امروزه با ظهور کسب و کارهای کوچک و بزرگ متعدد رقابت بین آنها افزایش یافته است. صاحبین کسب و کار برای هماهنگی، نیازمند ارتباطات یکپارچه و مستمر هستند تا بتوانند روندکاری را در داخل و خارج از سازمان تسهیل کنند. سیستم تلفنی سانترال همان چیزی است که می تواند به ارتباطات موثر و ساده بین افراد کمک کند. برای درک کامل این تکنولوژی، در گام اول به این سوال پاسخ میدهیم که تلفن سانترال یعنی چه؟ سپس به شرح انواع سانترال و امکانات آن میپردازیم.
به زبان ساده سانترال، دستگاه یا سیستمی است که بین کارمندان یک سازمان با یکدیگر یا با مشتریانشان ارتباط برقرار می کند و باعث بهبود مسیر ارتباطی می شود. در این مقاله قصد داریم به کاربردهای سیستم سانترال و مزایای آن بپردازیم. با ما همراه باشید!
سانترال چیست؟ مدل PBX سخت افزاری
در هر شرکتی و با هر سمتی که مشغول به کار هستید، سیستم تلفن شما بدون شک نقش مهمی در عملیات کسب و کار شما ایفا می کند. بخصوص اگر تعداد کارمندان شرکت زیاد باشد، امکان خرید خط جداگانه برای هر شخص میسر نیست. در واقع شما نیاز به سیستمی دارید که راحت و کم هزینه با سایر بخش های شرکت ارتباط برقرار کرده و نیز بتوانید به طور همزمان پاسخگوی مشتریان باشید.
تلفن سانترال که با نام PBX یا Private Branch Exchange نیز شناخته می شود، یک سیستم مخابراتی است که به عنوان یک دستگاه مرکزی برای مدیریت و مسیریابی تماس های یک سازمان عمل می کند. با ظهور فناوری سیستم‌های تلفن سانترال اکنون از هر نقطه قابل دسترسی هستند و به ابزاری حیاتی برای کسب‌وکارهایی تبدیل شده اند که به دنبال بهبود زیرساخت‌های ارتباطی خود هستند. هزینه پایین، کیفیت بالا، ارتباط همزمان با چندین خط شهری و کنترل بهتر بر خطوط از جمله مزایایی است که استفاده از تلفن سانترال به همراه دارد.
تفاوت سانترال و تلفن ثابت چیست؟
هنگام استفاده از تلفن ثابت، معمولا برای هر کارمند باید یک خط تلفن جدا در نظر گرفته شود. حالا تصور کنید که بعد از مدتی تعداد کارمندان بیشتر شود و برای هریک از آنها یک خط جداگانه شهری تهیه شود. در آن صورت اتفاقی که می افتد منجر به شلوغی بیش از حد خط ها و در مواردی عدم برقراری تماس موفق میشود. در اینجا سانترال با قابلیت سیستم مرکزی این مشکل را به راحتی حل کرده است.
تفاوت دیگر سانترال با تلفن ثابت این است که تلفن های سانترال مجهز به پاسخگوی خودکار هستند که مشتری می تواند به راحتی با شماره گیری یک عدد به واحد موردنظر خود وصل شود. اما در تلفن ثابت این ویژگی قابل تعمیم نیست و اگر با واحد دیگری کار داشته باشد امکان برقراری ارتباط با آن شخص وجود ندارد.
بعلاوه در سیستم تلفنی سانترال بر خلاف سیستم تلفن ثابت، امکان ضبط و پیگیری تماس‌ها وجود دارد و از این طریق توانایی نظارت و کنترل بیشتری بر تماس های ورودی و خروجی سازمان خواهید داشت.
تلفن سانترال چگونه کار میکند؟
در یک دستگاه تلفن سانترال تعدادی پورت به ورودی خط تلفن مخابرات مرتبط هستند؛ همچنین پورت های دیگری به خروجی خطوط داخلی اختصاص داده شده اند. نحوه این تقسیم بندی باید توسط یک فرد متخصص در نصب سانترال محاسبه شده و تخصیص داده شود.
سیستم تلفن سانترال معمولا با هدف کنترل چندین خط تلفن شهری با استفاده از یک عدد تلفن رومیزی به کار میرود. ظاهر این دستگاه تلفن، با تلفن های ثابت متفاوت است و دکمه های بیشتری دارد تا قابلیت کاربرد اداری این دستگاه در مواردی مانند هولد کردن تماس را ممکن سازد.
بعد از اینکه این سیستم تلفن در یک شرکت نصب و راه اندازی شد؛ به هریک از کارکنان یا هر واحد از مجموعه، یک خط تلفن داخلی اختصاص داده میشود.. هر کارمندی برای استفاده از این خطوط داخلی، نیاز به استفاده از یک دستگاه تلفن سانترال مجزا دارد.
