سانترال چیست؟ 5 مزیت تلفن سانترال

آیا تا به حال تماس گرفته‌اید که بشنوید: «برای ارتباط با بخش فروش عدد ۱ و پشتیبانی عدد ۲ را فشار دهید»؟ این دقیقا همان جادوی سیستم سانترال است. در دنیای رقابتی امروز، از دست دادن حتی یک تماس مشتری می‌تواند به معنای از دست دادن یک معامله بزرگ باشد. کسب‌وکارهای موفق دیگر از خطوط تلفن ثابت و پراکنده استفاده نمی‌کنند؛ آن‌ها به دنبال یکپارچگی هستند. تلفن سانترال (Central Telephone System) همان حلقه گمشده‌ای است که ارتباطات داخلی و خارجی سازمان شما را متحول می‌کند.

اما سانترال دقیقاً چیست؟ چه تفاوتی با تلفن‌های معمولی دارد و چرا کوچ کردن به نسل جدید سانترال‌های ویپ (VoIP) برای شما ضروری است؟ در این مقاله از الوویپ، به تمام این سوالات پاسخ می‌دهیم.

سانترال به زبان ساده: سانترال (که به آن PBX هم می‌گویند) یک مرکز مخابراتی کوچک و خصوصی در داخل شرکت شماست. این دستگاه خطوط شهری را مدیریت کرده و بین کارمندان (داخلی‌ها) تقسیم می‌کند. نتیجه؟ تماس‌های داخلی رایگان، مدیریت همزمان ده‌ها تماس و عدم اشغالی خطوط.

سانترال چیست؟ مدل PBX سخت افزاری

کلمه سانترال از واژه “Central” به معنای مرکزی گرفته شده است. در اصطلاح فنی به آن PBX (Private Branch Exchange) می‌گویند. تصور کنید شرکتی با ۵۰ کارمند دارید. آیا منطقی است که ۵۰ خط تلفن جداگانه از مخابرات بخرید؟ قطعاً نه! هم هزینه بالایی دارد و هم مدیریت آن غیرممکن است. دستگاه سانترال مانند یک «پلیس راهنمایی و رانندگی» عمل می‌کند. این دستگاه تعدادی خط شهری را دریافت کرده و اجازه می‌دهد تمام ۵۰ کارمند شما از طریق «خطوط داخلی» با هم و با بیرون از شرکت صحبت کنند، بدون اینکه نیاز باشد برای هر نفر یک خط مجزا بخرید.

تفاوت سانترال و تلفن ثابت چیست؟

بسیاری از مدیران می‌پرسند: «چرا باید هزینه کنم و سانترال بخرم؟»

تفاوت اصلی در مدیریت و هزینه است. در جدول زیر مقایسه دقیقی بین یک سیستم تلفن معمولی و سیستم سانترال انجام داده‌ایم:

ویژگی	تلفن ثابت معمولی (سنتی)	سیستم تلفن سانترال
هزینه تماس داخلی	هزینه مخابراتی دارد	کاملاً رایگان (بین کارمندان)
اشغالی خط	با یک تماس خط اشغال می‌شود	مدیریت همزمان چندین تماس
منشی تلفنی (IVR)	ندارد	دارد (به واحد مربوطه وصل شوید)
انتقال تماس	ندارد یا بسیار محدود	انتقال سریع به سایر همکاران
کنفرانس تلفنی	محدود (معمولا ۳ نفره)	امکان کنفرانس‌های چند نفره
گزارش‌گیری	فقط روی قبض مخابرات	ریز مکالمات دقیق هر کارمند

انواع تلفن‌های سانترال (از گذشته تا امروز)

زمانی که صحبت از خرید سانترال می‌شود، با گزینه‌های مختلفی روبرو می‌شوید. شناخت انواع سانترال به شما کمک می‌کند بودجه خود را هدر ندهید.

