امروزه، امکان ادغام VoIP با ابزاهای دیگر در مراکز تماس، موجب سهولت و چابکی در فرآیندهای ارتباطی شده است. فناوری ویپ برای مشاغلی که به دنبال توسعه روابط و در عین حال کاهش هزینه‌های خود هستند، بسیار مناسب است. زمانی که از قابلیت یکپارچه‌سازی ویپ با سایر پلتفرمهای مورد استفاده در سازمان استفاده کنید، علاوه بر سرعت پاسخگویی بیشتر به مشتریان و افزایش رضایت آن‌ها، کمتر شاهد فرسودگی کارکنان مرکز تماس خواهید بود.
تا پایان این مطلب با ما همراه باشید تا یکپارچهگی VoIP با سایر ابزارهای تجاری و مزایایی که برای سازمان دارد را باهم بررسی کنیم.
منظور از ادغام VoIP چیست؟
ادغام VoIP به معنای ترکیب فناوری ویپ با سایر ابزارهای تجاری مانند نرم‌افزارهای مدیریت ارتباط با مشتری و سیستمهای پشتیبانی مشتری (Helpdesk) است. هنگامی که VoIP با سایر ابزارهای تجاری ادغام میشود، امکانات و ویژگی‌های جدیدی در دسترس کاربران قرار می‌گیرد. قابلیت ادغام به کسبوکارها این امکان را می‌دهد، تا اطلاعات مشتریان را به صورت خودکار ثبت و بهروزرسانی کنند و ارتباطات سازمانی را به شکل مؤثرتری مدیریت نمایند. ادغام تماس همچنین کارکنان را قادر میسازد که از هر دستگاه یا مکان جغرافیایی به سیستم کال‌سنتر دسترسی داشته باشند و ارتباطات خود را حفظ کنند.
برای مثال، یکپارچه‌سازی VoIP با نرم‌افزار CRM به کسبوکارها این امکان را می‌دهد تا روابط مشتری را ردیابی کنند و ارتباطات را بهطور مؤثرتری مدیریت کنند. این تکنولوژی می‌تواند بهطور خودکار تماسهای تلفنی و پست‌های صوتی را ثبت کند و پیگیری تبادلات مشتری و بهبود خدمات پشتیبانی را آسان‌تر میسازد.
قابلیت ادغام VoIP به کسبوکارها برای افزایش قابلیتهای ارتباطی و تسهیل گردش کار کمک میکند. بااین‌حال، بهتر است چالش‌های تخصصی، آموزش کارکنان و ترک سیستم قبلی، همچنین ملاحظات هزینه‌ای مرتبط با این فرایند را پیش از همه در نظر بگیرید؛ تا در طول انجام فرآیند نسبت به همه مراحل آن آگاه باشید.
مزایای یکپارچه‌سازی VoIP برای کسبوکارها
با توجه به صنعت و نحوه استفاده‌ای که از فناوری ویپ دارید؛ می‌توانید از مزایای بیشمار یکپارچه‌سازی این تکنولوژی با سیستمهای دیگر در سازمان خود، بهره‌مند شوید. بعضی از مهم‌ترین مزایای ادغام VoIP شامل موارد زیر هستند:
- ایجاد امکان تطبیقپذیری برای فرآیندهای چندوظیفهای به طور کارآمد
- تمایل و سرعت عمل بیشتر کارشناسان مرکز تماس برای همکاری و اشتراک‌گذاری داده‌ها و فایل‌ها
- اتصال کامپیوتر و تلفن به یکدیگر بهطور یکپارچه
- ساده‌سازی ارتباطات با مرتبط ساختن ابزارهای ضروری
- کارکنان شما میتوانند از هر دستگاه یا هر مکانی، ارتباط خود با سیستم را حفظ کنند.
