مزایا و معایب تلفن اینترنتی VoIP

امروزه با نگاهی به شرکت‌ها متوجه می‌شویم که فناوری VoIP به تدریج به جایگزینی محبوب برای شبکه‌های تلفن ثابت سنتی تبدیل شده است. علاوه بر برقراری تماس‌های صوتی، راه اندازی ویپ به دلیل قابلیت‌های بی‌شماری که دارد اهمیت زیادی پیدا کرده است. از جمله مهم‌ترین این قابلیت‌ها می‌توان به سیستم IVR، کاهش زمان انتظار مشتریان، مدیریت تماس‌های ورودی و خروجی و ارتباط یکپارچه با نرم افزار CRM اشاره کرد. آشنایی با مزایای استفاده از VoIP، کمک می­کند تا از آن برای کاهش هزینه­ های ارتباطی سازمان، به ویژه در تماس­های بین المللی بهره ببرید.

اما آیا این‌ها دلیل کافی برای استفاده از این فناوری است؟ در ادامه درباره مزایا و معایب VoIP بیشتر صحبت خواهیم کرد. با ما همراه باشید!

مروری بر تلفن اینترنتی VoIP و نحوه کار کرد آن

Voice over Internet Protocol) VoIP) فناوری است که تماس صوتی را از طریق اینترنت یا سایر شبکه‌های مبتنی بر IP امکان‌پذیر می‌کند. در سیستم ویپ، سیگنال‌های صوتی به بسته‌های دیجیتالی تبدیل می‌شوند و از طریق اینترنت یا سایر شبکه‌های مبتنی بر IP منتقل می‌شوند؛ در انتها به صورت سیگنال‌های صوتی به دست گیرنده می‌رسند.

VoIP در سال‌های اخیر به دلیل مزایای فراوانی که نسبت به سیستم‌های تلفن سنتی دارد، به طور فزاینده‌ای محبوب شده است. با استفاده از VoIP، می‌توانید از طریق شبکه و با خطوط ثابت، تلفن‌های همراه و حتی کامپیوتر در هر نقطه از جهان که به اینترنت متصل است، تماس برقرار کنید. برای اطلاعات و درک بیشتر در خصوص سیستم تلفن اینترنتی VoIP، می توانید مقاله “ویپ چیست؟” را مطالعه کنید.

مزایای ویپ (VoIP)

استفاده از نرم افزار ویپ (VoIP) مزایای  زیادی برای کسب و کارها دارد. از جمله مهم‌ترین امکانات ویپ می­توان به مواردی مانند مکالمه چند‌نفره، ارسال و دریافت پیام‌های صوتی و متنی، امکان انتقال تماس‌ها، مدیریت تماس‌ها و ارتباطات گروهی اشاره نمود. در ادامه چند نمونه از بارزترین مزایای این فناوری را ادامه شرح می‌دهیم.

مقرون به صرفه بودن

هزینه عملیاتی، یکی از مهم‌ترین نکاتی است که هر کسب و کاری باید به آن توجه کند. VoIP از بسیاری جهات ارزان‌تر از سیستم‌های تلفن سنتی است. از آنجایی که VoIP از اینترنت یا سایر شبکه‌های مبتنی بر IP برای انتقال سیگنال‌های صوتی استفاده می‌کند، هیچ هزینه‌ای برای تماس‌های از راه دور یا بین‌المللی وجود ندارد. این امر، خرید VoIP را به یک راه حل ایده آل برای مشاغل و افرادی تبدیل می‌کند که تماس‌های بین‌المللی زیادی برقرار می‌کنند.

استفاده از سیستم ویپ نسبت به تلفن سانترال از جنبه‌های مختلفی مقرون به صرفه تر است از جمله:

• تلفن‌های سنتی به لحاظ تجهیزات سخت افزاری و فضای نگهداری، هزینه بالایی را می طلبد؛ در حالی که نگهداری از سیستم ویپ وابسته به کامپیوتر یا موبایل مورد استفاده کاربر است و نیازی به سیم کشی مجزا ندارد. حتی برای استفاده از VoIP نیاز به تجهیزات اضافی وجود ندارد. تنها کافیست یک سیستم کامپیوتری و یک هدست برای پاسخ به تماس‌ها داشته باشید.
• علاوه بر اینکه تماس‌های داخلی برای مجموعه شما رایگان خواهد بود، برای برقراری ارتباط در تلفن‌های معمولی، به ازای هر دقیقه باید هزینه پرداخت کرد؛ اما در سیستم VoIP، تنها با اتصال به اینترنت و پرداخت مبلغ ماهیانه می‌توانید به صورت نامحدود تماس برقرار کنید. این ویژگی به خصوص برای تماس‌های بین المللی بسیار کارآمد است.
• نگهداری، نصب و راه اندازی سیستم‌های تلفن قدیمی سخت‌تر و پرهزینه‌تر از نگهداری سیستم‌های اینترنتی مانند ویپ است.