۱. سانترال آنالوگ (کم‌ظرفیت)

این‌ها همان دستگاه‌های قدیمی و ساده هستند که احتمالا در دفاتر کوچک دیده‌اید (مثل مدل‌های قدیمی پاناسونیک).

• مزایا: ارزان برای دفاتر خیلی کوچک.

• معایب: امکانات محدود، سیم‌کشی زیاد و عدم انعطاف‌پذیری.

۲. سانترال دیجیتال (پرظرفیت)

این دستگاه‌ها برای شرکت‌های متوسط طراحی شده‌اند و کیفیت صدای بهتری نسبت به مدل‌های آنالوگ دارند. آن‌ها معمولا از خطوط E1 پشتیبانی می‌کنند اما همچنان سخت‌افزاری و جاگیر هستند.

۳. سانترال تحت شبکه (VoIP) – نسل جدید

اینجا جایی است که تکنولوژی تغییر می‌کند. سانترال‌های تحت شبکه یا IP-PBX، صدا را به جای سیم‌های مسی، روی بستر شبکه (اینترنت یا شبکه داخلی) منتقل می‌کنند.

• مزایا: کیفیت صدای HD، بدون نیاز به سیم‌کشی تلفن مجزا، امکان دورکاری (استفاده از خط شرکت در خانه)، اتصال به نرم‌افزارهای CRM.

۴. سانترال ابری (Cloud PBX) – مدرن‌ترین انتخاب

در این مدل، شما اصلا دستگاهی در شرکت خود نصب نمی‌کنید! همه چیز روی سرورهای شرکت ارائه‌دهنده (مثل الوویپ) قرار دارد. شما فقط با یک اینترنت و گوشی تلفن (یا حتی اپلیکیشن موبایل) به سیستم وصل می‌شوید.

تلفن سانترال چگونه کار میکند؟

در یک دستگاه تلفن سانترال تعدادی پورت به ورودی خط تلفن مخابرات مرتبط هستند؛ همچنین پورت­ های دیگری به خروجی خطوط داخلی اختصاص داده شده­ اند. نحوه این تقسیم ­بندی باید توسط یک فرد متخصص در نصب سانترال محاسبه شده و تخصیص داده شود.

سیستم تلفن سانترال معمولا با هدف کنترل چندین خط تلفن شهری با استفاده از یک عدد تلفن رومیزی به کار می­رود. ظاهر این دستگاه تلفن، با تلفن های ثابت متفاوت است و دکمه­ های بیشتری دارد تا قابلیت کاربرد اداری این دستگاه در مواردی مانند هولد کردن تماس را ممکن سازد.

بعد از اینکه این سیستم تلفن در یک شرکت نصب و راه اندازی شد؛ به هریک از کارکنان یا هر واحد‌ از مجموعه، یک خط تلفن داخلی اختصاص داده می‌شود.. هر کارمندی برای استفاده از این خطوط داخلی، نیاز به استفاده از یک دستگاه تلفن سانترال مجزا دارد.

مزایای طلایی استفاده از تلفن سانترال

چرا کسب‌وکارهای رو به رشد بدون سانترال فلج می‌شوند؟

• کاهش چشمگیر هزینه‌ها: تماس‌های بین شعب و کارمندان رایگان می‌شود. همچنین نیاز به خرید خطوط شهری متعدد حذف می‌گردد.

• پرستیژ کاری (منشی گویا): هیچ چیز به اندازه یک صدای ضبط شده حرفه‌ای (“با سلام، به شرکت … خوش آمدید”) به کسب‌وکارتان اعتبار نمی‌دهد.

• مدیریت بهتر پرسنل: مدیران می‌توانند مدت زمان مکالمات، تعداد تماس‌های پاسخ داده شده و از دست رفته را رصد کنند.

• عدم تداخل تماس‌ها: مشتری هیچوقت بوق اشغال نمی‌شنود؛ بلکه در صف انتظار قرار می‌گیرد تا اولین اپراتور آزاد شود.

