معرفی سامانه مدیریت مرکز تماس الوویپ

سامانه مدیریت مرکز تماس الوویپ، یک نرم افزار بومی و داخلی است که با استفاده از تکنولوژی روز دنیا طراحی ساخته شده است. ویژگی‌ها و امکانات منحصربه‌فرد این سامانه، باعث شده است که نقش موثری در مدیریت مرکز تماس سازمان‌ها و شرکت‌های داخلی ایفا کند. زمانی که یک سازمان در حال رشد و توسعه واحدهای مختلف خود است، نظارت و کنترل عملکرد هر واحد نقش مهمی در حفظ رشد و پایداری کل سازمان ایفا می‌کند. در نهایت این رشد منجر به افزایش تعداد مشتریان و حفظ رضایت‌مندی آن‌ها می‌شود.

سامانه مدیریت مرکز تماس الوویپ بر اساس راهکارها و خدمات ارتباط تلفنی که به سازمان‌ها ارائه می‌دهد، شما را برای رسیدن به اهدافتان همراهی خواهد کرد. تا انتهای مقاله با ما همراه باشید تا این سامانه را معرفی کنیم و برخی از مهم‌ترین ویژگی‌ها و امکانات آن را بررسی کنیم.

سامانه مدیریت مرکز تماس الوویپ چه کارایی دارد؟

با سامانه مدیریت مرکز تماس الوویپ، این امکان را دارید که سناریوهای اختصاصی برای پاسخگویی به تماس‌های خود طراحی و اجرا کنید. شما می‌توانید با گروه‌بندی اپراتورها و ایجاد شرط‌های زمانی و تعریف صف انتظار برای کاربران سیستم تلفنی کیفیت پاسخگویی سازمان خود را ارتقا دهید. سناریوهایی مثل نحوه اتصال تماس با توجه به رخدادهایی از قبیل اشغال بودن اپراتور، پایان ساعت کاری، زمان انتظار بیش از حد مشتری و بسیاری موارد دیگر به راحتی در سامانه الوویپ قابل اجرا خواهد بود.

به‌عنوان نمونه، راهکار مرکز تماس الوویپ، بستری برای مدیریت حرفه‌ای اپراتورها و دپارتمان‌ها، وضعیت فعالیت پرسنل، شیفت‌های کاری، ورود کاربر به صف تماس و نظارت بر عملکرد مجموعه را در اختیار شما قرار می‌دهد. همچنین تدوین سناریوهای مختلف در مرکز تماس، ایجاد نظرسنجی هوشمندانه، گزارش‌گیری تماس و تجزیه و تحلیل داده‌های تماس، بخشی دیگر از امکانات سرویس مرکز تماس الوویپ است.  

مدیریت مرکز تلفن با سامانه مدیریت مرکز تماس الوویپ

شما به عنوان یک مدیر، زمانی می‌توانید تصمیمات صحیح برای توسعه و بهبود سازمان خود بگیرید که گزارش دقیق و تحلیلی از مجموعه‌تان داشته باشید. یکی دیگر از امکانات کاربردی که سامانه مدیریت مرکز تماس الوویپ در اختیار مدیران قرار می‌دهد، گزارشات دقیق از عملکرد هر اپراتور یا هر بخش از سازمان است. مواردی مانند تعداد تماس‌های دریافتی، میانگین زمان مکالمات، میزان رضایت مشتری از پاسخ اپراتور و حتی میزان زمان انتظار مشتری برای اتصال به اولین اپراتور تماما در سامانه مدیریت مرکز تلفن الوویپ قابل بررسی است.

در این خصوص، الوویپ، با ارائه سیستم تلفنی اداری، امکان مدیریت داخلی‌ها، صف‌ها، پرسنل دورکار و ارتباط بین شعب را برای شما فراهم می‌کند. همچنین مواردی چون ضبط مکالمات، گروه‌بندی تماس‌ها، نظرسنجی اپراتور و کنفرانس تلفنی برخی دیگر از امکانات سیستم تلفنی الوویپ به شمار می‌آیند.

پاسخگویی به موقع به مشتریان

افرادی که با مرکز تماس یک شرکت یا سازمان تماس می‌گیرند، انتظار یک پاسخگویی به موقع و صحیح را دارند. احتمالا تجربه انتظار طولانی مدت برای اتصال به یک اپراتور را داشته‌اید و این لحظات برای شما باعث ایجاد نارضایتی از خدمات آن مجموعه شده است. چه راهکاری می‌توان برای این چالش مهم و اساسی داشت؟ فرایند اتوماسیون مرکز تماس الوویپ این مسئله را به راحتی برای سازمان و شرکت شما برطرف خواهد کرد.

سرویس مدیریت صف‌های تماس الوویپ به صورتی طراحی شده است که متناسب با ترافیک مرکز تماس زمان انتظار مشتریان را کاهش دهد. هرگز نقش مرکز تماس در کاهش زمان رسیدگی به تماس‌ها را نادیده نگیرید. به این صورت که شما می‌توانید استراتژی را در مرکز تماس خود طوری طراحی کنید که در آن کاربر در زمان‌های شلوغ به اپراتور‌های آزاد متصل شود. حتی در چنین شرایطی کاربر می‌تواند درخواست تماس خود را ثبت کند تا اپراتور در اسرع وقت با وی تماس بگیرد.

