تنوع هزینه تلفن گویا(IVR)، ممکن است موجب سردگمی شرکت‌هایی شود، که قصد استفاده از آخرین ورژن‌های این تکنولوژی را دارند. مواردی مانند زمان انتظار طولانی تماسگیرندگان، حجم کاری بیش از حد اپراتورها، و نارضایتی مشتریانی که پاسخ مناسب دریافت نکرده‌اند؛ سبب میشود که کسب و کارها بیش از پیش به فناوری IVR روی بیاورند. این سیستم سازمان‌ها را قادر می‌سازد که تماسهای مشتریان را به‌طور خودکار مدیریت نمایند و به کاربران امکان حل مشکلات خود از طریق منوهای صوتی و بدون نیاز به اپراتور انسانی را می‌دهد. اما هزینه این سرویس‌ها بسته به نوع و امکانات آن‌ها یا نیازهای هر سازمان متفاوت است.
زمانی که قصد تحقیق و بررسی برای انتخاب بهترین گزینه تلفن گویا را دارید؛ به احتمال زیاد یکی از سوالات اصلی شما میزان هزینه‌ای است که باید برای این ابزار مرکز تماس پرداخت کنید. برای پاسخ به این سوال باید جنبه‌های مختلفی را در نظر بگیرید.
ادامه این مطلب را بخوانید تا اطلاعات ضروری در مورد عوامل موثر بر هزینههای سیستم تلفن گویا و انتخاب گزینه متناسب با نیازهای کسب و کار خود را بدست آورید.
سیستمهای تلفن گویا چند نوع هستند؟
فناوری تلفن گویا انواع مختلفی دارد؛ اما در حالت کلی می‌توان آن‌ها را به دو نوع اصلی برای رفع نیازهای شرکت‌های امروزی تقسیم نمود:
- سیستمهای مبتنی بر ابر (Cloud-based): این سرویس‌ها که بر روی پلتفرم ابری میزبانی می‌شوند، مقیاس‌پذیر هستند و نیازی به سخت‌افزار فیزیکی یا راه‌اندازی پیچیده ندارند. فناوری تلفن ابری اغلب با پشتیبانی ارائه‌دهنده این خدمات در دسترس است، و هزینه آن می‌تواند به‌صورت ماهانه و با توجه به تعداد تماس‌ها و امکانات استفاده شده متغیر باشد. چنین برنامه‌ای به‌ویژه برای شرکت‌های کوچک تا متوسط، مقرون‌به‌صرفه خواهد بود.
- سیستمهای نصبشده (On-premises): این سیستم‌ها در محل شرکت شما نصب می‌شوند و نیاز به استقرار سخت‌افزار فیزیکی و نرم‌افزار دارند. به این ترتیب، قابلیت کنترل بیشتری را برای سازمان‌ها فراهم می‌کنند؛ اما در مقایسه با فناوری ابری به تخصص و نگهداری بیشتری احتیاج دارند. همچنین هزینه اولیه نصب آن‌ها بسیار بیشتر است؛ به همین دلیل معمولاً سازمان‌های بزرگ با نیازهای گسترده به این فناوری روی می‌آورند.
بیشتر بخوانید: تفاوت نرم‌افزار On Premises با نرم‌افزار مرکز تماس ابری
عوامل موثر بر هزینههای سیستم تلفن گویا کدامند؟
در این بخش موارد مهمی را که در سازمان‌های مختلف بر قیمت سرویس‌های IVR تأثیر میگذارند، به طور خلاصه بیان می‌کنیم:
- امکانات و قابلیت‌ها: سیستمهای ساده با منوهای ابتدایی هزینه کمتری دارند، اما برنامه‌های پیشرفته‌تر و امکاناتی مانند فناوری مدرن پردازش زبان طبیعی یا پاسخ‌های خودکار، گران‌تر هستند.
- حجم تماس‌ها: کسب‌وکارهایی که تعداد تماسهای بالایی دارند، نیاز به سرویس‌هایی با خطوط بیشتر و ظرفیت بالاتر دارند و همین امر هزینه‌ها را افزایش می‌دهد.
- قابلیت‌های یکپارچهسازی: توانایی ادغام با سیستمهای تجاری موجود (مانند سیستمهای CRM یا ERP) برای بسیاری از سازمان‌ها اهمیت ویژه‌ای دارد.
- سفارشیسازی: سهولت سفارشی کردن جریان تماس‌ها، احوالپرسی‌ها و نحوه پاسخ‌دهی با توجه به نیازهای خاص تجاری، می‌تواند به هزینههای شما اضافه کند.
