امکان ارتباط شعب با ویپ (VoIP)یک ویژگی مهم و کاربردی برای سازمان‌های مدرن است. با گسترش کسب و کارها در چندین مکان مختلف، حفظ ارتباط موثر در بهره‌وری عملیاتی و کیفیت خدمات مشتری اهمیت زیادی پیدا می‌کند. امروزه، نرم‌افزار مرکز تماس یک فناوری قدرتمند است که شرکت‌ها را قادر می‌سازد؛ تا ارتباطات شعب خود را با اتصال تحت یک سیستم یکپارچه تسهیل نمایند. VoIP موجب صرفه‌جویی در هزینه‌ها، افزایش انعطاف‌پذیری و همکاری بهبود یافته در شرکت شما می‌شود.
برای آشنایی بیشتر با نحوه اتصال VoIP در شعب مختلف و یکپارچه‌سازی ارتباط بین تیم‌های موجود در شعب مختلف، تا پایان این مقاله با ما همراه باشید.
نحوه اتصال VoIP در شعب مختلف
برای استفاده از فناوری نوین مرکز تماس و اتصال شعب متفاوت یک شرکت با کمک آن، باید مراحل زیر را در نظر بگیرید:
۱. نیازهای تجاری خود را ارزیابی کنید
قبل از اقدام به راه‌اندازی VoIP در شعب مختلف، ضروری است که الزامات ارتباطات تجاری خود را ارزیابی نمایید. درک نیازهای سازمان، انتخاب راه‌حل و زیرساخت نرم‌افزار مناسب را تسهیل می‌کند. ملاحظات کلیدی در این زمینه شامل موارد زیر هستند:
· تعداد شعب: چند مکان جغرافیایی مختلف برای اتصال به هم وجود دارد و هر چند وقت یکبار نیاز به برقراری ارتباط ضروری است؟
· حجم تماس: حجم تماس مورد انتظار بین شعب و مشتریان خارجی را برآورد کنید. این گزینه پهنای باند و ظرفیت سیستم مورد نیاز شما را تعیین می‌کند.
· نوع ارتباط: آیا تیم شما عمدتاً به تماس‌های صوتی متکی است یا به کنفرانس ویدیویی، پیام‌رسانی فوری و سایر ویژگی‌های ارتباطی یکپارچه نیز نیاز دارید؟
· الزامات مربوط به جابجایی: در نظر بگیرید که آیا کارمندان برای دورکاری به دسترسی VoIP نیاز دارند یا این‌که سیستم عمدتاً در محیط‌های اداری استفاده می‌شود.
۲. ارائه‌دهنده مناسب را انتخاب کنید
انتخاب ارائه دهنده ویپ مناسب هنگام اتصال چندین شعبه بسیار مهم است. به دنبال شرکتی باشید که توانمندی فنی، مقیاس‌پذیری و پشتیبانی قوی را در چندین مکان ارائه می‌دهد. هنگام انتخاب ارائه‌دهنده موارد زیر را در نظر بگیرید:
· سیستم مبتنی بر ابر در مقابل VoIP داخلی: برای مشاغلی با چندین شعبه، سیستم تلفن مبتنی بر ابر اغلب بهترین انتخاب است. Cloud VoIP نیاز به سخت‌افزار و زیرساخت گران قیمت در همه شعبات را از بین می‌برد و با رشد کسب و کار شما انعطاف‌پذیری و مقیاس‌پذیری بیشتری را ارائه می‌دهد. سیستم‌های داخلی، اگرچه قابل تنظیم‌تر هستند، اما نیاز به سرمایه‌گذاری اولیه و نگهداری مداوم دارند.
· ویژگی‌های ارتباطی یکپارچه: به دنبال ارائه‌دهنده‌ای باشید که خدماتی فراتر از تماس‌های صوتی ارائه می‌دهد. ویژگی‌های ارتباطی یکپارچه، مانند کنفرانس ویدئویی، پیام‌رسانی فوری، اشتراک‌گذاری فایل و مدیریت دسترسی، می‌توانند همکاری بین شعب را تقویت کنند.
· دسترسی بین‌المللی: اگر شعبه‌های شما در کشورها یا مناطق مختلف هستند؛ اطمینان حاصل کنید که ارائه‌دهنده VoIP خدمات قابل اعتمادی را در همه این مکان‌ها داشته باشد. امکان ارائه شماره‌های محلی را در کشورهای مختلف بررسی کنید و از حداقل تاخیر برای تماس‌های بین‌المللی مطمئن شوید.
· قراردادهای سطح سرویس (SLA): بررسی کنید که ارائه‌دهنده، SLA های قوی برای زمان کار، قابلیت اطمینان و پشتیبانی مشتری مطلوبی داشته باشد. این امر به ویژه برای مشاغل چند شاخه‌ای که به ارتباطات مداوم متکی هستند، بسیار مهم است.