در خصوص مطالب بالا، پیشنهاد می کنیم مقاله مقایسه تلفن سانترال و ویپ را مطالعه کنید.

دورکاری و قابلیت حمل

دورکاری و وجود تیم‌های مختلف در نقاط جغرافیایی گوناگون برای بسیاری از مشاغل یک ویژگی  کلیدی است. یکی از مزیت های سیستم تلفن اینترنتی یا ویپ این است که به کسب و کارها امکان می‌دهد تا حد امکان قابل حمل باشند. یعنی  کارکنان می‌توانند با اتصال به اینترنت از هر نقطه‌ای به سیستم‌ تلفنی خود دسترسی داشته باشند. با این اوصاف این ویژگی برای سازمان هایی که کارمندان با کار هیبریدی یا دورکاری دارند، بسیار مفید است. این ویژگی یک دلیل مهم برای کاربرد ویپ در برقراری ارتباطات تجاری است؛ زیرا زمینه مورد نیاز برای برقراری ارتباطات موثر و مقرون به صرفه در شرکت‌ها و سازمان‌ها را فراهم می­کند.

VoIP با ارائه خدمات صوتی و تصویری اینترنتی، به تیم ها این امکان را می‌دهد تا در هر زمان و مکانی که باشند، به صورت پویا و بدون وقفه، با مخاطبین و دیگر اعضای تیم ارتباط برقرار کنند و به فایل‌ها و ویژگی‌های مختلف دسترسی داشته باشند.

انعطاف پذیری

VoIP امکان دسترسی به ویژگی هایی را می دهد که با سیستم های تلفن سنتی در دسترس نیستند. VoIP همچنین به کاربران این امکان را می دهد که خدمات تلفن خود را با سایر خدمات ارتباطی مانند ایمیل، پیام رسانی و ویدئو کنفرانس یکپارچه کنند. به طور مثال قابلیت اتصال به تلفن گویا (IVR) از این دست ویژگی ها است.

مقیاس پذیری

سیستم تلفنی ویپ را می توان به راحتی مطابق با نیازهای مشاغل در هر اندازه ای کوچک یا بزرگ کرد. از آنجایی که VoIP به هیچ زیرساخت فیزیکی نیاز ندارد، مشاغل می توانند بدون نیاز به نصب سخت افزار اضافی، خطوط تلفن را در صورت نیاز اضافه یا حذف کنند. به علاوه سازمان‌ها می‌توانند در صورت اضافه کردن نیرو یا بخش‌های دیگر، با هزینه بسیار اندک نرم افزار ویپ را به واحدهای دیگر نیز متصل کند.

یکپارچه سازی

VoIP را می توان با سایر برنامه های کاربردی تجاری مانند سیستم های مدیریت ارتباط با مشتری (CRM) ادغام کرد تا یک تجربه ارتباطی یکپارچه برای کارکنان و مشتریان فراهم کند. برای اینکه بدانید چطور می‌توان این دو سیستم را با یکدیگر ادغام کرد، پیشنهاد می‌کنیم مقاله را مطالعه کنید.

کیفیت تماس بالا

فناوری VoIP از کدک‌های پیشرفته و الگوریتم‌های فشرده‌سازی استفاده می‌کند که امکان انتقال صدای با کیفیت بالا را از طریق اینترنت فراهم می‌کند. برخلاف خطوط تلفن سنتی ، تماس‌های VoIP بسیار واضح‌تر و بدون نویز و اکو هستند. علاوه بر این، فناوری VoIP از طیف گسترده ای از پهنای باند پشتیبانی می کند، به این معنی که حتی با اتصال محدود به اینترنت، کاربران همچنان می توانند از تجربه تماس با کیفیت بالا لذت ببرند. توانایی برقراری تماس های با کیفیت بالا با VoIP، آن را به گزینه ای جذاب برای مشاغلی تبدیل می کند که برای فعالیت های روزمره خود به شدت به ارتباطات صوتی متکی هستند.

معایب VoIP

طبیعتا استفاده از هر سیستمی در کنار مزایای بی شمار، دارای معایبی می باشد. حالا نگاهی به معایب و مشکلات ویپ می اندازیم.

