۸ مزیت نرم افزار مرکز تماس در دورکاری

از مهم ترین قابلیت های مراکز تماس، می‌توان به مزایای مرکز تماس در دورکاری اشاره کرد. ابزارهای دورکاری در مراکز تماس به نرم‌افزارها و پلتفرم‌هایی گفته می‌شود که به کارشناسان مرکز تماس امکان می‌دهند تا از راه دور و به طور غیرحضوری به تماس‌های مشتریان پاسخ دهند. از زمان همه گیری ویروس کرونا تاکنون روش کار بسیاری از کارمندان تغییر کرده است و بسیاری از بخش ها، از جمله مراکز تماس به کار از راه دور روی آورده اند. بسیاری از کارمندان کار کردن در فضای آرام خانه را ترجیح می دهند و انعطاف پذیری و تمرکز بیشتری دارند.

با وجود برخی چالش ها، دورکاری برای مراکز تماس دارای ویژگی ها و مزایایی است. در ادامه به مزایای نرم افزار مرکز تماس در دورکاری می پردازیم؛ با ما همراه باشید.

اهمیت مراکز تماس برای کسب و کارها

مراکز تماس نقطه مهم تجربه مشتریان با شرکت هستند. شاید برای شماهم پیش آمده باشد که تنها به دلیل برخورد غیرمناسب یا عدم ارائه پشتیبانی خوب و در دسترس، دیگر از محصولات یا خدمات یک شرکت استفاده نکنید. بنابراین برای پاسخگویی به نیازهای مشتریان و جلب رضایت آنها  وجود یک مرکز تماس الزامی است.

از مراکز تماس می توان برای افزایش فروش محصولات و خدمات و ارائه پشتیبانی فنی به مشتریان استفاده کرد. مراکز تماس همچنین می‌توانند به کسب‌وکارها در جمع‌آوری بازخورد مشتریان کمک کنند. این مورد می‌تواند برای بهبود محصولات، خدمات و عملیات کلی کسب‌وکار مورد استفاده قرار گیرد.

کاربرد نرم افزار مرکز تماس در دورکاری

در سال های اخیر، ظهور  مشاغل دورکاری واحد مرکز تماس را متحول کرده است. بسیاری از مراکز تماس با راه اندازی نرم افزار مرکز تماس در دورکاری اکنون فرصت‌های کار از خانه را فراهم کرده و به شرکت‌ها اجازه می‌دهند تا از انعطاف بیشتری بهره ببرند و هزینه‌های سربار را کاهش دهند. با آموزش اپراتور مرکز تماس، کارشناسان مرکز تماس از راه دور می توانند  با استفاده از نرم افزار ویپ (VoIP) و در صورت دسترسی به اینترنت در هر زمان و  از هر نقطه ای که هستند کار کنند و پشتیبانی۲۴ ساعته را به مشتریان ارائه دهند.

دادن توانایی کار از راه دور به کارمندان باعث افزایش رضایت شغلی آنها می شود، زیرا  آنها زمان کمتری را صرف رفت و آمد می کنند و زمان بیشتری برای مدیریت زندگی شخصی خود خواهند داشت. اگر کارمندان خود را راضی نگه دارید، آنها بیشتر مشتاق خواهند بود که به مشتریان خدمت رسانی کنند و این به نوبه خود باعث افزایش رضایت مشتریان می شود.

به طور کلی، کال سنتر دورکاری یک موقعیت برد-برد را هم برای شرکت‌ها و هم برای کارمندان ارائه می‌دهد و به کسب‌وکارها اجازه می‌دهد به افراد  گسترده‌تری دسترسی داشته باشند و انعطاف‌پذیری و راحتی بیشتری برای کارمندان فراهم کنند.

ابزارهای دورکاری در مراکز تماس

برخی از رایج‌ترین ابزارهای دورکاری در مراکز تماس عبارتند از:

نرم‌افزارهای مرکز تماس مبتنی بر ابر:

• Zendesk: برای مدیریت تیکت‌ها و تعاملات با مشتریان
• Freshdesk: برای مدیریت تیکت‌ها و تعاملات با مشتریان
• Salesforce Service Cloud: برای مدیریت تیکت‌ها و تعاملات با مشتریان

ابزارهای ارتباطی:

• Slack: برای چت و گفتگوی تیمی
• Zoom: برای تماس‌های تصویری و ویدیو کنفرانس
• Google Meet: برای تماس‌های تصویری و ویدیو کنفرانس

انتخاب ابزارهای مناسب برای دورکاری در مرکز تماس به نیازهای خاص هر مرکز تماس و کارکنان آن بستگی دارد.