ارتباط یکپارچه بین تمام واحدها

گاهی حساسیت و کارایی مرکز تماس به صورتی است که شعب مختلفی در نقاط گوناگون یک شهر یا کشور دارد. سامانه مدیریت مرکز تماس الوویپ برای مدیریت این موضوع امکانی تحت عنوان بهینه‌سازی توزیع تماس را در اختیار سازمان‌ها قرار می‌دهد. این قابلیت، تماس‌ها را بر اساس پیش شماره تلفن مشتریان بین واحد‌های یا شعب مختلف سازمان توزیع می‌کند. به عنوان مثال اگر فردی از اصفهان با شرکت شما تماس بگیرد، سامانه مدیریت مرکز تماس الوویپ بر اساس پیش شماره آن شهر به صورت اتوماتیک تماس را به واحد یا شعبه خاصی که شما تعیین کرده‌اید، متصل می‌کند و این باعث می‌شود که ارتباطات شما با مشتریان هدفمند شود.

شما به کمک راهکار ارتباط بین شعب، می‌توانید تمامی شعبه‌های خود را در هر موقعیت جغرافیایی با یکدیگر مرتبط سازید. این سامانه به دلیل اینکه بر بستر شبکه است، این امکان را برای شما ایجاد می‌سازد تا شعب مختلف سازمان را در یک شهر، استان یا حتی سرتاسر کشور به یکدیگر متصل کنید.

مدیریت واحدهای مختلف

طبیعتا یک کسب و کار از واحد‌های متعددی تشکیل شده است که وظایف هر کدام با دیگری تفاوت دارد. اما ساماندهی این مجموعه‌های کاری به یک مدیریت یکپارچه و هوشمند نیاز دارد. سامانه مدیریت مرکز تماس الوویپ به گونه‌ای طراحی شده است که شما بتوانید برای هر یک از گروه‌های کاری خود یک سطح دسترسی مشخص تعیین کنید. شما با تعیین سطح دسترسی مد نظر خودتان مدیریت هر بخش را به مدیر آن واحد منتقل می‌کنید. در این حالت شما می‌توانید باز هم عملکرد هر واحد را به صورت مشخص و تفکیک شده رصد و بررسی کنید.

ارتباط سامانه مدیریت مرکز تماس الوویپ با CRM

با توجه به اینکه مشتری‌مداری و خدمات پشتیبانی، بخش مهمی از ساز و کار یک شرکت به حساب می‌آیند، باید راهکاری برای چالش‌های آن در نظر داشت. برای بهبود فرآیند پشتیبانی، سامانه مدیریت مرکز تماس الوویپ، شما را قادر می‌سازد تا مشتریان خود را گروه‌بندی کنید. حال با برقراری ارتباط بین نرم افزار ویپ و CRM مجموعه خود، به شکل مناسب‌تری پاسخگوی مشتریان باشید. به عنوان مثال در صورتی که مشتریان دارای قرارداد با مجموعه‌تان تماس گرفتند، تماس آن‌ها به اپراتورهای خاصی در واحد پشتیبانی متصل شود. حتی می‌توان این امکان را برای مشتریان قدیمی ایجاد کرد که بدون حضور در صف تماس، مستقیما به اپراتور متصل شوند. البته از این دست سناریوها را می‌توانید برای مشتریان جدید خود هم پیاده‌سازی کنید.

کال سنتر خود را حرفه ای مدیریت کنید

الوویپ یک نرم افزار مدیریت مرکز تماس بر بستر فناوری VoIP است که تاکنون بیش از ۵۰۰ شرکت و سازمان مختلف برای مدیریت فرآیندهای تلفنی خود به آن اعتماد کرده‌اند. الوویپ با امکاناتی که در اختیار صاحبان کسب‌و‌کار قرار می‌دهد، باعث بهبود و تسهیل مدیریت هوشمندانه ارتباطات تلفنی آن‌ها میَ‌شود.

اگر کسب‌و‌کار شما به نوعی مشتری محور هست و ارتباط حرفه‌ای با مشتریان لازمه کار شماست، بی شک ارتباطات تلفنی به عنوان اصلی‌ترین راه ارتباطی با مشتریان، نقش مهمی در افزایش بهره‌وری مرکز تماس شما دارد. بنابراین اگر می‌خواهید در هنگام تماس، پرونده مشتریان را بررسی کنید و بر اساس اطلاعات شخصی آنها، تحلیل عملکرد مشتریان را انجام دهید، می‌توانید بخشی از این مسیر را به صورت خودکار توسط سامانه مدیریت مرکز تماس الوویپ انجام دهید. در ضمن اگر نظارت بر عملکرد مرکز تماس بر اساس آمار و ارقام دقیق برای شما اهمیت دارد و می‌خواهید گزارش‌های تحلیلی از مرکز تماس خود داشته باشید، نرم افزار مرکز تماس الوویپ یک انتخاب ایده‌آل برای ردیابی تماس‌های مشتری خواهد بود.

همچنین الوویپ از مشاورین کسب‌و‌کار و فعالین حوزه آی‌تی برای اخذ نمایندگی فروش الوویپ دعوت به همکاری می‌کند. برای اطلاعات بیشتر به صفحه “همکاری در فروش” و مقاله “در فروش الوویپ سهیم شوید” مراجعه کنید.