وابستگی به اینترنت

یکی از معایب استفاده از ویپ، وابستگی آن به اینترنت است. هرچند این ویژگی مزایای زیادی برای فناوری VoIP به همراه دارد؛ اما در صورت وجود مشکل یا  قطع شدن اینترنت، کیفیت تماس‌های ویپ نیز دچار اختلال خواهد شد.

وابستگی به برق

از آنجایی که VoIP برای کار کردن به برق نیاز دارد، هرگونه قطع برق می تواند منجر به از دست دادن خدمات شود. این را می توان با استفاده از پشتیبان های باتری یا ژنراتورها کاهش داد، اما این راه حل ها می توانند گران بوده و نیاز به تعمیر و نگهداری داشته باشند.

امنیت

تماس‌های VoIP می‌توانند در برابر فیشینگ، هک، استراق سمع و دیگر اشکال حملات سایبری آسیب‌پذیر باشند. این به این دلیل است که تماس‌های VoIP از طریق شبکه یا اینترنت، منتقل می‌شود.

به عنوان کاربر ویپ، مهم است تا از نشانه های هک سیستم ویپ باخبر باشید. پس از آگاهی از این نشانه ها باید راهکارهای لازم جهت امنیت ویپ را نیز بدانید تا بتوانید تماسی امن برقرار کنید.

سازگاری

VoIP ممکن است با همه دستگاه ها یا سیستم ها سازگار نباشد. به عنوان مثال، برخی از تلفن های IP قدیمی ممکن است با پروتکل های VoIP جدیدتر سازگار نباشند، و برخی از سیستم های تلفن قدیمی ممکن است نتوانند با VoIP یکپارچه شوند. بنابراین قبل از راه اندازی ویپ VoIP باید تمام این موارد را در نظر بگیرید.

مزایای VoIP نسبت به سانترال

اولین مزیت برتر ویپ نسبت به سانترال، افزایش انعطاف‌پذیری در مرکز تماس است. در سیستم  VoIP، تماس‌ها بر بستر اینترنت انجام می‌شوند، این قابلیت به کاربران امکان می‌دهد که از هر نقطه‌ای با اتصال به اینترنت به سیستم تلفنی خود دسترسی داشته باشند. چنین امکانی باعث می‌شود که کاربران به راحتی و با کمترین هزینه به سیستم تلفنی خود دسترسی داشته باشند. علاوه بر این، ساختار ویپ دارای قابلیت‌های پیشرفته‌تری مانند تماس‌های ویدیویی و مشارکت در تماس‌های گروهی است؛ ولی در سانترال‌های سنتی، امکان دسترسی به این سطح از انعطاف‌پذیری وجود ندارد.

از دیگر مزایای تلفن VoIP نسبت به سانترال، می­توان به کاهش هزینه‌های کلی و  اجرایی اشاره کرد. با استفاده از این فناوری، سازمان‌ها می‌توانند به وسیله اینترنت به صورت رایگان تماس بگیرند یا هزینه‌های تماس‌های بین‌المللی را به حداقل برسانند. علاوه بر این، در سیستم ویپ کاربران می‌توانند از طریق تلفن هوشمند خود به راحتی به سیستم تلفنی سازمان دسترسی داشته باشند و هزینه‌های مربوط به تماس‌های موبایل را نیز کاهش دهند.

آیا استفاده از VoIP توصیه می شود؟

با توجه به نکاتی که درباره مزایا و معایب VoIP گفته شد، اگرچه سیستم ویپ خالی از عیب نیست، اما مزایای آن که روز به روز در حال گسترش است، استفاده از این سیستم را توجیه می‌کند. به علاوه اینکه سیستم‌های تلفن سنتی در آینده نزدیک به طور کامل منسوخ می‌شوند.

در پایان می‌خواهیم اشاره‌ای کوتاه به سامانه مرکز تماس الوویپ داشته باشیم. الوویپ ارائه دهنده نرم افزار مرکز تماس و راهکارVoIP، مطابق استاندارد‌های روز دنیا طراحی شده است. از جمله مهم‌ترین ویژگی‌های نرم افزار VoIP الوویپ می‌توان به موارد زیر اشاره کرد:

• آگاهی از سطح رضایت‌مندی مشتریان
• کاهش تعداد تماس های ناموفق و از دست رفته
• نظارت بر عملکرد پرسنل و تیم‌های مختلف
• دریافت گزارش های کمی و کیفی
• ایجاد ارتباط یکپارچه با نرم افزار CRM
• کاهش هزینه‌های تماس
• بهبود و تسهیل ارتباطات