پشتیبانی ویپ چگونه انجام می شود?

پشتیبانی ویپ چگونه انجام می شود؟ آیا کسب و کار خودتان را راه‌اندازی کرده‌اید و به دنبال نرم افزار تماس تلفنی ایده آل هستید؟ نرم افزار ویپ، بهترین نرم افزار تماس تلفنی است که ویژگی ها و کاربردهای گسترده ای برای مدیریت ارتباطات تلفنی دارد. در این مقاله قصد داریم که مسائل مختلفی را در خصوص نرم افزار ویپ و پشتیبانی ویپ بررسی کنیم. همچنین امکانات و ویژگی‌هایی نرم افزار مدیریت مرکز تماس ویپ را با هم بررسی خواهیم کرد تا شما بتوانید با دید بهتری یک انتخاب ایده‌آل داشته باشید.

ویپ چیست؟

کلمه ی ویپ یا VOIP مخفف کلمه ی  Voice Over IP ، یعنی صدا روی بستر ip است. به عبارت دیگر می­توان گفت که تکنولوژی ویپ از شبکه­های کامپیوتری یا زیرساخت شبکه ی ip به منظور انتقال صوت استفاده می­کند. در واقع تکنولوژی ویپ، وظیفه­ی انتقال ارتباطات صوتی روی شبکه برمبنای ip را برعهده دارد.

ویپ کاربردهای گسترده ای دارد ولی به طور عمده توسط صاحبان کسب و کارها مورد استفاده قرار می­گیرد. تکنولوژی ویپ قابلیت تبدیل صوت به دیجیتال را دارد. تکنولوژی ویپ بعد از اینکه صوت را به داده های دیجیتال تبدیل کرد، آنها را در بسته های اطلاعاتی قرار می دهد و از طریق شبکه IP ارسال می کند. برای اطلاعات بیشتر به مقاله “ویپ چیست؟” مراجعه کنید.

تکنولوژی VOIP

سیستم های مبتنی بر تکنولوژی ویپ  دارای ویژگی­ها و مزایای منحصربه فردی می­باشند و از خدمات کلی ویپ می­توان به مدیریت تماس­های ورودی و خروجی به صورت هوشمند،تلفن گویا، گزارشات تماس، ضبط مکالمات و صندوق صوتی اشاره کرد. از مهمترین ویژگی­های سیستم ویپ شامل کاهش هزینه مکالمات، مدیریت یکپارچه تماس‌ها می­باشد. خدماتی از قبیل صف انتظار و تلفن گویا از امکانات کاربردی سیستم ویپ برای کسب و کارهای بزرگ و کوچک است.

مزایای ویپ (VoIP)

سیستم ویپ دارای مزایای متعددی است. از مزایای ویپ می­توان به موارد زیر اشاره کرد:

• عدم نیاز به سیم کشی مجزا: تکنولوژی ویپ از بستر شبکه به منظور برقراری ارتباط تلفنی استفاده می­کند. در نتیجه، نیاز به سیم کشی مجزا وجود ندارد و هزینه ای­ صرف کابل کشی مجزا نیز نمی­شود.
• تماس کاربران در هر نقطه از دنیا: کاربرانی که از سیستم ویپ استفاده می­کنند با استفاده از این سیستم می­توانند به صورت اینترنتی با سازمان موردنظرشان ارتباط برقرار کنند. این ویژگی برای کاربران این امکان را فراهم می­کند تا با افراد در هر نقطه از دنیا ارتباط تلفنی سریع و آسان برقرار کنند.
• کاهش هزینه ها: یکی از مزایای این سیستم به شمار می‌رود، این کاهش هزینه به دلیل ادغام هزینه‌های جاری دیتا و شبکه تلفنی است. تماس های اینترنتی نیاز به صرف هزینه­ی کمتری دارند و به همین دلیل تماس های ویپ کم هزینه خواهند بود. همچنین، به دلیل اینکه سیستم­های ویپ دارای ویژگی­های سخت افزاری راحت و قابل پشتیبانی می­شوند، هزینه ی تنظیم سرویس و نگهداری از این سرویس نیز کمتر خواهد بود.

ویپ (VoIP) دارای چه امکاناتی است؟

سیستم ویپ امکانات متعددی دارد. برخی از امکانات سیستم ویپ به شرح زیر است:

• صف انتظار

یکی از ویژگی­های سیستم ویپ این است که دارای قابلیت صف انتظار است. به این معنی که اگر خط شما مشغول باشد، تماس ­های از دست رفته­تان در صف انتظار باقی مانده و هنگام آزاد شدن شماره­تان تماس به صورت مجدد برقرار خواهد شد.

