‌های خارجی متعددی در بازار فناوری وجود دارند که کار مدیریت مرکز تماس را انجام می‌دهند. اما اکثر آن‌ها یک ضعف عمده و مهم دارند که آن هم نامناسب بودن برای شرکت‌های ایرانی است. این معضل هم به دو ایراد اساسی برمی‌گردد. یکی از این مشکلات پیچیده بودن پنل کاربری این نرم‌افزارهاست و دیگری فارسی نبودن نرم‌افزار‌های ویپ است. این دو مشکل باعث می‌شود که بسیاری از شرکت‌ها و سازمان‌ها تمایل به استفاده از نرم افزار ویپ فارسی داشته باشند.
ما در این مقاله با توجه به اهمیت موضوع می‌خواهیم به همین مسئله بپردازیم و نرم افزار ویپ فارسی را شرح دهیم. در ادامه به این مورد مهم هم خواهیم پرداخت که یک نرم افزار ویپ ایده‌آل که فارسی هم باشد چه ویژگی‌هایی دارد.
ضرورت مدیریت هوشمندانه مرکز تماس
مرکز تماس یکی از مهم‌ترین بخش‌های هر شرکت محسوب می‌شود و دلیل آن هم به این موضوع برمی‌گردد که یک مرکز تماس ارتباط مستقیمی با مشتریان آن شرکت دارد. اهمیت چنین واحدی در یک مجموعه هنگامی دو چندان می‌شود که به تغییر فرهنگ مردم و تمایل آن‌ها به ارتباطات غیر حضوری توجه کنیم. شرایط جامعه به سمت و سویی در حال حرکت است که بسیاری از مردم دیگر برای پاسخ به نیازهای خود به خریدهای غیر حضوری روی آورده‌اند. بنابراین با توجه به این مسائل ضروری است که مرکز تماس خود را به بهترین شکل ممکن مدیریت کنید. اما به گفته بسیاری از کارشناسان بهترین بستری که امروزه برای مدیریت هوشمند یک مرکز تماس وجود دارد سامانه ویپ است. پیش از اینکه به توضیح نرم افزار ویپ فارسی بپردازیم بهتر است نگاهی به تعریف ویپ بیاندازیم.
ویپ چیست؟
برای اینکه با کارایی و کارکرد یک نرم افزار ویپ فارسی بیشتر آشنا شوید ابتدا به تعریف ویپ می‌پردازیم. ویپ (VoIP) به معنی انتقال صدا بر بستر شبکه یا Voice Over Internet Protocol است. این تکنولوژی صدای آنالوگ را به صفر و یک تبدیل و به صورت دیجیتال در بستر شبکه منتقل می‌کند. یعنی صدا توسط ویپ به یک ساختار دیجیتال تبدیل می‌شود و سپس این اطلاعات در شبکه به سرور ویپ انتقال می‌یابد. سامانه ویپ هم پس از تشخیص تماس خروجی یا ورودی، این اطلاعات را به گیت‌وی ویپ یا تلفن ارسال می‌کند. یک نرم‌افزار فارسی ویپ بر همین اساس طراحی و تولید شده است.
ویژگی‌های یک نرم افزار ویپ فارسی
حال این سوال مطرح می‌شود که نرم‌افزار مد نظر ما چه ویژگی‌های منحصربه‌فردی دارد؟ به طور کلی نرم افزار ویپ فارسی باید بتواند به صورت هوشمندانه‌ای توان مدیریتی شما را افزایش دهد. از جمله مهم‌ترین این ویژگی‌ها می‌توان به موارد زیر اشاره کرد:
- کاهش هزینه‌های ساختاری و امکانات بالا نسبت به میزان هزینه
- ارتباط بین دفاتر و شعب مختلف بدون محدودیت جغرافیایی
- عدم نیاز به سیم کشی اختصاصی برای شبکه تلفن
- امکان تشکیل تیم دورکاری
- قابلیت یکپارچه‌سازی با سیستم مدیریت ارتباط با مشتریان
- امکان برقراری کنفرانس تلفنی
- امکان دریافت گزارش لحظه‌به‌لحظه از رویدادهای مرکز تماس
- نظارت دقیق و اصولی بر عملکرد مجموعه
در این بخش ما به بررسی برخی از مهم‌ترین ویژگی‌ها و امکاناتی که یک نرم افزار ویپ فارسی ایده‌آل باید داشته باشد خواهیم پرداخت.
