Auto Dialer چیست و چه مزایا و معایبی دارد؟

Auto-Dialer

امروزه کاربرد Auto Dialer برای سرعت بخشیدن به فرآیند مکالمه با مشتری، به‌ویژه در مراکز تماس خروجی بسیار رایج است. کسب‌وکارها معمولا برای معرفی محصول یا خدمات خود، اطلاع‌­رسانی از تخفیفات و انجام نظرسنجی­‌های تحقیقات بازار، با مشتریان فعلی و بالقوه خود تماس می­‌گیرند.

معمولا یک کارشناس مرکز تماس، در صورت استفاده از روش شماره­‌گیری دستی، نمی­‌تواند بیش از ۲۰ دقیقه در ساعت با مشتریان صحبت کند؛ زمان باقی­مانده صرف شماره­‌گیری، انتظار پاسخگویی یا شنیدن پیام­‌های مشغول بودن تلفن مخاطب می‌­شود. در چنین شرایطی ابزار دایالر یا شماره­‌گیر خودکار وارد عمل می­‌شود؛ و فرآیند تماس با مشتریان را تا حد زیادی تسهیل می­‌کند.

در ادامه این مطلب با ما همراه باشید، تا سیستم‌های Auto Dialer و مزیت­‌ها و معایب اصلی آن برای کسب‎‌وکارها را باهم بررسی ‌کنیم.

Auto Dialer یا شماره­‌گیر خودکار چیست؟

این ابزار نرم‌­افزاری است که به صورت خودکار شماره‌­های تلفن را شماره­‌گیری می­‌کند. دایالر از طریق پایگاه داده‌­ها با مشتری تماس می­‌گیرد و او را به تلفن گویا یا کارشناس مرکز تماس متصل می­‌کند.

با استفاده از قدرت روزافزون تکنولوژی مدرن، می­‌توانید به راحتی ابزارها و نرم‌­افزارهای شماره‌­گیری خودکار را از طریق VoIP در مرکز تماس خود بکار ببرید.

هدف اصلی ابزار Auto Dialer این است که برقراری تماس هرچه سریع‌تر انجام شود. این سیستم معمولا اطلاعات ضروری اولیه را در اختیار مشتریان قرار می­‌دهد؛ یا این­که بلافاصله بعد از پاسخگویی، آن­‌ها را به یک کارشناس ارتباط می­‌دهد.

Auto-Dialer

شماره‌­گیرهای خودکار انواع متفاوتی دارند و کارهای مختلفی انجام می‌­دهند. آن­ها معمولاً در شرایطی که وقتتان کم است و نمی­‌توانید روی شماره­‌گیری تمرکز کنید یا این­کار باعث اتلاف وقت و انرژی شما می­‌شود، بسیار مفید هستند. دایالر ابزاری است که می‌تواند برای موارد مختلف مانند فروش، شماره‌های اضطراری، خوشامدگویی و بخش مراقبت‌های بهداشتی بسیار مفید باشد.

بنابراین اگر کسب‌وکار شما تعداد تماس‌­های خروجی بالایی دارد، با کمک یک شماره‌­گیر خودکار می­‌توانید کارایی کارشناسان خود را تا حد زیادی افزایش دهید. با استفاده از این فناوری، کارمندان دیگر مجبور نیستند تک تک شماره‌­ها را به صورت دستی وارد کنند؛ به صدای بوق‌­های متوالی گوش دهند یا منتظر در دسترس قرار گرفتن شماره مخاطب بمانند.

Auto Dialer با استفاده از اطلاعات قبلی که در اختیار دارد، به صورت برنامه­‌ریزی شده تماس‌­های خروجی شما را برقرار می­‌کند؛ به این ترتیب، در زمان و انرژی کارشناسان مرکز تماس صرفه­‌جویی شده و کارایی آن­ها نیز بالاتر می­‌رود.