• ضبط مکالمات

یکی دیگر از قابلیت­های سیستم ویپ، قابلیت ضبط مکالمات است. تمام مکالمه­هایی که در بستر ویپ انجام می­شود، به صورت خودکار ضبط و در سیستم ذخیره می­شود.

• ‏ پشتیبانی ویپ و قابلیت دریافت پیام صوتی

با استفاده از سرویس ویپ، در صورتیکه کاربر امکان پاسخگویی نداشته باشد، امکان دریافت پیام صوتی وجود ‏دارد. بنابراین، کاربران می­توانند هر موقع خواستند پیام صوتی ذخیره شده را بشنوند.‏

• پشتیبانی ویپ و قابلیت دریافت کنفرانس صوتی
  

علاوه بر برقراری تماس تلفنی، سیستم ویپ این امکان را برای کاربران فراهم می­کنند که بتوانند جلسات خود را از طریق این سیستم برگزار کنند. شما به عنوان صاحبان کسب و کارها با استفاده از قابلیت کنفرانس سیستم ویپ می­توانید جلسات کاری خودتان را در هر کجا که هستید، برگزار کنید.

• پشتیبانی ویپ و قابلیت دسترسی مداوم

از مهم‌ترین خدمات سیستم ویپ، امکان برقراری تماس از طریق خطوط تلفن می­باشد. شما با استفاده از سیستم ویپ به عنوان صاحبان کسب و کارها می-توانید همیشه در دسترس مشتری باشید. شما می­توانید با استفاده از ویپ با مشتریان خود در هر کجای دنیا تماس برقرار کنید و کسب و کارتان را از این طریق گسترش دهید. بنابراین، در صورت استفاده از سیستم ویپ فرقی ندارد که محل کارتان کجا و در کدام کشور است، شما با ویپ هیچ تماسی را از هیچ نقطه از دنیا از دست نخواهید داد.

• پشتیبانی ویپ و گزارش گیری

یکی از ویژگی­های سیستم ویپ، قابلیت گزارش گیری از تماس­ها می­باشد. این قابلیت، گزارشاتی درباره تماس­های انجام شده به افراد ارائه میدهد.

دلایل اهمیت پشتیبانی ویپ

هنگام خرید یک محصول علاوه بر کیفیت و قیمت آن، پشتیبانی ارائه شده توسط شرکت های ارائه دهنده ی خدمات نیز اهمیت ویژه ای دارد. مرکز تماس ویپ نیز از سرویس­هایی می­باشد که نیاز زیاد به پشتیبانی دارد. از مهم ترین موارد در هنگام استفاده از سرور ویپ، پشتیبانی از سرویس ویپ می­باشد. دارا بودن قابلیت پشتیبانی قوی و در دسترس بودن همیشگی تان به عنوان صاحب کسب و کار می­تواند در موفقیت کسب و کارتان نقش زیادی داشته باشد. قطع خطوط تلفن می­تواند باعث کاهش میزان خرید و فروش محصولات برای کسب و کارها شود و به همین دلیل رفع مشکلات سرویس ویپ و پشتیبانی از ویپ اهمیت زیادی دارد. در واقع، به منظور پیشگیری از مشکلات مربوط به سرویس ویپ به پشتیبانی قوی احتیاج خواهید داشت. سرویس ویپ باید توسط کارشناسان مربوطه بررسی شود. در صورت عدم رفع عیب یابی مشکلات سرویس ویپ، با مشکلات بیشتری نیز مواجه خواهید شد. در کل، قطع سرویس ویپ می­تواند باعث ایجاد مشکل در روند ارتباطات و حتی بازاریابی کسب و کارها شود. به همین دلیل، در سریع ترین زمان باید به دنبال دریافت خدمات پشتیباتی و رفع عیب سیستم ویپ باشید.

خدمات پشتیبانی ویپ

از مهمترین مسائلی که بعد از اجرای نرم افزار ویپ باید به آن توجه کرد، خدمات پشتیبانی ویپ می­باشد. به دلیل اینکه سیستم ویپ جدید می­باشد، باید به منظور راه اندازی و پشتیبانی از ویپ مجموعه ای انتخاب گردد که دارای فاکتورهای مهمی از قبیل پیگیری منظم، پاسخگویی و تعهد باشد. بهترین مجموعه­ی ارائه دهنده­ی خدمات پشتیبانی، مجموعه ای است که بهترین نحو سعی در جلب رضایت مشتری با ارائه ی خدمات پشتیبانی گسترده و باکیفیت دارد. خدمات پشتیبانی سیستم تلفن ویپ شامل خدمات گسترده و متنوعی است. در واقع، پروسه­ی پشتیبانی شامل پشتیبانی از بخش­های مختلف سیستم ویپ می­باشد. یکی از انواع خدمات پشتیبانی سیستم ویپ، قابلیت رفع مشکلات سیستم است. از دیگر خدمات پشتیبانی سیستم ویپ، بازدید به صورت منظم از شبکه تلفنی به وسیله­ی کارشناسان مربوطه می­باشد.