- وجود قابلیت مقیاس‌بندی در صورت نیاز
- استفاده از یک پلتفرم متمرکز و یکپارچه برای همه ابزارهای ضروری کسب‌وکار
- پشتیبانی موثر از تیم‌های دورکار
- انعطاف در نوآوری، سفارشی‌سازی و انجام تنظیمات مطابق با نیازهای کسب‌وکار شما
- کاهش قابل توجه هزینه‌های مربوط به ارتباطات سازمان
- دسترسی به شماره‌های محلی، ملی و بین‌المللی برای افزایش تعاملات و ارتباطات جهانی
- افزایش بهره‌وری و کارایی اداری با ساده‌سازی گردش کار
- امکان یکپارچه‌سازی VoIP با هر تعداد ابزار دلخواه
در حالت کلی میتوان گفت، مهم‌ترین فایده ادغام VoIP با سایر ابزارهای تجاری افزایش بهره‌وری و کاهش هزینه‌های ارتباطی در سازمان است. با کمک این تکنولوژی، اطلاعات مشتریان به صورت خودکار ثبت و بهروزرسانی شده، و ارتباطات سازمانی به شکل مؤثرتری قابل مدیریت خواهد بود.
انواع ادغام VoIP
با توجه به سیستمهایی که در سازمان خود به‌کار می‌برید، می‌توانید از انواع مختلف یکپارچه‌سازی VoIP بهره‌مند شوید. دریافت این نکته که کدام یک از این ادغام‌ها بهره‌وری کسب‌وکار شما را افزایش خواهد داد، بستگی به زمینه کاری و اهدافتان دارد. در اینجا ۵ نوع از رایج‌ترین ادغام‌هایی که فناوری ویپ با آن‌ها سر و کار دارد را مطرح می‌کنیم:
مدیریت ارتباط با مشتری (CRM)
نرم‌افزار CRM بیشتر برای ردیابی سابقه ارتباط با مخاطبین و مشتریان شرکت، پیگیری تماسهای تلفنی، پیامک، فکس، ایمیل‌ها و غیره بکار می‌رود. بااین‌حال، بیشتر CRMهای موجود همچنان برای ثبت و بهروزرسانی اطلاعات، به کاربرانی که داده‌ها را به‌صورت دستی وارد می‌کنند، وابسته هستند.
یکپارچه‌سازی سیستم VoIP و CRM می‌تواند فرآیند ورود اطلاعات را بسیار ساده‌تر کند، به شکلی که با همگامسازی خودکار این دو پلتفرم جزئیات مرتبط با مشتریان بصورت اتوماتیک در CRM بهروزرسانی شود. همچنین در زمان تماس مشتری، از طریق شماره تلفن شناسایی شده، اطلاعات مربوط به فرد تماس‌گیرنده در صفحه نمایش کارشناسان مرکز تماس نشان داده میشود. به‌این‌ترتیب با کاهش کارهای مورد نیاز برای دستیابی به سابقه مشتری و صرف زمان کمتر، کارایی مرکز تماس شما افزایش پیدا میکند.
بیشتر بخوانید: CRM چیست؟
نرم‌افزار Helpdesk
نرم‌افزار Helpdesk یا پشتیبانی مشتری یک سیستم مرکزی برای مدیریت و رسیدگی به سوالات و مسائل مشتریان محسوب میشود. این ابزار معمولاً مواردی مانند مدیریت تیکت‌ها، افزایش درخواست‌ها، پشتیبانی چند کاناله، ابزارهای همکاری و غیره را پوشش می‌دهد.
ادغام Helpdesk، VoIP و نرم‌افزار پشتیبانی مشتری، تیم‌های کاری شما را برای ارائه پشتیبانی با کیفیت و پاسخگویی بهینه به مشتریان تجهیز میکند.
این فرآیند به شما کمک میکند، که تمام تعاملات و ارتباطات با مشتریان خود را در یک پلتفرم واحد پیگیری کنید و از سردرگمی و گردش درمیان صفحات نرم‌افزارهای مختلف آسوده شوید. درعین‌حال، کانال‌ها و گزینه‌های متعددی را برای ارائه پشتیبانی با کیفیت به کاربران در اختیار خواهید داشت.