تلفن سانترال مزایای زیادی دارد. از جمله مزایا و قابلیت های آن می توان به موارد زیر اشاره کرد:

قابلیت اطمینان

یکی از مزایای کلیدی سیستم های تلفن مرکزی، قابلیت اطمینان آنها است. از آنجایی که همه تماس ها از طریق یک سانترال مرکزی هدایت می شوند، خطر خرابی تجهیزات یا اختلال در سرویس کمتر است. این منجر به سطح بالاتری از قابلیت اطمینان در مقایسه با سیستم‌های تلفن ثابت می‌شود؛ زیرا در تلفن ثابت تماس‌ها از طریق دستگاه های متعدد مستقل هدایت می‌شوند.

کیفیت خدمات

سیستم های تلفن سانترال  و تلفن های ثابت دو نوع مختلف از فناوری های تلفن هستند. تلفن های سانترال معمولاً کیفیت بالاتری نسبت به تلفن ثابت دارند؛ زیرا ویژگی ها و قابلیت های پیشرفته تری را ارائه می دهند.

تلفن های سانترال از فناوری پیشرفته تری استفاده می کنند و گزینه های بسیار بیشتری برای ردیابی و مدیریت تماس دارند. آنها همچنین کیفیت تماس بهتری دارند، زیرا تماس ها از طریق اینترنت یا یک شبکه داده اختصاصی منتقل می شوند.

در مقابل، خطوط تلفن ثابت از فناوری آنالوگ استفاده می‌کنند و از نظر توانایی محدود هستند. آنها همچنین در معرض نویز بیشتر خط و تداخل های دیگر هستند که می تواند بر کیفیت تماس تأثیر بگذارد.

مقیاس‌پذیری

سیستم‌های تلفن سانترال مقیاس‌پذیر هستند، به این معنی که می توان آنها را به راحتی گسترش یا تغییر داد تا نیازهای مشتری را برآورده کرد. از آنجایی که سانترال مرکزی به عنوان مرکز شبکه تلفن عمل می کند، می‌تواند به راحتی در صورت نیاز به روز یا عوض شود.

شبکه تلفن سانترال به شرکت‌­ها این امکان را می‌­دهد تا به تعداد مورد نیاز خود خط داخلی داشته باشند. هر چند بازای هر خط تلفن داخلی نیاز به یک دستگاه تلفن سانترال مجزا نیز خواهند داشت. در این حالت تماس کارمندان با یکدیگر، بین داخلی­‌های مختلف شرکت رایگان خواهد بود.

صرفه جویی در هزینه

سیستم های تلفن مرکزی می توانند در مقایسه با سیستم های تلفن ثابت باعث صرفه جویی در هزینه‌ها شوند، زیرا تماس ها از طریق یک سانترال مرکزی به جای چندین خط تلفن مستقل هدایت می شوند. این امر هزینه زیرساخت و نگهداری شبکه را کاهش می دهد و می تواند منجر به کاهش هزینه ها شود.

معمولا در شرکت تماس های غیر ضروری یا اشتباه زیاد اتفاق می افتد. به کمک سیستم مرکزی سانترال می توان جلوی این اتفاق را گرفت؛ به طور مثال می‌توان تماس های بخشی از کارمندان شرکت را به خارج از سازمان محدود کرد.

بهبود مدیریت پاسخگویی

یکی از عوامل مهم در رضایت مشتریان، پاسخگویی سریع و به موقع پرسنل سازمان است. هر کسب و کاری در تلاش است تا با پاسخ‌دهی صحیح و فوری، نیاز مشتریان را برطرف کند. با استفاده از سیستم تلفن گویا می‌توان مستقیما مشتری را به بخش مربوطه ارجاع داد و با ضبط و پیگیری تماس ها در صورت وقوع مشکلات آنها را پیگیری کرد.