۱. زیرساخت‌های لازم را راه‌اندازی نمایید
هنگامی که شرکت مناسب برای دریافت خدمات VoIP را انتخاب نمودید، باید زیرساخت‌های لازم برای اطمینان از اتصال پایدار و با کیفیت بین شعب را تنظیم کنید. مراحل کلیدی برای این فرآیند عبارتند از:
· اتصال به اینترنت قابل اعتماد: سیستمVoIP از طریق اینترنت اجرا می‌شود، بنابراین هر شعبه باید یک اتصال اینترنتی قابل اعتماد و پرسرعت داشته باشد. معمولاً برای حفظ کیفیت صدای بالا، حداقل سرعت ۱۰۰ کیلوبیت بر ثانیه در هر تماس هم‌زمان توصیه می‌شود. مطمئن شوید که همه شعبه‌ها پهنای باند لازم برای رسیدگی به حجم تماس مورد انتظار، را داشته باشند.
· پیکربندی کیفیت خدمات (QoS): برای اولویت‌بندی ترافیک صوتی و حفظ کیفیت تماس، روترها و شبکه خود را برای پشتیبانی از QoS پیکربندی نمایید. این فرآیند تضمین می‌کند که بسته‌های داده صوتی نسبت به سایر انواع ترافیک اینترنتی اولویت داشته باشند؛ و از تاخیر، لرزش و از دست دادن بسته جلوگیری می‌کند.
· شبکه IP خصوصی: برای مشاغل با داده‌های حساس یا حجم تماس بالا، راه‌اندازی یک شبکه IP خصوصی (MPLS یا VPN) ، ارتباط ایمن و قابل اعتماد بین شعب را تضمین می‌کند. یک شبکه خصوصی می‌تواند با دور زدن اینترنت عمومی برای ارتباطات داخلی، میزان تاخیر را کاهش دهد و کیفیت تماس‌ها را بهبود بخشد.
- سیستمی یکپارچه را پیاده‌سازی کنید
هنگام اتصال VoIP بین شعب، مهم است که از فعالیت همه مکان‌ها تحت یک سیستم ارتباطی یکپارچه اطمینان حاصل شود. به این ترتیب امکان تعامل مطلوب بین شعب فراهم خواهد شد و این احساس را ایجاد می‌کند که تیم‌های مختلف در یک دفتر واحد کار می‌کنند. نحوه پیاده‌سازی چنین سیستمی به صورت خلاصه به شرح زیر است:
- سیستم سانترال متمرکز: از یک سیستم تبادل شعبه خصوصی (PBX) مبتنی بر ابر متمرکز، برای مدیریت تمام تماس‌های ورودی و خروجی در شعب خود استفاده کنید. این سیستم تماس‌ها را به صورت داخلی بین شعب و از خارج نیز به سمت مشتریان هدایت می‌کند؛ و کارآمد بودن ارتباطات را تضمین می‌کند. یک PBX مبتنی بر ابر، امکان توسعه یافتن و اضافه کردن مکان‌ها یا کاربران بیشتر را دارد.
- شماره‌گیری داخلی: یکی از مزایای کلیدی اتصال VoIP بین شعب، امکان استفاده از شماره‌گیری داخلی است. کارمندان در مکان‌های مختلف می‌توانند با شماره‌گیری شماره‌های داخلی کوتاه به جای شماره‌های تلفن کامل، با یکدیگر ارتباط برقرار کنند و ارتباطات داخلی را تسریع دهند.
- Call Forwarding و Routing: برای اطمینان از این‌که تماس‌های بین شعب به طور موثر تقسیم می‌شوند، انتقال تماس و مسیریابی هوشمند را در سیستم خود تنظیم کنید. اگر شعبه‌ای بسته شده، یا بخش مورد نظر مشغول است، تماس‌ها می‌توانند به طور خودکار به مکان دیگری هدایت شوند.
- ملاحظات امنیتی
هنگام اتصال چندین شعبه از طریق این نرم‌افزار، حفظ امنیت ارتباطات سازمانی ضروری است. سیستم‌های VoIP در برابر هک، استراق سمع و سایر تهدیدات سایبری آسیب‌پذیر هستند، بنابراین باید اقدامات زیر را برای محافظت از شبکه خود انجام دهید:
- رمزگذاری: اطمینان حاصل کنید که تمام انتقالات صدا و داده رمزگذاری شده است؛ تا از دسترسی غیرمجاز جلوگیری شود. بسیاری از ارائه‌دهندگان از پروتکل‌های رمزگذاری مانند TLS (امنیت لایه حمل و نقل) و SRTP (پروتکل حمل و نقل امن در زمان واقعی) استفاده می‌کنند.