ابزار Auto Dialer چند نوع است؟

سه نوع اصلی برای  این فناوری در مرکز تماس وجود دارد؛

  • Previewer Dialer: این گزینه این امکان را به کارشناسان مرکز تماس می­‌دهد، تا بسته به اطلاعات و شرایط خود، زمان پاسخگویی به تماس را تعیین کنند.

در این موارد شماره­‌گیر پیش‌­نمایش دهنده، و اطلاعات و جزئیات تماس احتمالی را قبل از انجام آن در اختیار کارشناسان قرار می‌دهد. با استفاده از این ابزار، اپراتورها می­توانند خدمات شخصی­سازی شده­ای را به مشتریان ارائه دهند.

  • Predictor Dialer: در این مدل، سیستم چندین شماره تلفن را فراخوانی می­کند. با استفاده از یک الگوریتم مشخص می­شود که چه زمانی یک کارشناس در دسترس است و می­تواند به تماس پاسخ دهد. با استفاده از این ابزار، تماس­ها یکی پس از دیگری برقرار می‌شود. انجام شماره­گیری با شماره­گیر پیشگو زمانی آغاز می­شود که اپراتور آزاد باشد؛ بنابراین معمولاً تعداد تماس­های انجام شده به تعداد و نحوه آموزش اپراتورهای مرکز تماس بستگی دارد.

با استفاده از این روش کارشناسان شما با کسی تماس نمی‌گیرند؛ بلکه سیستم با مشتریان تماس می‌گیرد و مواردی که به تلفن خود پاسخ می‌دهند به اپراتورهای موجود متصل می­شوند.

  • Progressiver Dialer: کاربرد این سیستم در شرایطی است که نیاز به برقراری تعداد تماس­های بالا با استفاده از الگوریتم‌های منحصربه‌فرد، وجود داشته باشد؛ تا همه کارشناسان به نوعی مشغول مکالمه باشند. این روش در مراکز تماس بزرگ برای کاهش زمان انتظار اپراتورها برای برقراری تماس­های خروجی استفاده می­شود. به این ترتیب می­توانید با تعداد مشتریان بیشتری ارتباط بگیرید.

هر کدام از این روش­ها با توجه به اندازه و نوع صنعت کسب و کارهای مختلف، می­توانند به افزایش کارایی و بهره­وری مراکز تماس کمک کنند.

Auto Dialer چگونه کار می­‌کند؟

برای بکارگیری Auto Dialer به چهار عنصر نیاز دارید:

  • رایانه­ برای اجرای این نرم­افزار
  • اپراتور جهت پاسخگویی به تماس برقرار شده
  • مودم صوتی
  • خط تلفن فعال

وجود مودم صوتی به رایانه امکان پخش صدای ضبط شده در حین مکالمه را می­دهد؛ اما در صورتی که از نرم­افزار  VoIP، استفاده می­کنید دیگر نیازی به این مودم ندارید.

بدون سیستم تلفن ویپ، برای برقراری تعداد تماس­های بیشتر، باید مودم­های صوتی بیشتری نیز داشته باشید. کامپیوترهای رومیزی استاندارد معمولا بین دو تا چهار کارت مودم داخلی دارند.

نرم‌افزار شماره‌گیر خودکار دستور تماس با شماره­های مختلف را به رایانه می­دهد؛ و مشخص می­کند که درصورت مشغول بودن خط یا انتقال به پست صوتی یا پاسخگویی مشتری به تلفن چه کاری باید انجام دهد. به این معنی که یک پیام صوتی ضبط شده را پخش شود، تماس را به اپراتور وصل نماید یا این­که فقط تلفن را قطع کند. در صورتی که اپراتور پاسخگو بصورت موقت در دسترس نباشد، نرم­افزار می­تواند مخاطب تماس را در حالت انتظار قرار دهد.