پشتیبانی نرم افزار ویپ

• یکی از مواردی که بعد از پیاده سازی و اجرای ویپ از سمت مدیر ویپ صورت می­گیرد، پشتیبانی ویپ می­باشد. هنگام تنظیم قرار در مراحل اولیه ی پروژه، بازه ی زمانی تعیین می شود که در این بازه خدمات پشتیباتی به صورت رایگان به مشتریان ارائه می شود. پس از این بازه ی زمانی، خدمات پشتیبانی ویپ در بازه های زمانی شش ماه یا سالانه تنظیم خواهد شد. پشتیبانی ویپ به این صورت است که در طول قرار داد، کارشناسان مربوطه مشکلات نرم افزاری، سخت افزاری و سایر مشکلات نرم افزار ویپ را بررسی کرده و راه حل هایی برای رفع سریع این مشکلات ارائه می دهند. شما می توانید با دریافت خدمات پشتیبانی ویپ، مشکلات احتمالی نرم افزار ویپ را به حداقل رسانده و هنگام بروز مشکل سریعاً آن را برطرف کنید.
• یکی از خدمات پشتیبانی این است که کارشناسان درباره ی انتخاب مناسب ترین سیستم ویپ به افراد مشاوره می دهند. به دلیل اینکه انتخاب سیستم ویپ با در نظر گرفتن اهداف و نیازهای کسب و کارها انجام می شود، کارشناسان با بررسی های لازم بهترین و باکیفیت ترین نوع سیستم ویپ را برای کسب و کارتان انتخاب می کنند.
• بعد از اینکه نرم افزار مدیریت و مرکز تماس ویپ نصب شد، کارشناسان پشتیبانی می­توانند مشکلات این سیستم از قبیل اختلال مربوط به کیفیت صدا، مسیر اشتباه در تماس های خروجی یا دریافتی و… را پیدا کرده و در کوتاه ترین زمان ممکن برطرف کنند.
• یکی دیگر از اقدامات پشتیبانی ویپ، توسعه ی سیستم ویپ برای کسب و کارها است. امکان توسعه ی سیستم ویپ برای کسب و کارها وجود دارد و این قابلیت ها شامل توسعه ی سیستم ضبط تماس، سیستم منشی تلفنی هوشمند، صف تماس و…می­باشد.

پشتیبانی ویپ VOIP برای کسب و کارها چه ضرورتی دارد؟

کسب و کارهای کوچک و بزرگ به منظور ارتباط با مشتریان نیاز به تلفن و ارتباطات تلفنی دارند. مشتریان ممکن است برای طرح سوالات یا سفارش محصولات خود با شرکت شما تماس بگیرند. بنابراین، دریافت به موقع تماس مشتری می­تواند احتمال جذب مشتری را افزایش دهد. در واقع، از دست دادن تماس­های مشتری می‌تواند باعث کاهش میزان درآمد و در نتیجه عدم موفقیت کسب و کار شود. بنابراین، دسترسی به سیستم مدیریت تماس مانند سیستم ویپ می­تواند برای کسب و کارها اهمیت زیادی داشته باشد. از قابلیت ­های پشتیبانی ویپ می­توان به قابلیت برون سپاری تماس­های تلفنی اشاره کرد. در صورت برون سپاری تماس می‌توانید در هر مکانی بدون محدودیت بتوانید پاسخگوی تماس­ها باشید.

سخن آخر

آنچه که باید به عنوان حسن ختام این مقاله به آن اشاره کنیم این است که کاربردی‌ترین و بروزترین نرم افزار مربوط به مدیریت تماس‌های تلفنی، نرم افزار ویپ است. از امکانات ویپ می‌­توان به قابلیت تعریف سناریوهای مختلف برای پاسخگویی به تماس‌ها، مدیریت صف‌های انتظار، نظارت لحظه‌ای به تماس‌ها، گزارش‌های تحلیل و آماری، ضبط مکالمات و بسیاری موارد دیگر اشاره کرد. شما می­‌توانید برای با این مجموعه از امکانات که تحت عنوان امکانات و پشیبانی ویپ شناخته می‌شوند، تمام فرآیندهای تلفنی کسب و کار خود را به بهترین شکل مدیریت کنید.