سانترال سخت‌افزاری یا نرم‌افزاری (VoIP)؟ کدام بهتر است؟

این سوالی است که در سال‌های اخیر بسیار مطرح می‌شود. سانترال‌های قدیمی (سخت‌افزاری) مثل جعبه‌های بزرگی روی دیوار نصب می‌شدند که پر از سیم بودند. اما امروزه سیستم‌های ویپ (VoIP) جایگزین آن‌ها شده‌اند.

چرا دنیا به سمت VoIP می‌رود؟

1. حذف کابل‌کشی: ویپ از همان کابل شبکه کامپیوتر استفاده می‌کند.

2. جابجایی آسان: اگر دفتر کارتان عوض شود، دردسر جابجایی خطوط و سیم‌کشی مجدد ندارید.

3. امکانات نامحدود: ضبط مکالمات، فکس اینترنتی، صندوق صوتی ایمیلی و… در ویپ به راحتی در دسترس است.

نکته مهم: اگر کسب‌وکار نوپایی هستید یا قصد ارتقای سیستم قدیمی خود را دارید، سرمایه‌گذاری روی سانترال‌های قدیمی آنالوگ اشتباه است. آینده متعلق به سیستم‌های تحت شبکه و ابری است.

نحوه راه‌اندازی تلفن سانترال به چه ترتیبی است؟

برای راه‌اندازی، مسیر شما بسته به نوع انتخابتان متفاوت است:

1. نیازسنجی: تعداد داخلی‌ها و خطوط شهری مورد نیازتان را مشخص کنید.

2. انتخاب بستر: اگر سانترال سنتی می‌خواهید، باید مسیر کابل‌کشی تلفن را چک کنید. اگر ویپ (VoIP) می‌خواهید، باید وضعیت شبکه و اینترنت شرکت بررسی شود.

3. خرید تجهیزات: شامل دستگاه مرکزی (یا سرور)، کارت‌های خطوط و گوشی‌های تلفن.

4. کانفیگ و برنامه‌ریزی: تعیین سناریوی تماس (تماس‌ها اول به کجا وصل شوند؟ منشی گویا چه بگوید؟).

پیشنهاد الوویپ: برای فرار از پیچیدگی‌های نصب و هزینه‌های سنگین سخت‌افزار، می‌توانید از خدمات مرکز تلفن ابری استفاده کنید که در کمتر از یک روز کاری فعال می‌شود.

انواع تلفن های سانترال کدامند؟

تلفن های سانترال دارای انواع مختلفی هستند که هر کدام از نظر کاربرد و نحوه ارتباط با یکدیگر تفاوت دارند:

• تلفن سانترال دیجیتال
• تلفن سانترال آنالوگ
• تلفن سانترال هایبرید
• تلفن سانترال تحت شبکه IP

اما به عنوان دستاوردهای اخیر در این تکنولوژی، باید به  تلفن سانترال وایرلس اشاره کنیم که با استفاده از یک کنسول تلفن سانترال بی سیم کار می­کند و انعطاف­ پذیری بیشتری نسبت به مدل ­های آنالوگ در سازمان­ ها ایجاد کرده است. همچنین تلفن سانترال مجازی مدرن­ترین روش استفاده از سیستم سانترال در مراکز تماس شرکت ­ها محسوب می­شود. این سیستم امکاناتی از جمله ارسال فکس مجازی را به فناوری قدیمی سانترال افزوده است.

ویپ، مدل PBX نرم افزاری

آنچه تاکنون درباره سانترال صحبت کردیم، روش سخت افزاری راه اندازی مرکز تماس بود که با استفاده از تجهیزات و سیستم تلفن برقراری ارتباط را بین اعضای شرکت فراهم می‌کند. مدل دیگری از برقراری تماس وجود دارد که تحت عنوان نرم‌افزار ویپ (VoIP) شناخته می شود. آنچه باعث تفاوت این دو می شود، این است که سیستم های سانترال از خطوط تلفن آنالوگ برای اتصال به شبکه تلفن عمومی استفاده می کنند. آنها معمولاً گران‌تر  از سیستم‌های VoIP هستند و انعطاف پذیری کمتری نسبت به آنها دارند، اما کیفیت تماس و قابلیت اطمینان بهتری را ارائه می‌دهند.