- پیکربندی فایروال: فایروال‌های خود را برای محافظت در برابر حملات خارجی پیکربندی کنید. از فناوری SBCs برای اضافه کردن یک لایه امنیتی اضافی با مدیریت و ایمن کردن ترافیک VoIP در لبه شبکه استفاده کنید.
- به روزرسانی منظم نرم‌افزار: نرم‌افزار مرکز تماس خود را برای محافظت در برابر آسیب‌های احتمالی به روز نگه دارید. اطمینان حاصل کنید که ارائه‌دهنده شما به طور منظم سیستم را برای دفاع در برابر آخرین تهدیدات بررسی می‌کند.
بیشتر بخوانید: امنیت VoIP
- نظارت و بهینه‌سازی عملکرد
هنگامی که سیستم کال‌سنتر شما در چندین شعبه راه‌اندازی و اجرا می‌شود، نظارت مداوم بر عملکرد آن بسیار مهم است. در اینجا چند راه برای اطمینان از عملکرد بهینه این نرم‌افزار مطرح می‌شود:
- نظارت بر کیفیت تماس: از تجزیه و تحلیل داخلی سیستم VoIP برای نظارت بر کیفیت تماس، از جمله عواملی مانند تأخیر، لرزش و از دست دادن بسته استفاده کنید. اگر هرگونه مشکلی را شناسایی نمودید، تنظیمات شبکه را بررسی کنید؛ یا برای دریافت کمک با ارائه‌دهنده خود تماس بگیرید.
- تست منظم: به صورت دوره‌ای سیستم را در شعب مختلف آزمایش کنید، تا مطمئن شوید که تماس‌ها واضح هستند و همه ویژگی‌های آن، مانند شماره‌گیری داخلی و ارسال تماس، به درستی کار می‌کنند.
- دریافت بازخورد کارکنان: برای شناسایی هرگونه چالش ارتباطی یا زمینههای بهبود، بازخورد کارکنان همه شعبات را جمعآوری کنید.
اطمینان از ارتباط سازنده شعب با کمک فناوری VoIP
شرکت‌های امروزی برای دستیابی به تماس‌های با کیفیت مطلوب، قابلیت اطمینان و امنیت سطح بالا، باید در زیرساخت شبکه خود سرمایه‌گذاری کنند. ارتباط شعب مختلف با ویپ (VoIP)، هزینه‌های سازمان را کاهش می‌دهد؛ و موجب ارتقاء کیفیت همکاری برای کسب و کارهای مختلف می‌شود. با انتخاب ارائه‌دهنده مناسب، راه‌اندازی زیرساخت قابل اعتماد، پیاده‌سازی ویژگی‌های ارتباطی یکپارچه، و تضمین امنیت، می‌توانید همه شعبه‌های خود را تحت یک سیستم منسجم به هم متصل سازید. در نتیجه، کارمندان قادر خواهند بود بدون توجه به موقعیت فیزیکی خود، به طور موثر با یکدیگر ارتباط بگیرند؛ و این امر منجر به بهبود بهره‌وری و ارتقاء خدمات مشتریان می‌شود.
برای کسب اطلاعات بیشتر و دریافت مشاوره تخصصی در مورد نحوه اتصال VoIP در شعب مختلف سازمان خود، حتما با کارشناسان ما در الوویپ تماس بگیرید.
سوالات متداول:
- چرا VoIP برای مشاغل با شعبه‌های متعدد مهم است؟
این فناوری راندمان عملیاتی را افزایش داده، هزینه‌ها را کاهش می‌دهد؛ و همکاری در شعب مختلف را بهبود می‌بخشد.
- کسب و کارها چگونه پیش نیازهای VoIP خود را بررسی می‌کنند؟
برای این کار تعداد شعب، حجم تماس، انواع ارتباطات و الزامات تحرک مورد نیاز را ارزیابی می‌کنند.
- ملاحظات کلیدی هنگام انتخاب یک ارائه‌دهنده VoIP چیست؟
بهتر است مقیاس‌پذیری، ویژگی‌های ارتباطی یکپارچه و دسترسی بین‌المللی را در مورد خدمات ارائه‌دهنده نظر بگیرید.
- چه زیرساختی برای VoIP مورد نیاز است؟
اینترنت پرسرعت قابل اعتماد، پیکربندی QoS و شبکه IP خصوصی برای برقراری ارتباط پایدار ضروری هستند.
- چه اقدامات امنیتی برای سیستم‌های VoIP مورد نیاز است؟
رمزگذاری، فایروال‌ها و به روزرسانی‌های نرم‌افزاری منظم از سیستم‌های VoIP در برابر تهدیدات سایبری محافظت می‌کنند.
