راهاندازی تلفن اینترنتی با ارائه روش‌های مقرون به صرفه، منعطف و مقیاس‌پذیر برای ارتباطات صوتی و تصویری، نحوه تعامل کسب و کارهای امروزی را تغییر داده است. به کارگیری این فناوری در سازمان شما می‌تواند عملیات مرکز تماس را سادهتر کند؛ و در کنار کاهش هزینهها و همکاری بین اعضای تیم را افزایش دهد.
در این مقاله راهنمای جامع راهاندازی تلفن اینترنتی در کسب و کارها را به صورت مرحله به مرحله بررسی می‌کنیم. برای آشنایی با نحوه صحیح بکارگیری این تکنولوژی و بهره‌مندی از مزایای آن تا پایان مطلب با ما همراه باشید.
مراحل راهاندازی تلفن اینترنتی
راهاندازی تلفن اینترنتی فرآیند دشواری نیست؛ اما مهم است که قبل از شروع به کار بدانید دقیقا به چه چیزهایی در این زمینه نیاز دارید:
- درک نیازهای تجاری کسب و کار
قبل از این‌که وارد مراحل فنی شوید، دلایل خود برای انتقال به تلفن اینترنتی را به صورت شفاف بیان نمایید. آیا به دنبال کاهش هزینهها، ادغام کارکنان دورکار یا بهبود خدمات مشتری هستید؟ درک اهداف مشخص به شما کمک می‌کند، تا ویژگی‌ها و تنظیمات مناسب را بیابید.
- شناسایی و انتخاب ارائهدهنده مناسب برای خدمات VoIP
در مورد ارائه‌دهندگان VoIP مختلف تحقیق کنید؛ زیرا ویژگی‌ها، قیمت‌ها و کیفیت خدمات ممکن است بسیار متغیر باشد. به دنبال شرکتی باشید که ویژگیهای زیر را ارائه دهد:
- مقیاسپذیری برای کسب و کارهای در حال رشد
- پشتیبانی مشتری با کمترین زمان خرابی
- ویژگیهای امنیتی برای محافظت از اطلاعات حساس
- ویژگیهای ضروری مانند ارسال تماس، پست صوتی، تماس کنفرانسی و آنالیز لحظه‌ای
بیشتر بخوانید: نحوه انتخاب بهترین ارائه دهنده VoIP
- انتخاب صحیح سخت‌افزار و نرم‌افزارهای کاربردی
برای عملکرد روان سیستم VoIP خود به سخت‌افزار و نرم‌افزارهای سازگار با آن نیاز دارید. برخی از گزینه‌های رایج در این زمنیه عبارتند از:
- تلفن‌های IP: این دستگاه‌ها سخت‌افزار اختصاصی برای تلفن اینترنتی هستند؛ و برای کارمندانی که به سیستم‌های تلفن سنتی عادت کرده‌اند، ایده‌آل خواهند بود.
- تلفن‌های نرم‌افزاری: تلفن‌های مبتنی بر نرم‌افزار که روی رایانه‌های رومیزی، لپ‌تاپ و دستگاه‌های تلفن همراه اجرا می‌شوند؛ و انعطاف‌پذیری کافی برای تیم‌های دورکار را فراهم می‌آورند.
- هدست: برای واضح بودن صدا، به خصوص در محیطهای کاری باز کاربرد دارند.
ارزیابی نیازهای سخت‌افزاری، یکپارچگی عملیات مرکز تماس را تضمین می‌کند و موجب جلوگیری از مشکلات مربوط به سازگاری می‌شود.
- تنظیم اتصال اینترنتی پایدار
یک اتصال اینترنتی قابل اعتماد برای تماس‌های VoIP با کیفیت بسیار مهم است. این نکات را در نظر بگیرید:
- پهنای باند: برای مشاغل کوچک و متوسط، حداقل ۱۰۰ کیلوبیت بر ثانیه در هر خط توصیه می‌شود.
- بهینه‌سازی شبکه: برای جلوگیری از وقفه در زمان اوج استفاده، ترافیک VoIP را اولویت‌بندی کنید.
- اتصالات اضافی: در صورت امکان، یک اتصال پشتیبان داشته باشید، تا احتمال خرابی را به حداقل برسانید.
در مورد پهنای باند مورد نیاز با ارائهدهنده خود مشورت کنید و تست‌های سرعت لازم را انجام دهید، تا از وجود ظرفیت کافی برای حجم تماس‌های مورد انتظار خود اطمینان داشته باشید.
- برنامه‌ریزی زیرساخت شبکه
VoIP برای عملکرد بهینه نیاز به تنظیمات خاصی در زیرساخت شبکه شما دارد. مولفه‌های زیر را در نظر بگیرید:
- پیکربندی روتر: تنظیمات کیفیت خدمات (QoS) را روی روتر خود انجام دهید و از این طریق ترافیک VoIP را اولویت‌بندی کنید.