کاربری آسان و ساده نرم افزار ویپ فارسی
یکی از ویژگی‌هایی که یک ویپ فارسی ایده‌آل باید داشته باشد کاربری آسان و ساده یا به عبارتی کاربر پسند بودن (user friendly) آن است. یک نرم افزار ویپ ایده‌آل هم هست باید یک داشبورد حرفه‌ای و گسترده داشته باشد که طراحی گرافیکی مناسبی هم روی آن صورت گرفته باشد. مطالب مندرج در داشبورد نرم افزار ویپ فارسی باید شفاف و گویا باشند تا کاربر هنگام استفاده از آن دچار سردرگمی نشود. اگر نرم افزاری که شما برای مدیریت مرکز تماس خود تهیه می‌کنید این ویژگی‌ها را نداشته باشد نمی‌توانید بهترین بهره را از این نرم افزار ببرید. نمونه‌ای از این داشبورد که متعلق به الوویپ است را در زیر شماهده می‌کنید.
گزارش‌گیری دقیق نرم افزار ویپ فارسی
در پنل یک نرم افزار ویپ فارسی ایده‌آل باید بتوانید به راحتی تعداد تماس‌های فعال، تعداد اپراتورهای فعال و تعداد کاربران در صف انتظار را مشاهده کنید. همچنین یک ویپ فارسی مناسب به شما امکان دریافت اطلاعاتی در خصوص تعداد تماس‌های از دست رفته، میانگین زمان انتظار کاربر و میانگین زمان مکالمه با اپراتورها را می‌دهد. امکان دیگری که این داشبورد باید در اختیار شما قرار دهد ساخت یک چارچوب دلخواه در خصوص گزارش‌هاست که شما بتوانید بر اساس نیاز خود ساختاری برای گزارش‌گیری از مجموعه بسازید. البته علاوه بر آنچه که گفته شد قابلیت‌های شنود و نجوا و نظارت لحظه به لحظه بر مرکز تماس برخی دیگر از ویژگی‌های نرم افزار ویپ مد نظر ما به حساب می‌آید.
پنل مدیریتی نرم افزار ویپ فارسی الوویپ
توانایی مدیریت صف‌های تماس
یکی دیگر از ویژگی‌های نرم افزار ویپ قابلیت مدیریت صف‌های تماس است. به طور کلی یک نرم افزار ویپ فارسی باید بتواند صف‌های تماس را متناسب با سناریویی که شما برای آن تعریف می‌کنید مدیریت کند. طبیعتا مدیریت صف‌های تماس خصوصا در زمان‌های شلوغ و پرترافیک مرکز تماس یک چالش اساسی است. به همین دلیل پیشنهاد می‌کنیم هنگام خرید یک نرم افزار ویپ به این موضوع توجه کنید.
سخن پایانی
یک نرم افزار ویپ فارسی ایده‌آل باید چند ویژگی مشخص و شفاف داشته باشد. از مهم‌ترین پارامترهای که این نرم افزار باید داشته باشد می‌توان به کاربری آسان و ساده نرم افزار، گزارش‌گیری دقیق و توانایی مدیریت صف‌های تماس اشاره کرد. این نکته را هم باید خاطر نشان کرد که کاربری ساده و آسان به این معنی نیست که نرم افزار توان حرفه‌ای و گستردگی پایینی داشته باشد.
نرم افزار ایده‌آل مد نظر ما باید در کنار کاربری ساده و آسان یک نرم افزار کاملا حرفه‌ای، گسترده و جامع باشد تا بتواند به ما در مدیریت مرکز تماس کمک کند. بنابراین هنگام انتخاب یک نرم افزار ویپ فارسی حتما به این موارد توجه کنید تا یک انتخاب ایده‌آل برای مجموعه خود داشته باشید. سامانه مدیریت مرکز تماس الوویپ تمام ویژگی‌هایی که در این مقاله به آن‌ها اشاره شد را دارد. شما می‌توانید دموی سامانه الوویپ را با کلیک بر روی لینک به صورت رایگان دریافت کنید.