- تعمیر و نگهداری: در مورد سیستمهای نصبشده، باید به هزینههای نگهداری سخت‌افزار و به‌روزرسانی‌های نرم‌افزار در درازمدت توجه شود.
- راه‌اندازی و نصب: سیستمهای داخلی معمولاً هزینه راه‌اندازی و نصب قابل توجهی نسبت به سیستمهای مبتنی بر ابر دارند.
- مقیاس‌پذیری: توانایی افزایش یا کاهش ابعاد بهره‌برداری از چنین سرویسی می‌تواند بر هزینه آن تأثیر بگذارد؛ به ویژه برای مشاغلی که حجم تماسهای آن‌ها در نوسان است.
- اقدامات امنیتی مرتبط با تلفن گویا: اجرای اقدامات امنیتی مانند رمزگذاری داده‌ها برای رعایت مقررات صنعت، نیز می‌تواند برای سازمان‌ها هزینه‌بر باشد.
- قابلیت تجزیه و تحلیل صدا و تشخیص گفتار: بهره‌گیری از تشخیص گفتار پیشرفته و تحلیل آن ممکن است، بر هزینههای تلفن گویا اضافه کند.
- نظارت بر تلفن گویا و تضمین کیفیت: ایجاد فرآیندهایی برای نظارت و اطمینان از کیفیت این سیستم، برای بسیاری از سازمان‌ها ضروری و هزینه‌بر است.
- هزینههای مخابراتی و مسیریابی تماس: در صورتی که از خدمات مخابراتی برای رسیدگی به تماس‌ها و درخواست‌های پخش در سیستمهای تلفن گویا استفاده کنید؛ باید بر اساس حجم تماس، مدت زمان و پیچیدگی مسیریابی هزینه این خدمات را برآورد نمایید.
با بررسی کامل هزینه تلفن گویا، انتخابی بهینه داشته باشید
هزینه تلفن گویا با توجه به نوع سیستم، تعداد خطوط، سفارشیسازی و سایر مواردی که در این مطلب به آن‌ها اشاره شد، مشخص میشود. فراموش نکنید که قابلیت مقیاس‌پذیری و داشتن امکانات بالقوه برای سفارشیسازی در شرایط متفاوت یا ادغام با سایر سیستمهای تجاری، اهمیت زیادی برای سازمان شما دارد. همچنین توصیه میشود، برای درک بهتر قابلیت‌های نرم‌افزار جدید و نحوه انطباق آن با نیازهای عملیاتی سازمان، از نسخه‌ها یا دوره‌های آزمایشی ارائه‌دهندگان این سرویس‌ها استفاده کنید. خبر خوب این است که، کسب‌وکارهای کوچک نیز می‌توانند گزینه‌های مقرون‌به‌صرفه را با حداقل هزینههای راه‌اندازی بکار بگیرند؛ در حالی که شرکت‌های بزرگ‌تر اغلب روی سیستمهای سفارشیسازی شده و غنی سرمایه‌گذاری می‌کنند. در نهایت واضح است که برای دستیابی به بهترین نتیجه، باید به تناسب درستی بین نیازها و بودجه سازمان خود را دست یابید.
برای بررسی دقیق‌تر عوامل موثر بر هزینههای سیستم تلفن گویا (IVR) و دریافت مشاوره تخصصی جهت برخورداری از مرکز تماسی پیشرفته و کارآمد، حتما با کارشناسان ما در الوویپ تماس بگیرید.
سوالات متداول:
۱. چرا هزینههای IVR گاهی موجب سردرگمی شرکتها میشود؟
به دلیل تنوع قیمتها و تفاوت در امکانات و نیازهای هر سازمان.
۲. چه مشکلاتی باعث استفاده بیشتر از فناوری تلفن گویا شده است؟
زمان انتظار طولانی تماسگیرندگان، حجم کاری بالای اپراتورها و نارضایتی مشتریان.
۳. دو نوع اصلی سیستم تلفن گویا چیست؟
سیستمهای مبتنی بر ابر (Cloud-based) و سیستمهای نصبشده (On-premises).
۴. چه عواملی بر هزینه IVR تأثیر میگذارند؟
امکانات فناوری تلفن گویا، حجم تماسهای سازمان، قابلیت یکپارچهسازی و سفارشیسازی، و نحوه نگهداری بخش مهمی از عوامل تأثیرگذار بر قیمت آن هستند.