- کابل کشی اترنت: اتصالات سیمی پیوند پایدارتری نسبت به Wi-Fi ارائه می‌دهند.
- تنظیمات فایروال: فایروال را پیکربندی نمایید، تا ترافیک VoIP را مجاز بداند؛ و ضمن جلوگیری از قطع تماس، امنیت مورد نیاز را تضمین کند.
برای انجام دقیق تنظیمات لازم شبکه با تیم فناوری اطلاعات یا ارائهدهنده VoIP خود مشورت کنید.
- پیکربندی تنظیمات VoIP
هنگامی که سخت افزار و شبکه شما آماده شد، تنظیمات VoIP را بر اساس نیازهای تجاری خاص خود پیکربندی نمایید. تنظیمات کلیدی در این زمینه عبارتند از:
- Auto-Attendant: منویی برای هدایت تماس‌ها به بخش مناسب برای تماس‌گیرندگان فراهم می‌کند.
- مسیریابی و بازارسال تماس: اطمینان حاصل می‌کند که تماس‌ها به افراد مناسب در تیم می‌رسند؛ حتی اگر بصورت دورکار با سازمان همکاری داشته باشند.
- پست صوتی و ضبط تماس: بایگانی تماس‌ها را برای تضمین کیفیت و مطابقت با آن‌ها فعال می‌سازد.
برای بررسی این گزینه‌ها و تنظیم آن‌ها به منظور رسیدن به حداکثر کارایی، زمان بگذارید و آموزش VoIP را در راس برنامههای خود بگذارید..
- نظارت و بهینه‌سازی عملکرد
پس از راهاندازی، سیستم VoIP را برای شناسایی و حل هر گونه مشکل احتمالی نظارت کنید. این فرآیند مستمر شامل:
- نظارت بر کیفیت تماس: از ابزارهای مناسب برای ردیابی وضوح تماس، لرزش و تأخیر استفاده کنید.
- جمع‌آوری بازخورد: از کارمندان و مشتریان در مورد کیفیت تماس و قابلیت بهبود آن نظرسنجی کنید.
- به روزرسانی‌های منظم: اطمینان داشته باشید که نرم‌افزار و سیستم عامل آن برای بهبود امنیت و عملکرد بهینه به‌روز هستند.
اغلب ارائه‌دهندگان VoIP ابزارهای تجزیه و تحلیل و گزارش‌دهی لازم را در اختیار شما قرار می‌دهند؛ تا بتوانید تنظیمات مبتنی بر داده را انجام دهید.
بکارگیری راهنمای راهاندازی تلفن اینترنتی
شاید در ابتدای مسیر، فرآیند راهاندازی تلفن اینترنتی پیچیده به نظر برسد؛ اما با در نظر گرفتن مراحل ذکر شده می‌توانید یک سیستم ارتباطی کارآمد، ایمن و قابل اعتماد را برقرار سازید. چه یک کسب‌وکار کوچک یا یک شرکت بزرگ باشید، تلفن اینترنتی انعطاف‌پذیری، صرفه‌جویی در هزینهها و بهبود تعامل با مشتری را برای شما به ارمغان می‌آورد؛ و به یک سرمایه‌گذاری ارزشمند برای هر سازمان مدرنی تبدیل می‌شود.
پس از مطالعه راهنمای راهاندازی تلفن اینترنتی در کسب و کار خود، می‌توانید با خیال راحت نسبت به اجرای آن اقدام کنید و در صورت بروز هرگونه مشکل یا سوال تخصصی، حتما با کارشناسان ما در الوویپ تماس بگیرید.
سوالات متداول:
- آیا میتوانم سیستم VoIP خود را راهاندازی کنم؟
فناوری ویپ سازمانی را نمیتوانید به تنهایی راهاندازی کنید و برای چنین سرویسی باید از یک ارائهدهنده خدمات VoIP کمک بگیرید.
- چه تجهیزاتی برای راهاندازی ویپ مورد نیاز است؟
برای شروع به مودم و روتر نیاز دارید. بعلاوه، احتمالا نیازمند تلفن‌های رومیزی و هدست‌های VoIP برای رسیدگی مؤثر به تماس‌ها باشید.
- آیا میتوان از VoIP به صورت رایگان استفاده نمود؟
برنامههای تلفن اینترنتی رایگان مانند WhatsApp، Facebook Messenger، Google Duo و موارد مشابه، امکان برقراری و دریافت تماس از طریق اینترنت را برای شما فراهم میسازند.
- چرا کسبوکارها باید به تلفن اینترنتی مهاجرت کنند؟
تلفن اینترنتی هزینهها را کاهش داده، عملیات را سادهتر ساخته و همکاری تیمی را بهبود میبخشد.
- چه عواملی باید در انتخاب ارائهدهنده VoIP در نظر گرفته شوند؟
مقیاسپذیری، پشتیبانی مشتری، ویژگیهای امنیتی و ویژگیهای ضروری مانند ارسال تماس و پست صوتی.