Auto-Dialer

دایالرهای امروزی اطلاعات مورد نیاز برای تماس را از پایگاه داده می­گیرند. بیشتر تماس­های تلفنی معمولاً در ۲۵ ثانیه اول (یا زمانی که تلفن چهار بار زنگ می­خورد) توسط مخاطب دریافت می‌شوند؛ اگر تا ۲۵ ثانیه کسی پاسخ ندهد، نرم­افزار تماس را قطع می‌کند. زیرا پس از این مدت، معمولاً تماس­ها به پست صوتی ارسال می‌شوند، و Auto Dialer ترجیحا قبل از این اتصال، تلفن را قطع می­کند. دایالر معمولا از طریق تکنولوژی تشخیص صدا، متوجه واقعی بودن فرد پاسخ دهنده یا انتقال به صندوق پست صوتی می­شود.

بسیاری از این نرم‌افزارها بر اساس مدت زمان پاسخ­دهی هر تماس توسط اپراتور یا صندوق صوتی، اطلاعاتی را جمع­آوری می­کنند. با استفاده از این داده­ها دایالر می­تواند زمان پایان مکالمه اپراتور و آمادگی برای برقراری تماس جدید را نیز پیش‌بینی‌ کند.

فناوری Auto Dialer می‌تواند با سیستم‌های CRM یکپارچه شود؛ بازه زمانی و تعداد کارشناسان مورد نیاز در دفترکار را تعیین کند، و بهینه­ترین میزان برای تماس‌ها و مدت زمان انتظار را به دست آورد.

Auto Dialer چه مزایا و معایبی دارد؟

اکنون که می­دانید شماره­گیر خودکار چیست و چگونه کار می­کند، می­توانیم نگاهی به مزایا و معایب کلی آن نیز بیاندازیم.

مزیت­های دایالر:

  1. تسریع تماس­های خروجی

این نرم­افزار به شرکت شما کمک می­کند تا با شماره‌گیری و انجام تماس خودکار با اپراتورهای خود، کارایی عملیاتی مرکز تماس را افزایش دهید. دایالر فقط تماس‌هایی که توسط مشتری پاسخ داده شده­اند، را به کارشناسان هدایت می‌کند. همچنین کارکنان شما دیگر نیازی به بررسی لیست مخاطبین و جستجوی دستی ندارند.

  1. کاهش زمان بیکاری اپراتور

دایالرها قبل از اینکه مکالمه کارشناس کاملا به اتمام برسد، با شماره بعدی تماس می­گیرند. مراکز تماس می­توانند از این ابزار برای افزایش زمان مکالمه کارشناسان با مشتریان خود و کاهش زمان بیکاری نیروها استفاده کنند.

  1. افزایش فروش

Auto Dialer به کارشناسان این امکان را می‌دهد تا قبل از تعامل با مشتری، به اطلاعات به‌روز درباره ایشان دسترسی داشته باشند. بنابراین می­توانند ارتباطی بهتر و شخصی­سازی شده با مشتری برقرار کنند؛ به این ترتیب احتمال موفقیت فروش نیز بیشتر خواهد شد.

معایب دایالر:

  1. احتمال شکست در پیش­بینی الگوریتم

بیشتر شماره‌گیرهای پیش‌بینی‌کننده برای تعیین مدت زمان رسیدگی به تماس توسط اپراتور از الگوریتم­هایی استفاده می­کنند. به این ترتیب می­توانند زمانی که کارشناس برای پاسخگویی به تماس خروجی بعدی در دسترس خواهد بود، را مشخص کنند.

اما این روش در همه موارد پیش­بینی درستی ندارد و بدون اطمینان از در دسترس بودن اپراتور شماره­گیر تماس بعدی را برقرار می­کند؛ این روند منجر به قطع تماس مشتریان در صف انتظار می­شود.

  1. نیاز به تعداد بالای کارکنان

Auto Dialer به طور متوالی با مشتریان تماس می­گیرد و ایشان را با اولین کارشناس در دسترس ارتباط می­دهد. یک شرکت باید اپراتورهای کافی برای استفاده مفید از ظرفیت شماره‌گیرهای خودکار داشته باشد. زیرا این نرم­افزار نمی‌تواند کمپین‌های تماس خروجی را تنها با چند کارشناس محدود، به طور موثری اجرا کند.