مزایای تلفن سانترال چیست؟
تلفن سانترال مزایای زیادی دارد. از جمله مزایا و قابلیت های آن می توان به موارد زیر اشاره کرد:
قابلیت اطمینان
یکی از مزایای کلیدی سیستم های تلفن مرکزی، قابلیت اطمینان آنها است. از آنجایی که همه تماس ها از طریق یک سانترال مرکزی هدایت می شوند، خطر خرابی تجهیزات یا اختلال در سرویس کمتر است. این منجر به سطح بالاتری از قابلیت اطمینان در مقایسه با سیستم‌های تلفن ثابت میشود؛ زیرا در تلفن ثابت تماس‌ها از طریق دستگاه های متعدد مستقل هدایت می‌شوند.
کیفیت خدمات
سیستم های تلفن سانترال و تلفن های ثابت دو نوع مختلف از فناوری های تلفن هستند. تلفن های سانترال معمولاً کیفیت بالاتری نسبت به تلفن ثابت دارند؛ زیرا ویژگی ها و قابلیت های پیشرفته تری را ارائه می دهند.
تلفن های سانترال از فناوری پیشرفته تری استفاده می کنند و گزینه های بسیار بیشتری برای ردیابی و مدیریت تماس دارند. آنها همچنین کیفیت تماس بهتری دارند، زیرا تماس ها از طریق اینترنت یا یک شبکه داده اختصاصی منتقل می شوند.
در مقابل، خطوط تلفن ثابت از فناوری آنالوگ استفاده می‌کنند و از نظر توانایی محدود هستند. آنها همچنین در معرض نویز بیشتر خط و تداخل های دیگر هستند که می تواند بر کیفیت تماس تأثیر بگذارد.
مقیاس‌پذیری
سیستم‌های تلفن سانترال مقیاس‌پذیر هستند، به این معنی که می توان آنها را به راحتی گسترش یا تغییر داد تا نیازهای مشتری را برآورده کرد. از آنجایی که سانترال مرکزی به عنوان مرکز شبکه تلفن عمل می کند، می‌تواند به راحتی در صورت نیاز به روز یا عوض شود.
شبکه تلفن سانترال به شرکت‌ها این امکان را میدهد تا به تعداد مورد نیاز خود خط داخلی داشته باشند. هر چند بازای هر خط تلفن داخلی نیاز به یک دستگاه تلفن سانترال مجزا نیز خواهند داشت. در این حالت تماس کارمندان با یکدیگر، بین داخلی‌های مختلف شرکت رایگان خواهد بود.
صرفه جویی در هزینه
سیستم های تلفن مرکزی می توانند در مقایسه با سیستم های تلفن ثابت باعث صرفه جویی در هزینه‌ها شوند، زیرا تماس ها از طریق یک سانترال مرکزی به جای چندین خط تلفن مستقل هدایت می شوند. این امر هزینه زیرساخت و نگهداری شبکه را کاهش می دهد و می تواند منجر به کاهش هزینه ها شود.
معمولا در شرکت تماس های غیر ضروری یا اشتباه زیاد اتفاق می افتد. به کمک سیستم مرکزی سانترال می توان جلوی این اتفاق را گرفت؛ به طور مثال می‌توان تماس های بخشی از کارمندان شرکت را به خارج از سازمان محدود کرد.
بهبود مدیریت پاسخگویی
یکی از عوامل مهم در رضایت مشتریان، پاسخگویی سریع و به موقع پرسنل سازمان است. هر کسب و کاری در تلاش است تا با پاسخ‌دهی صحیح و فوری، نیاز مشتریان را برطرف کند. با استفاده از سیستم تلفن گویا می‌توان مستقیما مشتری را به بخش مربوطه ارجاع داد و با ضبط و پیگیری تماس ها در صورت وقوع مشکلات آنها را پیگیری کرد.
نحوه راه‌اندازی تلفن سانترال به چه ترتیبی است؟
برای نصب و راه اندازی سیستم سانترال در شرکت، ابتدا باید مکان مناسبی را با فاصله حدود ۱ متری از زمین، برای آن در نظر بگیرید. در مرحله بعدی نقشه مسیر خطوط تلفن مخابراتی خود را مشخص کنید؛ سپس با توجه به نوع و تعداد داخلی ها سیم بندی های لازم را انجام دهید. یکی از روش های برنامه ریزی تلفنی یا کامپیوتری را برای انجام تنظیمات انتخاب کنید. در ادامه با توجه به دستوالعمل های ارائه دهنده سیستم یا دفترچه راهنما، تنظیمات لازم شامل طبقه بندی خطوط تلفن مخابراتی، تاریخ سیستم، تنظیم داخلی ها و سایر موارد لازم را انجام دهید. برای سهولت راه اندازی این سیستم بهتر است از یک نصاب حرفه ای سانترال کمک بگیرید.