مزایای نرم افزار مرکز تماس در دورکاری

مزایای دورکاری مرکز تماس فقط منحصر به مرکز تماس سازمان شما نمی‌شود و بخش‌های دیگر در یک سازمان را هم تحت‌تاثیر قرار می‌دهد. در ادامه به تعدادی از مزایای کال سنتر در دورکاری می پردازیم:

راه اندازی و مدیریت آسان

یکی از مزایای اصلی نرم افزار کال سنتر، راه اندازی مرکز تماس بدون نیاز به حضور در نقطه ای مشخص یا تجهیزات سخت افزاری خاص است. این نرم افزار را می توان بر روی رایانه یا لپ تاپ نصب کرد و کارشناسان می توانند از آن برای دسترسی به اطلاعات مشتری و پاسخ به سؤالات استفاده کنند. این نرم افزار همچنین می تواند به راحتی برای مدیریت تماس های مختلف پیکربندی شود و مدیران مرکز تماس می توانند از آن برای نظارت و مدیریت عملکرد کارکنات خود استفاده کنند.

جذب کارکنان با مهارت

یکی از چالش هایی که صاحبان کسب و کار با آن روبرو هستند، جذب کارکنان با مهارت، مسئولیت پذیر و با اخلاق حرفه ای است؛ زیرا گاهی به دلیل در دسترس نبودن شخص مورد نظر شانس استخدام چنین فردی را از دست می دهند.  خوشبختانه دور کار شدن مشاغل این فرصت را برای آنان فراهم کرده که به جای تکیه بر استعدادهای محلی، بتوانند بهترین استعدادها را از سراسر جهان انتخاب کنند.

مدیران مراکز تماس همچنین می توانند با توجه به مطنقه سکونت کارشناسان، آنها را را در بازه های زمانی مختلف استخدام کنند تا به صورت ۲۴ ساعته به مشتریان خود خدمات رسانی کنند. علاوه بر این، فراهم کردن یک محیط کار از راه دور، متقاضیان با استعدادی را جذب می کند که ممکن است به دلیل مسئولیت هایی در خانه، مانند مراقبت از کودکان یا سالمندان، مایل به کار در یک اداره نباشند.

کاهش هزینه ها

شاید اصلی ترین مزیت مراکز تماس از راه دور این باشد که می توانید هزینه های خود را به میزان قابل توجهی کاهش دهید. با دورکار کردن بخش بزرگی از سازمان، دیگر نیازی به اجاره فضای بزرگتر یا سیستم های بیشتری نیست.همچنین در هزینه‌های اثاثیه اداری، سخت‌افزار، زیرساخت‌های فناوری اطلاعات و سایر هزینه‌های سربار صرفه‌جویی خواهید کرد.

 اگر یک کسب و کار در حال رشد هستید، می توانید مرکز تماس خود را در هر زمانی بدون نیاز به نقل مکان به فضای بزرگتر گسترش دهید.

انعطاف پذیری بیشتر کارکنان

حفظ کارکنان مرکز تماس مناسب می تواند یک چالش دائمی باشد، به ویژه برای شرکت هایی که در فصول خاص در حالت اوج تقاضا هستند، مانند شرکت های ارائه دهنده خدمات گرمایشی یا سرمایشی. با نمایندگی های دورکار، انعطاف پذیری بیشتری در برنامه ریزی و توانایی پرسنل به وجود می آید و مدیریت کارکنان را آسان تر می کند.

همکاری مجازی

نرم‌افزار مرکز تماس می‌تواند شامل ویژگی‌هایی باشد که امکان همکاری مجازی بین تیم‌های راه دور را فراهم می‌کند، مانند پیام‌رسانی فوری، ویدئو کنفرانس و اشتراک‌گذاری فایل. این می تواند به کارشناسان مرکز تماس از راه دور کمک کند تا به طور مؤثرتر ارتباط برقرار کنند و در مورد مسائل پیچیده مشتری همکاری کنند.

نظارت و مدیریت از راه دور

نرم افزار مرکز تماس می تواند در زمان واقعی فعالیت نماینده مرکز تماس از راه دور، از جمله حجم تماس، زمان رسیدگی به تماس و امتیازات رضایت مشتری را مشاهده کند. این به مدیران مرکز تماس اجازه می‌دهد تا عوامل را در زمان واقعی نظارت و مدیریت کنند و اطمینان حاصل کنند که آنها اهداف مشتری را برآورده می‌کنند و خدمات با کیفیت بالایی را ارائه می‌دهند.