یکپارچه‌سازی PBX
شما همچنین می‌توانید VoIP را با سیستم PBX موجود در مرکز تماس خود، ادغام کنید. بنابراین، این امکان را خواهید داشت که سیستم تلفن قدیمی خود را با افزودن قابلیت مدرن VoIP به آن ارتقا دهید. با افزودن فناوری VoIP به تلفن‌های PBX، می‌توانید از پوشش جهانی بیشتر، تماسهای با کیفیتتر، شبکه ارتباطی ایمن و موارد دیگر بهره‌مند شوید.
APIهای صوتی
APIهای VoIP یکی دیگر از ادغام‌های رایجی است، که این فناوری به کاربران خود ارائه می‌دهد. رابط‌های برنامه‌نویسی کاربردی (API) توسعهدهندگان را قادر می‌سازند، تا سیستمهایی را ادغام نموده و بسازند که نیازهای اختصاصی کسبوکارها را برآورده کند.
تیم فناوری اطلاعات شما می‌تواند از APIهای صوتی یا تلفنی برای ادغام عملکرد VoIP در برنامه‌ها یا وبسایت‌های سفارشی خود استفاده کند. این انعطاف‌پذیری برای ایجاد راه‌حل‌های ویژه، متناسب با نیازهای ارتباطی هر شرکتی بسیار مطلوب است. در این حالت می‌توانید ویژگی‌های کلیدی مانند کلیک برای تماس یا ضبط تماس را در سیستم خود داشته باشید.
یکپارچه‌سازی با اپلیکیشن موبایل
قابلیت ادغام VoIP با برنامه‌های تلفن همراه، به کاربران این امکان را می‌دهد که تماسهای صوتی یا تصویری را در بستر اینترنت مستقیماً از طریق برنامه موبایل خود برقرار کنند.
ادغام‌های تلفن همراه و VoIP، تحرک و انعطاف‌پذیری بیشتری را برای کارکنان شما فراهم میکند؛ کارمندان شما میتوانند با استفاده از تلفن‌های هوشمند و تبلت‌های خود از هرجایی که هستند، مشابه زمان حضور در شرکت با مشتریان ارتباط برقرار کنند.
چالش‌ها و موانع ادغام VoIP با ابزارهای دیگر
ادغام VoIP با سایر ابزارهای تجاری می‌تواند چالش‌ها و موانعی را به همراه داشته باشد، در ادامه به برخی از مهم‌ترین آن‌ها اشاره می‌کنیم:
- پیچیدگی فنی و نیاز به تخصص: ادغام VoIP با ابزارهای مختلف نیاز به تخصص فنی و آشنایی با هر دو سیستم دارد. نصب و راه‌اندازی این سیستم‌ها می‌تواند پیچیده باشد؛ و به کارکنان فنی نیاز دارد که با تکنولوژی‌های مختلف آشنا باشند. علاوه بر این، باید اطمینان حاصل شود، که همه ابزارها و سیستم‌ها به درستی با هم کار می‌کنند؛ و تداخلی در عملکرد آن‌ها وجود ندارد.
- هزینه‌های اولیه و سرمایه‌گذاری: اجرای یکپارچه‌سازی VoIP می‌تواند شامل هزینه‌های اولیه باشد. این هزینه‌ها شامل خرید تجهیزات جدید، نصب و راه‌اندازی و همچنین آموزش کارکنان برای استفاده از سیستمهای جدید است. برخی از سازمان‌ها ممکن است بودجه کافی برای این سرمایه‌گذاری نداشته باشند و نیاز به برنامه‌ریزی مالی دقیق‌تری به‌وجود بیاید.