سیستم های VoIP از اینترنت برای اتصال به شبکه تلفن عمومی استفاده می کنند. آنها مقرون به صرفه تر هستند و ویژگی های پیشرفته تری را ارائه می دهند، اما ممکن است به دلیل مشکلات اتصال به اینترنت در معرض قطعی و  وقفه در خدمات قرار گیرند. در این مقاله می توانید به طور کامل تفاوت ویپ و سانترال را بخوانید.

سخن آخر؛ VoIP یا سانترال؟

در عصر ارتباطات و تکنولوژی های نوین، استفاده از انواع سانترال‌های آنالوگ منسوخ شده است. این سیستم ها به دلیل توسعه پذیری سخت و پرهزینه و انعطاف پذیری پایین آن ها و عدم امکان یکپارچه سازی با سایر نرم افزار همانند نرم افزار ارتباط با مشتری، برای سازمان ها ناکارآمد به حساب می آیند.

در نقطه مقابل سیستم های نرم افزاری ویپ (VoIP) مزایای بی شماری برای کسب و کارها دارند مدیریت تماس متمرکز، مقرون به صرفه بودن، بهبود خدمات مشتری، افزایش بهره وری، مقیاس پذیری و ویژگی های پیشرفته از جمله مزایای استفاده از سیستم ویپ است. به طور کلی سیستم تلفن VoIP یک سرمایه گذاری ارزشمند برای کسب و کارها است که باعث بهبود روند ارتباطات و افزایش کارایی می شود.

مطالعه این مطلب یک دیدگاه کلی از مزایا و معایب تلفن سانترال، برای صاحبان کسب و کار به دست می ­دهد. در صورتی که از این سیستم در کسب و کار خود استفاده می ­کنید و به دنبال راهکارهایی برای حذف معایب آن در سیستم تلفن خود هستید، با کارشناسان ما در الوویپ تماس بگیرید.

وقت خداحافظی با تلفن‌های سنتی است

مدیریت تماس‌ها قلب تپنده فروش و پشتیبانی شماست. استفاده از تلفن‌های سانترال، به‌ویژه نسل جدید سیستم‌های ویپ، نه تنها هزینه‌های شما را کاهش می‌دهد، بلکه تجربه مشتریانتان را بهبود می‌بخشد. اگر هنوز مطمئن نیستید کدام نوع سانترال برای شرکت شما مناسب است، یا بین انتخاب سخت‌افزار و سیستم ابری تردید دارید، کارشناسان ما در الوویپ آماده راهنمایی رایگان به شما هستند.

سوالات متداول

تلفن سانترال یا PBX چیست؟

PBX مخفف Private Branch eXchange است و برای توصیف یک سیستم تلفن تجاری به کار می­رود، که چندین خط ورودی و خروجی و ویژگی­ های مدیریت تماس را به شرکت ­ها ارائه می­دهد.

فعال­سازی تلفن گویا سانترال، به چه معناست؟

این گزینه، فناوری تلفنی است که به مشتریان امکان می‌دهد با سیستم شرکت از طریق گزینه‌های منوی صوتی قابل تنظیم، در زمان واقعی و بدون دخالت انسانی تعامل داشته باشند.

آیا PBX یک نوع VoIP است؟

سیستم تلفنی PBX به شبکه داده متصل نیست. VoIP شکل دیگری از فناوری سیستم تلفن است؛ که صدا را به بسته­های داده تبدیل نموده و بر بستر اینترنت انتقال می­دهد.