خودکار سازی فرایندها

نرم افزار مرکز تماس می‌تواند کارهای تکراری و معمولی مانند مسیریابی تماس، توزیع تماس و ورود داده را خودکار کند. این می‌تواند به کارشناسان مرکز تماس از راه دور اجازه دهد تا روی مسائل پیچیده‌تر مشتری تمرکز کنند و تجربه بهتری برای مشتری ارائه دهند.

ارتباط بدون محدودیت جغرافیایی

یکی از چالش هایی که مدیران با کارمندان خود دارند، می‌تواند مربوط به عدم دسترسی به کارمندان باشد. گاهی اوقات مدیران مجبورند تا در موارد اضطراری با کارمندان خود تماس بگیرند. نرم افزار مرکز تماس این قابلیت را برای آنها فراهم می‌کند تا بدون محدودیت جغرافیایی، خطوط تلفن خود را بر روی هر دستگاه ارتباطی انتقال دهند و بدون هزینه اضافی با یکدیگر تماس بگیرند.

الوویپ؛ پاسخگوی نیاز مراکز تماس در دورکاری

به طور کلی، نرم افزار مرکز تماس در دورکاری می‌تواند طیف وسیعی از مزایا را برای کارمندان فراهم کند، بدین معنی که به آن‌ها کمک می‌کند تا مؤثرتر کار کنند، راحت‌تر با یکدیگر همکاری کنند و از هر کجای دنیا خدمات مشتریان را با کیفیت بالاتری ارائه دهند. نرم افزار مرکز تماس الوویپ می‌تواند همه این امکانات را در اختیار کسب و کارها قرار دهد. با استفاده از این سامانه، کارکنان می‌توانند به راحتی و از طریق دسترسی به اینترنت و با کامپیوتر شخصی به اطلاعات مشتریان دسترسی داشته باشند و پاسخگوی تماس‌های آن‌ها باشند. همچنین مدیران مرکز تماس هم می‌توانند بدون محدودیت مکانی و زمانی، بر عملکرد کارشناسان مرکز تماس خود نظارت همه جانبه داشته باشند.

با توجه به مزایای مرکز تماس ویپ برای مشاغل دورکار، ما در شرکت الوویپ، علاوه‌ بر فعالیت حضوری شرایط دورکاری برای کارشناسان خود را نیز فراهم کرده‌ایم. مرکز تماس در دورکاری قابلیت هایی فراهم کرده که این فرصت را برای کارمندان دو‌چندان جذاب می‌کند. در صورت علاقه به  همکاری با شرایط دورکاری به صفحه فرصت‌های شغلی مراجعه کنید.همچنین برای برای آشنایی بیشتر با امکانات سامانه الوویپ برای دورکاری، می‌توانید دموی این نرم افزار را دریافت نمایید.

سوالات متداول

نرم افزار دورکار مرکز تماس چیست؟

نرم‌افزار مرکز تماس کار از راه دور، به مجموعه‌ای از ابزارهایی اطلاق می‌شود که اپراتور مرکز تماس را قادر می‌سازد از هر مکانی خارج از یک محیط اداری کار کنند.

مزایای کلیدی استفاده از نرم افزار مرکز تماس در دورکاری چیست؟

مزایای نرم افزار مرکز تماس دورکاری دور عبارتند از:

• انعطاف‌پذیری
• صرفه جویی در هزینه
• صرفه جویی در زمان
• دسترسی به استعدادهای جهانی
• مقیاس پذیری
• نظارت از راه دور

نرم افزار مرکز تماس از راه دور چگونه بهره وری اپراتور را افزایش می دهد؟

نرم افزار مرکز تماس از راه دور، گردش کار ساده و فرآیندهای خودکار را در اختیار کارشناسان قرار می دهد. این باعث می‌شود تا کارکنان ، تماس‌های بیشتر و موثرتری را مدیریت کنند. علاوه بر این، انعطاف پذیری برای کار در محیط های راحت، اغلب منجر به افزایش رضایت شغلی و انگیزه می شود.

آیا امنیت داده در راه‌اندازی مرکز تماس به خطر می‌افتد؟

خیر؛ با اتخاذ تدابیر امنیتی مناسب، مثل پروتکل های رمزگذاری، انتقال امن داده ها و پیاده سازی کنترل های دسترسی دقیق  برای محافظت از اطلاعات حساس مشتری، امنیت داده ها به خطر نمی افتد.

آیا نرم افزار مرکز تماس از راه دور می تواند با سیستم های موجود ادغام شود؟

بله،  نرم‌افزار مرکز تماس می‌تواند با سیستم‌های مدیریت ارتباط با مشتری (CRM)، پلتفرم ‌های فروش بلیط و سایر ابزارهای ضروری تجاری ادغام شوند.