انواع تلفن های سانترال کدامند؟
تلفن های سانترال دارای انواع مختلفی هستند که هر کدام از نظر کاربرد و نحوه ارتباط با یکدیگر تفاوت دارند:
- تلفن سانترال دیجیتال
- تلفن سانترال آنالوگ
- تلفن سانترال هایبرید
- تلفن سانترال تحت شبکه IP
اما به عنوان دستاوردهای اخیر در این تکنولوژی، باید به تلفن سانترال وایرلس اشاره کنیم که با استفاده از یک کنسول تلفن سانترال بی سیم کار میکند و انعطاف پذیری بیشتری نسبت به مدل های آنالوگ در سازمان ها ایجاد کرده است. همچنین تلفن سانترال مجازی مدرنترین روش استفاده از سیستم سانترال در مراکز تماس شرکت ها محسوب میشود. این سیستم امکاناتی از جمله ارسال فکس مجازی را به فناوری قدیمی سانترال افزوده است.
ویپ، مدل PBX نرم افزاری
آنچه تاکنون درباره سانترال صحبت کردیم، روش سخت افزاری راه اندازی مرکز تماس بود که با استفاده از تجهیزات و سیستم تلفن برقراری ارتباط را بین اعضای شرکت فراهم میکند. مدل دیگری از برقراری تماس وجود دارد که تحت عنوان نرم‌افزار ویپ (VoIP) شناخته می شود. آنچه باعث تفاوت این دو می شود، این است که سیستم های سانترال از خطوط تلفن آنالوگ برای اتصال به شبکه تلفن عمومی استفاده می کنند. آنها معمولاً گران‌تر از سیستم‌های VoIP هستند و انعطاف پذیری کمتری نسبت به آنها دارند، اما کیفیت تماس و قابلیت اطمینان بهتری را ارائه می‌دهند.
سیستم های VoIP از اینترنت برای اتصال به شبکه تلفن عمومی استفاده می کنند. آنها مقرون به صرفه تر هستند و ویژگی های پیشرفته تری را ارائه می دهند، اما ممکن است به دلیل مشکلات اتصال به اینترنت در معرض قطعی و وقفه در خدمات قرار گیرند. در این مقاله می توانید به طور کامل تفاوت ویپ و سانترال را بخوانید.
سخن آخر؛ VoIP یا سانترال؟
در عصر ارتباطات و تکنولوژی های نوین، استفاده از انواع سانترال‌های آنالوگ منسوخ شده است. این سیستم ها به دلیل توسعه پذیری سخت و پرهزینه و انعطاف پذیری پایین آن ها و عدم امکان یکپارچه سازی با سایر نرم افزار همانند نرم افزار ارتباط با مشتری، برای سازمان ها ناکارآمد به حساب می آیند.
در نقطه مقابل سیستم های نرم افزاری ویپ (VoIP) مزایای بی شماری برای کسب و کارها دارند مدیریت تماس متمرکز، مقرون به صرفه بودن، بهبود خدمات مشتری، افزایش بهره وری، مقیاس پذیری و ویژگی های پیشرفته از جمله مزایای استفاده از سیستم ویپ است. به طور کلی سیستم تلفن VoIP یک سرمایه گذاری ارزشمند برای کسب و کارها است که باعث بهبود روند ارتباطات و افزایش کارایی می شود.
مطالعه این مطلب یک دیدگاه کلی از مزایا و معایب تلفن سانترال، برای صاحبان کسب و کار به دست می دهد. در صورتی که از این سیستم در کسب و کار خود استفاده می کنید و به دنبال راهکارهایی برای حذف معایب آن در سیستم تلفن خود هستید، با کارشناسان ما در الوویپ تماس بگیرید.
سوالات متداول
تلفن سانترال یا PBX چیست؟
PBX مخفف Private Branch eXchange است و برای توصیف یک سیستم تلفن تجاری به کار میرود، که چندین خط ورودی و خروجی و ویژگی های مدیریت تماس را به شرکت ها ارائه میدهد.
فعالسازی تلفن گویا سانترال، به چه معناست؟
این گزینه، فناوری تلفنی است که به مشتریان امکان میدهد با سیستم شرکت از طریق گزینههای منوی صوتی قابل تنظیم، در زمان واقعی و بدون دخالت انسانی تعامل داشته باشند.
آیا PBX یک نوع VoIP است؟
سیستم تلفنی PBX به شبکه داده متصل نیست. VoIP شکل دیگری از فناوری سیستم تلفن است؛ که صدا را به بستههای داده تبدیل نموده و بر بستر اینترنت انتقال میدهد.