- مهاجرت از سیستمهای قدیمی: سازمان‌ها ممکن است با چالش‌هایی در مهاجرت از سیستمهای تلفن سنتی به VoIP مواجه شوند. این فرایند می‌تواند زمان‌بر و پرهزینه باشد و نیاز به برنامه‌ریزی دقیق و مدیریت تغییرات دارد.
- امنیت و حفظ حریم خصوصی: یکی از نگرانی‌های اصلی در ادغام VoIP با سایر ابزارها، مسائل امنیتی و حفظ حریم خصوصی اطلاعات است. انتقال داده‌ها از طریق اینترنت ممکن است به حملات سایبری و نفوذ غیرمجاز منجر شود. بنابراین، باید از ابزارها و روش‌های امنیتی مناسب برای حفاظت از اطلاعات استفاده شود.
- آموزش و تطبیق کارکنان: کارکنان باید با سیستمهای جدید آشنا شوند و آموزش‌های لازم برای استفاده مؤثر از آن‌ها را دریافت کنند. این آموزش‌ها می‌تواند زمان‌بر و هزینه‌بر باشد و ممکن است برخی از کارکنان با پذیرش تغییرات و استفاده از فناوری‌های جدید مشکل داشته باشند.
یکپارچه‌سازی ویپ برای تقویت و رشد تجارت
ادغام VoIP با ابزارهای دیگر، مانند CRM و مدیریت پروژه، می‌تواند ارتباطات سازمانی، همکاری و بهره‌وری در مراکز تماس را به میزان قابل توجهی افزایش دهد. با تکمیل عملیات ارتباط با مشتری، ساده‌سازی جریان‌های کاری، افزایش اثربخشی و بهره‌وری و کاهش هزینه‌ها، کسبوکارها میتوانند مزیت رقابتی چشمگیری در مقایسه با رقبای خود به دست آورند.
یکپارچه‌سازی VoIP با سایر ابزارهای تجاری راهکاری مقرون‌به‌صرفه است و در صورت پیاده‌سازی صحیح، منجر به رشد سازمان و بهبود تجربه مشتری خواهد شد.
VoIP یک سرویس ارتباطی پیشرفته است، که کارکنان شما را به ابزارهای مورد نیاز برای انجام بهتر و راحت‌تر وظایف خود، تجهیز میکند. برای آشنایی بهتر با جزئیات یکپارچه‌سازی ویپ و امکاناتی تخصصی که برای مرکز تماس شما فراهم میکند، حتما با کارشناسان ما در الوویپ تماس بگیرید.
سوالات متداول
- فایده اصلی ادغام VoIP با سیستمهای دیگر برای کسبوکارها چیست؟
ادغام VoIP با سیستمهای دیگر، تطبیقپذیری فرآیندهای چندوظیفهای و تسهیل همکاری در سازمان را فراهم میکند.
- از چه روشی میتوان اطلاعات مرتبط با مشتریان را بهطور اتوماتیک در CRM بهروزرسانی کرد؟
این اطلاعات میتوانند از طریق همگامسازی خودکار بین پلتفرمهای VoIP و CRM بهروزرسانی شوند.
- ادغام Helpdesk و VoIP از چه طریقی موجب بهبود پشتیبانی مشتریان میشود؟
ادغام Helpdesk و VoIP، به بهبود پاسخگویی به مشتریان و ارائه پشتیبانی با کیفیت کمک میکند.
- از مزایای مهم ادغام VoIP و سیستم PBX کدامند؟
افزودن فناوری VoIP به سیستم PBX، پوشش جهانی بیشتر و تماسهای با کیفیتتر را در کنار سایر قابلیتهای مدرن برای کسبوکارها فراهم میکند.
- APIهای صوتی چه نقشی در بهبود ارتباطات مراکز تماس دارند؟
APIهای صوتی، توسعهدهندگان را قادر میسازد تا سیستمهایی اختصاصی خود را ادغام و سفارشی کنند.