  1. ناتوانی در تشخیص دقیق نوع صدا

بسیاری از Auto Dialer ها از فناوری تشخیص صدا استفاده می‌کنند. اما این سیستم گاهی اوقات نمی­تواند تفاوتی بین انسان و منشی تلفنی قائل شود. بنابراین در موارد زیادی احتمال دارد پیام­های صوتی یا منشی تلفنی را به کارشناسان مرکز تماس ارتباط دهد.

Auto Dialer چگونه نیاز مراکز تماس مدرن را رفع می‌­کند؟

فن­آوریAuto Dialer زمانی که با امکانات نرم­افزار ویپ ترکیب شود، بهترین تأثیر را در افزایش بهره­وری مرکز تماس شما دارد. همچنین از تیم­های مرکز تماس شما حمایت کرده، فرآیندهای کاری ایشان را تسهیل می­کند تا به بهترین کیفیت ممکن دست یابند. فناوری مدرن VoIP وظایف سیستم دایالر را با ضریب خطای بسیار کمتری اجرا می­کند؛ و زحمت کارهای اضافی، غیر ضروری و تکراری را از دوش اپراتورهای مرکز تماس برمی­دارد.

انتخاب نرم­افزار مناسب در این زمینه، اغلب به پویایی مرکز تماس و تیم فروش شما بستگی دارد، بنابراین باید مطمئن شوید که بهترین انتخاب را متناسب با نیازهای خود خواهید داشت. در صورتی که نیاز به آشنایی بیشتر با کاربرد Auto Dialer و نحوه استفاده از امکانات نرم­افزار مرکز تماس را دارید؛ همین امروز با کارشناسان ما در الوویپ تماس بگیرید.

مشاوران ما در کنار شما هستند تا با بهترین امکانات روز دنیا را متناسب با صنعت و اندازه و نیازمندی­های سازمان خود بکار بگیرید؛ و به حداکثر بهره­وری ممکن در مرکز تماس خود دست یابید.

 

سوالات متداول

  • Auto Dialer چیست؟

دایالر نرم‌­افزاری است که در مراکز تماس، برای خودکار کردن شماره‌گیری تلفن مشتریان و مستندسازی آسان نتیجه این تماس‌ها استفاده می‌شود.

  • Auto Dialer به طور متوسط چند تماس در ساعت برقرار می‌­کند؟

تعداد تماس‌ها بر اساس نوع سیستم، متفاوت است. برای مثال، دایالر پیشرو بین ۶۰ تا ۸۰ تماس برقرار می­‌کند، اما برای شماره‌­گیر پیشگو، این عدد بین ۱۰۰ تا ۲۰۰ است.

  • چهار عنصر لازم برای بکارگیری Auto Dialer کدامند؟
  1. رایانه برای اجرای این نرم­‌افزار
  2. اپراتور جهت پاسخگویی به تماس برقرار شده
  3. مودم صوتی
  4. خط تلفن فعال
  • سه نوع اصلی دایالر کدامند؟

مدل­‌های Previewer Dialer، Predictor Dialer و Progressiver Dialer سه نوع اصلی این نرم‌­افزار هستند.

  • مزایای اصلی دایالر کدامند؟
  1. تسریع تماس‌­های خروجی
  2. کاهش زمان بیکاری اپراتور
  3. افزایش فروش

همین حالا برای اطلاع از راهکارهای مدیریت مرکز تماس، مشاوره رایگان بگیرید.

فرم زیر را تکمیل کنید تا کارشناسان ما جهت مشاوره با شما تماس گیرند.

اشتراک گذاری

مقالات مرتبط

دیدگاه‌ خود را بنویسید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *

جهت دریافت دمو رایگان اطلاعات خود را وارد نمایید